Разработка программного обеспечения для автоматизации бизнеса «РЕКЛАМНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ КОМПАНИИ»
Отзыв типографии и рекламного агентства «РЕКЛАМНО-ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ КОМПАНИЯ» об Универсальной Системе Учета
Настоящим рекомендательным письмом ООО «РЕКЛАМНО-ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ КОМПАНИЯ» подтверждает, что является клиентом программы «УСУ – Универсальные Системы Учета».
Благодаря программам «Система учета для типографии» и «Система учета рекламы и маркетинга» оптимизировали работу производства, наладили складской учет, настроили автоматический просчет по ценам на полиграфию, оптимизировали расходы предприятия. Удобный интерфейс и возможность настроить ПО индивидуально под наше предприятие. Мы очень довольны!
Отдельно хотим поблагодарить и выделить сотрудника «УСУ» Юдина Федора, его отзывчивость и оперативность постоянно выручает нас во всех возникающих вопросах.
Рекомендуем программное обеспечение «УСУ – Универсальные Системы Учета», как надежный и эффективный инструмент управления для любого предприятия.
Описание процесса автоматизации
Стоял вопрос: как увеличить производительность и улучшить менеджмент организации?
ООО «РЕКЛАМНО-ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ КОМПАНИЯ», чтобы наладить современный менеджмент и внедрить электронное управление, заказали у нас программу Универсальную Систему Учета для типографии, в которой можно вести учет в типографии и автоматизировать работу сотрудников. В самом начале разработка программного обеспечения для типографии с нуля не потребовалась, была установлена базовая версия программы для типографии. Эта версия позволяет полностью автоматизировать работу типографии: вести единую базу данных клиентов, историю их заказов, в ней настраивается калькуляция и учет работ, распределение работы в цеху и многое другое. Менеджеры, дизайнеры, технологи, работники цеха, снабженцы и, конечно же, руководитель будут работать в программе для типографии УСУ. После установки программы для полиграфии на компьютеры, было проведено обучение. Первоначально работе в программном обеспечении обучался руководитель компании и ответственное лицо. Остальные сотрудники были обучены ими. Все вопросы и проблемы пользователей мы решали через ответственное лицо или руководителя.
Также перед запуском программы для типографии была проведена большая работа по настройке прав доступа для сотрудников компании. Чтобы каждый сотрудник мог работать только с данными, которые необходимы ему для работы. Настройкой прав доступа занимался наш специалист вместе с директором организации заказчика. Руководитель решал: кому и что можно видеть, с чем работать, а наш специалист это реализовывал. Доступ настраивался к таблицам в базе данных, отчетам и функциям программы для полиграфии. Права доступа настраивались не для каждого пользователя, а для ролей, затем эти роли закреплялись за логинами сотрудников. Доступ к информации и управление данными осуществляется через роли. Также для защиты логинов от несанкционированного доступа был создан уникальный пароль для каждого логина.
Отдельным пунктом стоит отметить работу, которая была также проведена сотрудниками типографии совместно с нашими техническими специалистами, по настройке калькуляции. Калькуляция продукции – это мощный инструмент в нашей программе учета и автоматизации типографии, позволяющий значительно облегчить труд менеджеров по расчету стоимости заказа. Составление калькуляции заняло большое количество времени, потому что при настройке калькуляции нужно было составлять формулы просчета стоимости для каждого вида продукции, а самой продукции было не мало. Создание формул также требует особого внимания из-за того, что ошибки приведут к искажению конечной цены и ухудшению эффективности предприятия. Иногда первоначальные формулы приходилось менять т.к. не всегда они охватывали все необходимые параметры. В процессе настройки сотрудник типографии обучался у нашего специалиста и в дальнейшем сам смог создать формулы. Техническому специалисту Универсальной Системы Учета оставалось только их подкорректировать в случае ошибки, это позволило сэкономить время. Также, учитывая разницу в часовых поясах и то, что для работы требовались сотрудник исполнителя и заказчика, настройка калькуляции заняла около месяца. Но, в конечном итоге, работа по настройке калькуляции была успешно завершена, и менеджеры смогли начать прием и расчет заказов в программе для типографии. Составление калькуляции оказалось не быстрым, но это делается один раз в начале работы. Зато настроенная калькуляция провоцирует рост производительности труда. Эффективность деятельности растет за счет более быстрого обслуживания клиентов, оформления заказов, также исключаются ошибки при расчетах заказов. Полная автоматизация бизнеса завершена была чуть позже, когда были внесены остальные доработки.
Также в течении всего периода внедрения и в процессе работы нашими специалистами вносились разнообразные корректировки в программу для полиграфии. Доработки разработанного программного обеспечения позволили индивидуализировать наш софт под нужды типографии заказчика. За период работы специалистами Универсальной Системы Учета было реализовано:
- Настройка калькуляции (расширили возможность применения языка SQL в формулах, чтобы можно было написать еще более сложные формулы для повышения эффективности деятельности),
- Финансовая отчетность (поменяли старые и добавили новые отчеты),
- Документы (настроили внешний вид документов под заказчика),
- Дополнительные подмодули (для индивидуализации программы для типографии).
После того, как были внедрены информационные технологии управления, стало наблюдаться повышение эффективности деятельности, улучшился менеджмент организации. Кроме работ по настройке, доработке и обучению с консультациями наши специалисты помогали в переустановке программы на компьютере, после переустановки операционной системы, или переносе программы для полиграфии на другой сервер.
Также ООО «РЕКЛАМНО-ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ КОМПАНИЯ» заказывали у нас программу для рекламного агентства. Программа для рекламы также внедрялась с целью повышения эффективности деятельности и улучшения менеджмента организации. Здесь также не проводилась разработка программного обеспечения с нуля, а скорее доработка уже существующего программного обеспечения для автоматизации рекламного агентства. Для программы учета рекламы были выполнены следующие работы:
- Индивидуализированы документы,
- Доработаны управленческие отчеты под требования директора,
- Добавлены подмодули необходимые для работы.
После установки и настройки калькуляции программы для типографии, а также внедрения программы для рекламного агентства, заказчик смог приступить к комфортной работе в программах автоматизации бизнеса.
Сейчас, когда основная работа по внедрению и настройке программного обеспечения завершена, сотрудники обучены и работают, обращений от клиента поступает минимум. Обычно только тогда, когда нужно что-то еще добавить в программу для типографии или поменять. В остальном программный комплекс автоматизации предприятия работает самостоятельно. Автоматизация бизнеса типографии завершена, клиент остался очень доволен.