USU
››
Programmer til business automation
››
Program til klinik
››
Instruktioner til det medicinske program
››
Disse funktioner skal bestilles separat.
Til programmet ' Universal Accounting System ' kan du bestille et elektronisk dokumenthåndteringsmodul. Elektronisk dokumenthåndtering giver dig mulighed for at fremskynde og forenkle arbejdet med dokumenter i din organisation. Lederen og de ansvarlige personer vil straks se alle nødvendige oplysninger på eventuelle dokumenter.
Vi tilbyder to konfigurationer til workflow. Den første er papirarbejde. Det kan spore mange forskellige muligheder på samme tid. Eksempelvis referencer til personale og kontrakters relevans for modparter.
Der er også en forsyningskonto. Den bruges til køb af varer og giver dig mulighed for at fremskynde godkendelsesprocessen af alle købsanmodninger.
I begge tilfælde skal dokumenterne gå gennem forskellige medarbejdere i organisationen. Ordren og medarbejderne selv udfyldes i en særlig mappe ' Processer '.
Lad os åbne denne vejledning. I det øverste modul kan du se navnet på forretningsprocessen, og nedenfor - de stadier, som denne forretningsproces skal igennem.
I dette eksempel ser vi, at ' indkøbsrekvisitionen ' vil blive underskrevet af medarbejderen, derefter vil den gå til underskrift af leder og direktør. I vores tilfælde er det den samme person. Herefter vil leverandøren bestille de nødvendige ressourcer og overføre oplysninger til revisor til betaling.
For elektronisk dokumenthåndtering er dette hovedmodulet. Gå til ' Moduler ' - ' Organisation ' - ' Dokumenter '.
I det øverste modul ser vi alle tilgængelige dokumenter. Hvis du skal søge efter en bestemt post, kan du bruge filtre.
Kolonnerne indeholder en masse nyttig information. For eksempel tilgængeligheden af et dokument, dets relevans, dokumenttype, dato og nummer, modpart, for hvilken dette dokument er udstedt, indtil hvilken dato dokumentet er gyldigt. Du kan også tilføje andre felter ved at bruge knappen ' Kolonnesynlighed '.
Lad os oprette et nyt dokument. For at gøre dette skal du højreklikke hvor som helst i modulet og vælge ' Tilføj '.
Vinduet Tilføj nyt dokument vises.
Lad os forestille os, at vi skal lave en ansøgning om orlov fra en medarbejder. Vælg ' Dokumentvisning ' ved at klikke på knappen med tre prikker. Dette fører os til et andet modul, hvor vi kan vælge den ønskede dokumenttype. Efter valget skal du trykke på den specielle knap ' Vælg ', som er placeret nederst på listen. Du kan også blot dobbeltklikke på den ønskede linje.
Efter valg vender programmet os automatisk tilbage til det forrige vindue. Udfyld nu resten af felterne - bilagsnummeret og den ønskede modpart. Om nødvendigt kan du også udfylde ' Tidsstyring' -blokken.
Tryk derefter på knappen ' Gem ':
Der er en ny post i modulet - vores nye dokument.
Lad os nu se ned, og vi vil se undermodulvinduet.
Lad os se på hvert af undermodulerne mere detaljeret.
' Bevægelse ' giver dig mulighed for at angive bevægelsen af dokumentet - i hvilken afdeling og celle det ankom. For at gøre dette skal du tilføje en post via kontekstmenuen.
Dagens dato udfyldes automatisk. I punktet ' Modpart ' er det angivet, hvem der afleverer eller afhenter dokumentet. Du kan også angive mængden, hvis du for eksempel lejer flere eksemplarer på én gang. Blokkene ' Udstedelse/Bevægelse ' og ' Modtagelse/Bevægelse ' er ansvarlige for at udstede og modtage dokumentet til afdelingen. De tilsvarende punkter i tabellen angiver også, i hvilken afdeling dokumentet blev accepteret, og i hvilken celle det blev placeret. Lad os indikere, at vores dokument ankom til ' Hovedafdeling ' i celle ' #001 ' og tryk på ' Gem '-knappen.
Umiddelbart efter det vil vi se, at status for vores dokument er ændret. Dokumentet kom ind i cellen, og nu er det tilgængeligt. Status vil også ændre sig, hvis du uploader en elektronisk kopi af dokumentet til programmet, men mere om det senere.
Lad os nu tage et kig på det andet undermodul - ' Placering ':
Dette vil vise, hvor de fysiske kopier af dokumentet er placeret. I dette tilfælde har vi en godkendt kopi, og den er placeret i hovedrummet i celle #001. Hvis vi udsteder et dokument til en modpart, vil lokationsstatussen ændre sig og pege på det. Du kan ikke indtaste data i denne tabel manuelt, de vises her automatisk.
Lad os gå til den næste fane ' Elektroniske versioner og filer ':
Du kan tilføje en post om den elektroniske version af dokumentet til denne tabel. Dette gøres ved at bruge den allerede kendte kontekstmenu og knappen ' Tilføj '.
Udfyld oplysningerne i tabellen, der vises. I ' Document Type ' kan dette for eksempel være en Excel-vedhæftet fil eller jpg- eller pdf-format. Selve filen er angivet nedenfor ved hjælp af download-knappen. Du kan også angive et link til dets placering på en computer eller på et lokalt netværk.
Lad os gå til fanen ' Parametre '.
I ' Parametre ' er der en liste over sætninger, som du ønsker at indtaste i programmet, så vil disse sætninger automatisk blive placeret i skabelonen de rigtige steder. Selve handlingen udføres af knappen ' Udfyld ' øverst.
Fanen ' Autofuldførelse ' viser, hvilke sætninger der sidst blev indtastet ved hjælp af handlingen ovenfor.
Fanen ' Arbejder på dokumentet ' viser listen over planlagte og afsluttede arbejder på det valgte dokument. Du kan tilføje et nyt job eller redigere et eksisterende job ved hjælp af kontekstmenuen.
Lad os sige, at din medarbejder har anmodet om visse varer fra en leverandør, men de er udsolgt. I dette tilfælde opretter medarbejderen en anmodning om køb af de nødvendige ting.
Lad os gå til modulet ' Applications '.
Først skal du oprette en ny post. For at gøre dette bruger vi handlingen ' Opret en anmodning '.
Også data om ansøgeren og den aktuelle dato vil automatisk blive erstattet af den.
Vælg den post, der vises, og gå til det nederste undermodul ' Bestil indhold '.
Der er allerede tilføjet en vare til listen, hvis mængde på lageret er mindre end det angivne minimum. Hvis det er nødvendigt, kan du ændre denne liste efter antallet og navnet på varer. For at ændre skal du bruge kontekstmenuen ved at højreklikke på elementet og vælge ' Rediger '.
For at tilføje en ny post, vælg ' Tilføj '.
Når alt hvad du har brug for er tilføjet, skal du vælge fanen ' Arbejde på anmodning '.
Alt planlagt og afsluttet arbejde med dokumentet vil blive præsenteret her. Nu er det tomt, for arbejdet er endnu ikke udført. Underskriv billetten ved at klikke på knappen ' Handlinger ' og vælge ' Underskriv billet '.
Den første post er dukket op, som har status ' I gang '.
Vi ser også en beskrivelse af det arbejde, der skal udføres, forfaldsdato , entreprenør og andre nyttige oplysninger. Hvis du dobbeltklikker på denne post, åbnes redigeringsvinduet.
I dette vindue kan du ændre ovenstående punkter, samt markere færdiggørelsen af opgaven, samtidig skrive resultatet ned eller markere dets uopsættelighed . I tilfælde af fejl kan du returnere arbejdet på ansøgningen for en af medarbejderne, for eksempel for at leverandøren kan ændre varelisten eller lede efter lavere priser, som kan angives i årsagen.
Lad os f.eks. fuldføre dette arbejde ved at markere afkrydsningsfeltet ' Udført ' og indtaste ' Resultat ' og derefter klikke på knappen ' Gem '.
Nu kan vi se, at dette arbejde har fået status ' Fuldført '.
Nedenfor er en anden post, der har en anden ' performer ' - instruktøren. Lad os åbne den.
Lad os sætte dette arbejde tilbage til medarbejderen - Leverandør. I ' årsag til retur ' skriver vi, at dokumentet fx har en forkert konto til betaling.
Lad os gemme posten igen.
Nu kan vi se, at dokumentet er returneret til indkøberen, og direktørens jobstatus er ' Returneret ' og indkøbets er ' I gang '. Nu, for at dokumentet kan komme tilbage til direktøren, skal leverandøren rette alle fejlene. Når dokumentet har gennemgået alle trinene, vil det se sådan ud:
Nu kan du generere en faktura til leverandøren. Dette gøres ved hjælp af handlingen ' Leverandørfaktura '.
Ordrestatus ændres derefter til ' Afventer levering '.
Efter at de bestilte varer er modtaget, kan de overføres til kunden. For at gøre dette skal du bruge handlingen ' Udsted varer '.
Billettens status ændres igen, denne gang til ' Fuldført '.
Selve ansøgningen kan udskrives, hvis det er nødvendigt, ved hjælp af rapportknappen.
Den trykte applikation ser således ud:
Se nedenfor for andre nyttige emner:
Universelt regnskabssystem
2010 - 2024
Download programmet med interaktiv træning