Ведение документации на складе

Ведение документации склада

Ведение документации склада является неотъемлемым этапом в организации управления системами складирования, так как обеспечивает непосредственно документальное подтверждение и отражение всех происходящих на складе процессов. Осуществляться ведение документации может двумя способами: ручным и автоматическим. Ручной режим ведения является наиболее популярным, так как используется уже на протяжении долгих лет и представлен в виде таких складских документов, как журналы, книги и карточки учета, призванные прослеживать хранение и движение каждого наименования на складе. У такого способа ведения документального оборота есть свои недостатки, несмотря на популярность.

В первую очередь, из-за того, что документы заполняются вручную персоналом, влияние человеческого фактора на вероятность совершения ошибок во время ведения записей достаточно велико, так же как и несвоевременное занесение этих записей сотрудниками. К тому же, бумажному бланку легче затеряться или быть испорченным, в отличие от электронного учета. Гораздо большими преимуществами, на текущий момент, обладает автоматизированный режим ведения документации на складе, который представляет собой автоматическое создание различных образцов документов. Осуществить его можно, организовав управление предприятием с помощью специализированных компьютерных программ, способствующих автоматизации складских процессов.

Подобной программной установкой является Универсальная Система Учета, разработанная профессионалами в этой сфере деятельности, компанией УСУ. Данное приложение обеспечивает полную автоматизацию системы складирования и ее процессов, систематизируя не только склад, но и финансовые аспекты организации, а также учет персонала. Широкий спектр вариаций его функций позволяет работать с любой категорией продукции, даже с полуфабрикатами, а значит и на любом предприятии. Неоспоримым достоинством при выборе этой программы руководителями и предпринимателями станет ее доступность, как по ценовому диапазону, так и в плане самостоятельного освоения.

Интерфейс системы оформлен максимально просто, и так как даже главное меню состоит всего из трех разделов, он не вызовет сложностей с пониманием. Для работы с приложением ваши сотрудники могут не обладать специальными навыками и стажем работы. Благодаря тому, что компьютерный софт предполагает, в первую очередь, компьютеризацию всех этапов деятельности, он легко интегрируется с самыми нужными устройствами для организации контроля над складскими остатками: сканером штрих-кодов, терминалом для сбора данных и принтером чеков. Все эти приборы нужны, чтобы освободить персонал от мелких каждодневных рутинных обязанностей и сэкономить их время на совершении простейших операций, в том числе и ведение документации на складе компании. Какие аспекты документального оборота оптимизирует Универсальная Система?

Ведение документации на складе

Во-первых, это ведение самих записей, регистрирующих прибытие, передвижение, списание и выбытие продукции. Подобные записи, создаются аналогично заметкам складских журналов и книг, на основании сопровождающих товары документов, таких как накладные и акты приема. Записи номенклатурного ряда хранятся в базе софта и способствуют хранению истории использования и перемещения наименований, а также сохраняют о них основные детали характеристики (вес, размеры, состав, цвет, сроки годности и т.п.). Удобство электронного хранения такой информации состоит в том, что все эти данные можно постоянно сортировать по своему усмотрению, а также можно каталогизировать, для комфорта работы с материалом.

Ведение электронной документации также удобно тем, что записи созданы в разделе системы "Модули" и располагаются там в учетных структурированных таблицах. В этих таблицах легко настраивается их визуальная часть, то есть вы можете перемещать столбцы и строки, менять их местами, скрывать на время или удалять насовсем. Плюс ко всему, интерфейс поддерживает многооконный режим и это помогает эффективному освоению большего количества информационного материала. Помимо записей, в программной установке очень легко регистрировать перемещение запасов, благодаря автоматизированному режиму создания первичной документации и не только.

Чтобы воспользоваться таким способом, достаточно заранее разработать под вашу компанию электронные шаблоны для всех типовых документов (акты, накладные, счета-фактуры, договора и другие бланки), либо использовать уже готовые варианты, регламентированные законодательством вашей страны. Тогда, при совершении операции по движению остатков, приложение самостоятельно заполнит все необходимые поля бланка, используя сведения из информационной базы данных. Такой режим ведения документации склада позволяет руководителям оптимизировать штат сотрудников и сократить количество единиц до минимума, который будет просто контролировать процессы документооборота в программе. Третьей возможностью выполнять документальное оформление автоматически является машинальное заполнение электронного образца инвентаризационной описи, которое можно осуществить, благодаря использованию сканера штрих-кодов для подсчета складских позиций на местах хранения.

Сканером считываются их штрих-коды и вычисляется актуальное количество на складе, а затем, при использовании интеграции с софтом, эта информация моментально передается в базу и подставляется в нужные поля описи. Остальные поля также заполняются программой самостоятельно. Автоматизированный подход к ведению документооборота: гарантирует минимальную вероятность возникновения ошибок в заполнении или несвоевременного внесения записей; обеспечивает сохранность этих данных, благодаря тому, что вся документация, задействованная в системе складирования за весь период работы в программном обеспечении от УСУ, хранится в архивах рабочей базы и всегда доступна для просмотра; создает условия для соблюдения сохранности и безопасности информационных данных, путем регулярного выполнения функции резервного копирования базы на внешний накопитель или в облако. Анализируя вышеупомянутые достоинства машинального учета, однозначно можно сделать вывод, что он превосходит ручной режим. Помимо ведения документации склада, Универсальная Система обладает массой других возможностей, с которыми у вас есть шанс ознакомиться лично, протестировав уникальное приложение на своем предприятии, в течении бесплатного пробного периода.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора

Это обычно занимает не более 5 минут

Вносите предоплату

Примерно 15 минут

Вам устанавливают программу

Если программа покупается на 1 пользователя - 1 час

Наслаждаетесь результатом

Наслаждаетесь результатом бесконечно :)