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ये सुविधाएँ केवल व्यावसायिक कॉन्फ़िगरेशन में उपलब्ध हैं।
सबसे पहले आपको एक्सेस अधिकारों को असाइन करने के बुनियादी सिद्धांतों से खुद को परिचित करने की आवश्यकता है।
पेशेवर सॉफ़्टवेयर में, डेटा एक्सेस अधिकारों के लिए हमेशा एक सेटिंग होती है। यदि आप प्रोग्राम की अधिकतम कॉन्फ़िगरेशन खरीदते हैं, तो आपके पास फाइन-ट्यूनिंग एक्सेस अधिकारों के लिए विशेष विकल्प होंगे। उपयोगकर्ता पहुँच अधिकारों की स्थापना तालिकाओं , क्षेत्रों , रिपोर्टों और कार्यों के संदर्भ में की जाती है। ये वे भाग हैं जो सॉफ्टवेयर बनाते हैं। जिन लोगों ने प्रोग्राम का सस्ता कॉन्फ़िगरेशन खरीदा है, वे अपने कुछ कर्मचारियों को एक्सेस अधिकारों में प्रतिबंधित करने में भी सक्षम होंगे। केवल वे इसे स्वयं नहीं करेंगे, बल्कि हमारे प्रोग्रामरों को संशोधन का आदेश देंगे । हमारे तकनीकी विभाग के कर्मचारी भूमिकाएँ और पहुँच अधिकार स्थापित करेंगे।
देखें कि आप किसी संपूर्ण तालिका को कैसे छुपा सकते हैं या 
इसमें परिवर्तन करने की क्षमता को अक्षम करें । इससे कर्मचारियों से उन महत्वपूर्ण डेटा को छिपाने में मदद मिलेगी, जिन तक उनकी पहुंच नहीं होनी चाहिए। इससे काम भी आसान हो जाता है। क्योंकि कोई अतिरिक्त कार्यक्षमता नहीं होगी।
तक पहुंच को कॉन्फ़िगर करना भी संभव है किसी भी तालिका के अलग-अलग फ़ील्ड । उदाहरण के लिए, आप लागत गणना को सामान्य कर्मचारियों से छुपा सकते हैं।
कोई रिपोर्ट को छुपाया भी जा सकता है यदि इसमें ऐसी जानकारी है जो कर्मचारियों के एक निश्चित समूह के लिए गोपनीय है। एक उदाहरण के रूप में - टुकड़ा-टुकड़ा मजदूरी के आँकड़े। किसने कितना कमाया यह तो मुखिया को ही पता होना चाहिए।
इसी तरह, आप तक पहुंच को नियंत्रित कर सकते हैं कार्रवाई । यदि उपयोगकर्ता के पास अनावश्यक सुविधाओं तक पहुंच नहीं है, तो वह गलती से उनका उपयोग नहीं कर पाएगा। उदाहरण के लिए, एक खजांची को संपूर्ण ग्राहक आधार पर बड़े पैमाने पर डाक भेजने की आवश्यकता नहीं होती है।
आइए इसका एक छोटा सा उदाहरण देखें कि आप ' USU ' प्रोग्राम में डेटा एक्सेस अधिकार कैसे सेट अप कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, एक रिसेप्शनिस्ट के पास कीमतों को संपादित करने, भुगतान करने या मेडिकल रिकॉर्ड बनाए रखने की पहुंच नहीं होनी चाहिए। डेटा एक्सेस अधिकार सेट करने से आप यह सब कर सकते हैं।
चिकित्सकों को शुल्क नहीं जोड़ना चाहिए या मनमाने ढंग से अपॉइंटमेंट रिकॉर्ड नहीं हटाना चाहिए । लेकिन उनके पास एक इलेक्ट्रॉनिक चिकित्सा इतिहास के संचालन और अनुसंधान परिणामों की शुरूआत तक पूर्ण पहुंच होनी चाहिए।
कैशियर को केवल भुगतान करना होता है और चेक या रसीद प्रिंट करना होता है। धोखाधड़ी या भ्रम से बचने के लिए पुराने डेटा को बदलने या वर्तमान जानकारी को हटाने की क्षमता को बंद कर देना चाहिए।
खाता प्रबंधकों को इसे बदलने के अधिकार के बिना सभी जानकारी देखनी चाहिए। उन्हें केवल खाता योजना खोलने की आवश्यकता है।
प्रबंधक को सभी एक्सेस अधिकार प्राप्त होते हैं। इसके अलावा उसकी पहुंच है लेखापरीक्षा । एक ऑडिट कार्यक्रम में अन्य कर्मचारियों के सभी कार्यों को ट्रैक करने का एक अवसर है। इसलिए, भले ही कोई उपयोगकर्ता कुछ गलत करता है, आप हमेशा इसके बारे में पता लगा सकते हैं।
विचार किए गए उदाहरण में, हमें न केवल कर्मचारियों के लिए प्रतिबंध प्राप्त हुआ। यह प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए स्वयं कार्यक्रम का सरलीकरण है। कैशियर, रिसेप्शनिस्ट व अन्य कर्मचारियों को अनावश्यक कार्य नहीं करना होगा। यह वृद्ध लोगों और खराब कंप्यूटर कौशल वाले लोगों के लिए भी कार्यक्रम को आसानी से समझने में मदद करेगा।
अन्य उपयोगी विषयों के लिए नीचे देखें:
तालिकाओं तक पहुंच प्रदान करें तालिका क्षेत्रों तक पहुंच रिपोर्ट तक पहुंच प्रदान करें आदेशों को निष्पादित करने के लिए पहुँच छिपे हुए कॉलम कैसे दिखाएं?
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