USU
››
Programok üzleti automatizáláshoz
››
Program klinikára
››
Utasítások az orvosi programhoz
››
Ezeket a funkciókat külön kell megrendelni.
Az ' Univerzális Számviteli Rendszer ' programhoz elektronikus dokumentumkezelő modul rendelhető. Az elektronikus dokumentumkezelés lehetővé teszi, hogy felgyorsítsa és leegyszerűsítse a dokumentumokkal való munkát a szervezetben. A vezető és a felelős személyek azonnal látnak minden szükséges információt minden dokumentumon.
A munkafolyamathoz két konfigurációt kínálunk. Az első a papírmunka. Egyszerre sok különböző lehetőséget képes nyomon követni. Például referenciák a személyzetre és a szerződések relevanciája a szerződő felek számára.
Van ellátási számla is. Áruvásárlásra szolgál, és lehetővé teszi az összes vásárlási kérelem jóváhagyási folyamatának felgyorsítását.
Mindkét esetben a dokumentumoknak át kell menniük a szervezet különböző alkalmazottai között. A megrendelés és maguk az alkalmazottak egy speciális „ Folyamatok ” könyvtárba kerülnek.
Nyissuk meg ezt az útmutatót. A felső modulban láthatja az üzleti folyamat nevét, alatta pedig azokat a szakaszokat, amelyeken ennek az üzleti folyamatnak végig kell mennie.
Ebben a példában azt látjuk, hogy a „ beszerzési igénylést ” az alkalmazott írja alá, majd a vezető és az igazgató aláírására kerül. A mi esetünkben ugyanarról a személyről van szó. Ezt követően a szállító megrendeli a szükséges erőforrásokat és átadja az információkat a könyvelőnek fizetés céljából.
Az elektronikus dokumentumkezeléshez ez a fő modul. Lépjen a " Modulok " - " Szervezet " - " Dokumentumok " menüpontra.
A felső modulban az összes elérhető dokumentumot látjuk. Ha egy adott rekordot kell keresnie, használhat szűrőket.
Az oszlopok sok hasznos információt tartalmaznak. Például egy bizonylat elérhetősége, relevanciája, a bizonylat típusa, dátuma és száma, a szerződő fél, amelyre vonatkozóan ezt a bizonylatot kiállították, a dokumentum érvényességi dátuma. Más mezőket is hozzáadhat az " Oszlop láthatósága " gombbal.
Hozzunk létre egy új dokumentumot. Ehhez kattintson a jobb gombbal a modul tetszőleges pontjára, és válassza a " Hozzáadás " lehetőséget.
Megjelenik az Új dokumentum hozzáadása ablak.
Képzeljük el, hogy szabadságot kell kérnünk egy munkavállalótól. Válassza ki a „ Dokumentum nézet ” elemet a három ponttal ellátott gombra kattintva. Ezzel egy másik modulba kerülünk, ahol kiválaszthatjuk a kívánt dokumentumtípust. A kiválasztás után nyomja meg a speciális „ Kiválasztás ” gombot, amely a lista alján található. Egyszerűen kattintson duplán a kívánt sorra.
A kijelölés után a program automatikusan visszahelyez minket az előző ablakba. Most töltse ki a többi mezőt - a bizonylatszámot és a kívánt partnert. Szükség esetén kitöltheti az ' Idővezérlés ' blokkot is.
Ezután nyomja meg a " Mentés " gombot:
Új bejegyzés található a modulban - az új dokumentumunk.
Most nézzünk le, és meglátjuk az almodulok ablakát.
Nézzük meg részletesebben az egyes almodulokat.
A ' Movement ' lehetővé teszi a dokumentum mozgásának megadását - hogy melyik részlegbe és cellába érkezett. Ehhez hozzá kell adnia egy bejegyzést a helyi menün keresztül.
A mai dátum automatikusan kitöltésre kerül. Az „ Ügyfél ” tételnél fel van tüntetve, hogy ki szállítja vagy veszi fel az iratot. Megadhatja a mennyiséget is, például ha egyszerre több példányt bérel. A „ Kiadás/Mozgás ” és „ Fogadás/Mozgás ” blokkok felelősek a dokumentum kiállításáért és átvételéért az osztályon. A táblázat megfelelő tételei azt is jelzik, hogy a dokumentumot melyik osztályon vették át, és melyik cellába helyezték el. Jelezzük, hogy dokumentumunk a ' Főosztály' -ba érkezett a ' #001' -es cellába, és nyomjuk meg a ' Mentés ' gombot.
Közvetlenül ezután látni fogjuk, hogy dokumentumunk állapota megváltozott. A dokumentum belépett a cellába, és most elérhető. Valamint az állapot megváltozik, ha a dokumentum elektronikus másolatát feltölti a programba, de erről később.
Most vessünk egy pillantást a második almodulra - " Hely ":
Ez megjeleníti a dokumentum fizikai másolatainak helyét. Ebben az esetben van egy elfogadott példányunk, amely a fő rekeszben, a 001-es cellában található. Ha egy szerződő félnek adunk ki egy dokumentumot, akkor a hely állapota megváltozik, és arra mutat. Ebbe a táblázatba kézzel nem lehet adatokat bevinni, azok itt automatikusan megjelennek.
Lépjünk a következő „ Elektronikus verziók és fájlok ” lapra:
Ehhez a táblázathoz hozzáadhat bejegyzést a dokumentum elektronikus változatáról. Ez a már ismert helyi menüvel és a ' Hozzáadás ' gombbal történik.
Töltse ki az adatokat a megjelenő táblázatban. A „ Dokumentumtípusban ” ez lehet például egy Excel-melléklet, vagy jpg vagy pdf formátum. Maga a fájl az alábbiakban látható a letöltés gombbal. Megadhat egy hivatkozást is a helyére a számítógépen vagy a helyi hálózaton.
Menjünk a " Paraméterek " fülre.
A ' Paraméterek ' alatt található a programba beírni kívánt kifejezések listája, majd ezek a kifejezések automatikusan a megfelelő helyekre kerülnek a sablonba. Maga a művelet a felül található „ Kitöltés ” gombbal hajtható végre.
Az " Automatikus kiegészítés " lapon látható, hogy mely kifejezéseket írta be utoljára a fenti művelettel.
A „ Munkák a dokumentumon ” lapon a kiválasztott dokumentumon tervezett és befejezett munkák listája látható. A helyi menü segítségével hozzáadhat új munkát, vagy szerkeszthet egy meglévőt.
Tegyük fel, hogy az Ön dolgozója bizonyos cikkeket kért egy szállítótól, de ezek elfogytak. Ebben az esetben a munkavállaló kérelmet készít a szükséges dolgok megvásárlására.
Lépjünk az „ Alkalmazások ” modulhoz.
Először létre kell hoznia egy új bejegyzést. Ehhez a „ Kérés létrehozása ” műveletet fogjuk használni.
Emellett automatikusan bekerülnek a pályázóra és az aktuális dátumra vonatkozó adatok.
Válassza ki a megjelenő bejegyzést, és lépjen az alsó ' Megrendelés tartalma ' almodulba.
Már felkerült a listára egy olyan cikk, amelynek a raktárban lévő mennyisége kisebb, mint a megadott minimum. Ha szükséges, módosíthatja ezt a listát az elemek száma és neve alapján. A módosításhoz használja a helyi menüt, kattintson a jobb gombbal az elemre, és válassza a " Szerkesztés " lehetőséget.
Új bejegyzés hozzáadásához válassza a ' Hozzáadás ' lehetőséget.
Miután mindent hozzáadott, amire szüksége van, válassza ki a „ Munka kérésre ” lapot.
A dokumentummal kapcsolatos összes tervezett és befejezett munka itt bemutatásra kerül. Most üresen áll, mert még nem végezték el a munkát. Írja alá a jegyet a " Műveletek " gombra kattintva, és válassza a " Jegy aláírása " lehetőséget.
Megjelent az első bejegyzés, amelynek állapota ' Folyamatban '.
Látjuk az elvégzendő munkák leírását , a határidőt , a vállalkozót és egyéb hasznos információkat is. Ha duplán kattint erre a bejegyzésre, megnyílik a szerkesztő ablak.
Ebben az ablakban módosíthatja a fenti elemeket, valamint megjelölheti a feladat befejezését , egyidejűleg le is írhatja az eredményt , vagy megjelölheti annak sürgősségét . Bármilyen hiba esetén visszaküldheti a munkát az egyik alkalmazottnak, például annak érdekében, hogy a szállító módosítsa az árujegyzéket, vagy keressen alacsonyabb árakat, amelyet az indoklásban lehet feltüntetni.
Például fejezzük be ezt a munkát úgy, hogy bejelöljük a „ Kész ” jelölőnégyzetet, beírjuk az „ Eredmény ” elemet, majd a „ Mentés ” gombra kattintunk.
Most láthatjuk, hogy ez a munka „ Befejezve ” állapotot kapott.
Az alábbiakban egy második bejegyzés látható, amelynek egy másik „ előadója ” – a rendező. Nyissuk ki.
Állítsuk be ezt a munkát " visszatérés az alkalmazottnak - Szállítónak". A ' visszaküldési ok ' alatt azt írjuk, hogy a bizonylaton például hibás fizetési számla van.
Mentsük el újra a rekordot.
Most láthatjuk, hogy a dokumentum visszakerült a Megrendelőhöz, és az igazgató munkaköri státusza " Visszaküldve ", a beszerzésé pedig " Folyamatban ". Most, hogy a dokumentum visszakerüljön az igazgatóhoz, a szállítónak minden hibát ki kell javítania. Miután a dokumentum végigment az összes lépésen, így fog kinézni:
Most számlát állíthat elő a szállítónak. Ez a " Szállítói számla " művelettel történik.
A megrendelés állapota ezután „ Kézbesítésre vár ”-ra változik.
A megrendelt áruk beérkezése után átadhatóak a vevőnek. Ehhez használja az „ Áru kiadása ” műveletet.
A jegy állapota ismét megváltozik, ezúttal „ Befejezve ” lesz.
Maga az alkalmazás szükség esetén kinyomtatható a Jelentés gomb segítségével.
A nyomtatott alkalmazás így néz ki:
Az alábbiakban további hasznos témákat talál:
Univerzális számviteli rendszer
2010 - 2024
Töltse le a programot interaktív képzéssel