USU
››
Programas para la automatización de negocios.
››
Programa para clinica
››
Instrucciones para el programa médico
››
Estas características deben pedirse por separado.
Para el programa ' Sistema Universal de Contabilidad ', puede solicitar un módulo de gestión de documentos electrónicos. La gestión electrónica de documentos le permite agilizar y simplificar el trabajo con documentos en su organización. El gerente y las personas responsables verán inmediatamente toda la información necesaria en cualquier documento.
Ofrecemos dos configuraciones para el flujo de trabajo. El primero es el papeleo. Puede rastrear muchas opciones diferentes al mismo tiempo. Por ejemplo, referencias para el personal y la relevancia de los contratos para las contrapartes.
También hay una cuenta de suministro. Se utiliza para la compra de bienes y le permite acelerar el proceso de aprobación de todas las solicitudes de compra.
En ambos casos, los documentos tendrán que pasar por varios empleados de la organización. El pedido y los propios empleados se rellenan en un directorio especial ' Procesos '.
Abramos esta guía. En el módulo superior, puede ver el nombre del proceso comercial y, debajo, las etapas por las que debe pasar este proceso comercial.
En este ejemplo, vemos que la ' solicitud de compra ' será firmada por el empleado, luego pasará a la firma del gerente y director. En nuestro caso, se trata de la misma persona. Después de eso, el proveedor ordenará los recursos necesarios y transferirá la información al contador para el pago.
Para la gestión de documentos electrónicos, este es el módulo principal. Vaya a ' Módulos ' - ' Organización ' - ' Documentos '.
En el módulo superior vemos todos los documentos disponibles. Si necesita buscar un registro específico, puede usar filtros.
Las columnas contienen mucha información útil. Por ejemplo, la disponibilidad de un documento, su relevancia, tipo de documento, fecha y número, contraparte para la que se emite este documento, hasta qué fecha es válido el documento. También puede agregar otros campos usando el botón ' Visibilidad de columna '.
Vamos a crear un nuevo documento. Para hacer esto, haga clic derecho en cualquier parte del módulo y seleccione ' Agregar '.
Aparecerá la ventana Agregar nuevo documento.
Imaginemos que necesitamos hacer una solicitud de licencia de un empleado. Seleccione ' Ver documento ' haciendo clic en el botón con tres puntos. Esto nos llevará a otro módulo donde podemos seleccionar el tipo de documento requerido. Después de la selección, presione el botón especial ' Seleccionar ', ubicado en la parte inferior de la lista. También puede simplemente hacer doble clic en la línea deseada.
Tras la selección, el programa automáticamente nos devuelve a la ventana anterior. Ahora complete el resto de los campos: el número de documento y la contraparte deseada. Si es necesario, también puede completar el bloque ' Control de tiempo '.
Después de eso, presione el botón ' Guardar ':
Hay una nueva entrada en el módulo: nuestro nuevo documento.
Ahora miremos hacia abajo y veremos la ventana de submódulos.
Veamos cada uno de los submódulos con más detalle.
' Movimiento ' le permite especificar el movimiento del documento - en qué departamento y celda llegó. Para hacer esto, debe agregar una entrada a través del menú contextual.
La fecha de hoy se completará automáticamente. En el rubro ' Contraparte ', se indica quién entrega o recoge el documento. También puede especificar la cantidad, por ejemplo, si está alquilando varias copias a la vez. Los bloques ' Emisión/Movimiento ' y ' Recepción/Movimiento ' son los encargados de emitir y recibir el documento al departamento. Los elementos correspondientes de la tabla también indican en qué departamento se aceptó el documento y en qué celda se colocó. Indicamos que nuestro documento llegó al ' Departamento Principal ' en la celda ' #001 ' y presionamos el botón ' Guardar '.
Inmediatamente después de eso, veremos que el estado de nuestro documento ha cambiado. El documento ingresó a la celda y ahora está disponible. Además, el estado cambiará si carga una copia electrónica del documento en el programa, pero hablaremos de eso más adelante.
Ahora echemos un vistazo al segundo submódulo - ' Ubicación ':
Esto mostrará dónde se encuentran las copias físicas del documento. En este caso tenemos una copia aceptada y se encuentra en el compartimiento principal, en la celda #001. Si emitimos un documento a una contraparte, el estado de la ubicación cambiará y lo señalará. No puede ingresar datos en esta tabla a mano, aparecerán aquí automáticamente.
Pasamos a la siguiente pestaña ' Versiones y archivos electrónicos ':
Puede agregar una entrada sobre la versión electrónica del documento a esta tabla. Esto se hace usando el menú contextual ya conocido y el botón ' Agregar '.
Completa la información en la tabla que aparece. En ' Tipo de documento ', por ejemplo, podría ser un archivo adjunto de Excel, o un formato jpg o pdf. El archivo en sí se indica a continuación mediante el botón de descarga. También puede especificar un enlace a su ubicación en una computadora o en una red local.
Vamos a la pestaña ' Parámetros '.
En ' Parámetros ' hay una lista de frases que desea ingresar en el programa, luego estas frases se colocarán automáticamente en la plantilla en los lugares correctos. La acción en sí se ejecuta mediante el botón ' Rellenar ' ubicado en la parte superior.
La pestaña ' Autocompletar ' muestra qué frases se ingresaron por última vez usando la acción anterior.
La pestaña ' Trabajos en el documento ' muestra la lista de trabajos planeados y completados en el documento seleccionado. Puede agregar un nuevo trabajo o editar un trabajo existente usando el menú contextual.
Supongamos que su trabajador ha solicitado ciertos artículos a un proveedor, pero están agotados. En este caso, el empleado crea una solicitud para la compra de las cosas necesarias.
Vamos al módulo ' Aplicaciones '.
Primero necesitas crear una nueva entrada. Para ello, utilizaremos la acción ' Crear una solicitud '.
Además, los datos sobre el solicitante y la fecha actual se sustituirán automáticamente en él.
Seleccione la entrada que aparece y vaya al submódulo inferior ' Contenido del pedido '.
Ya se ha agregado un artículo a la lista, cuya cantidad en el almacén es inferior al mínimo especificado. Si es necesario, puede cambiar esta lista por el número y el nombre de los artículos. Para cambiar, utilice el menú contextual haciendo clic con el botón derecho en el elemento y seleccione ' Editar '.
Para agregar una nueva entrada, seleccione ' Agregar '.
Después de agregar todo lo que necesita, seleccione la pestaña ' Trabajo a pedido '.
Todo el trabajo planificado y completado en el documento se presentará aquí. Ahora está vacío, porque aún no se ha realizado la obra. Firme el ticket haciendo clic en el botón ' Acciones ' y seleccionando ' Firmar ticket '.
Ha aparecido la primera entrada, que tiene el estado ' En curso '.
También vemos una descripción del trabajo a realizar, fecha de vencimiento , contratista y otra información útil. Si hace doble clic en esta entrada, se abrirá la ventana de edición.
En esta ventana, puede cambiar los elementos anteriores, así como marcar la finalización de la tarea, anotando simultáneamente el resultado , o marcar su urgencia . En caso de errores, puede devolver el trabajo en la solicitud de uno de los empleados, por ejemplo, para que el proveedor cambie la lista de productos o busque precios más bajos, que se pueden indicar en el motivo.
Por ejemplo, completemos este trabajo marcando la casilla de verificación ' Terminado ' e ingresando ' Resultado ', y luego haciendo clic en el botón ' Guardar '.
Ahora podemos ver que este trabajo ha recibido el estado ' Completado '.
A continuación se muestra una segunda entrada que tiene un ' intérprete ' diferente: el director. Vamos a abrirlo.
Configuremos este trabajo ' volver al empleado - Proveedor. En ' motivo de la devolución ' escribimos que el documento, por ejemplo, tiene una cuenta incorrecta para el pago.
Guardemos el registro de nuevo.
Ahora podemos ver que el documento ha regresado al Procurador, y el estado del trabajo del Director es ' Devuelto ' y el de Adquisiciones está ' En Progreso '. Ahora, para que el documento llegue al director, el proveedor debe corregir todos los errores. Después de que el documento pase por todos los pasos, se verá así:
Ahora puede generar una factura al proveedor. Esto se hace usando la acción ' Factura de proveedor '.
El estado del pedido cambiará a ' En espera de entrega '.
Una vez que se reciben los artículos pedidos, se pueden transferir al cliente. Para ello, utilice la acción ' Emitir bienes '.
El estado del ticket cambiará nuevamente, esta vez a ' Completado '.
La aplicación en sí se puede imprimir, si es necesario, usando el botón de informe.
La aplicación impresa se ve así:
Vea a continuación otros temas útiles:
Sistema Universal de Contabilidad
2010 - 2024
Descarga el programa con entrenamiento interactivo