1. USU
  2.  ›› 
  3. Programi za automatizaciju poslovanja
  4.  ›› 
  5. Odjel za kontrolu izvršenja dokumenata
Ocjena: 4.9. Broj organizacija: 700
rating
Zemlje: Sve
Operativni sistem: Windows, Android, macOS
Grupa programa: USU Software
Namjena: Automatizacija poslovanja

Odjel za kontrolu izvršenja dokumenata

  • Autorska prava štite jedinstvene metode automatizacije poslovanja koje se koriste u našim programima.
    Copyright

    Copyright
  • Mi smo verifikovani izdavač softvera. Ovo se prikazuje u operativnom sistemu kada pokrećemo naše programe i demo verzije.
    Provjereni izdavač

    Provjereni izdavač
  • Radimo sa organizacijama širom svijeta od malih do velikih. Naša kompanija je uvrštena u međunarodni registar kompanija i ima elektronski znak poverenja.
    Znak povjerenja

    Znak povjerenja


Brza tranzicija.
Šta sada želiš da radiš?



Odjel za kontrolu izvršenja dokumenata - Snimak ekrana programa

Odjel za kontrolu izvršenja dokumenata je posebna jedinica čija dužnost uključuje kontrolu nad svim dokumentima koje kompanija koristi u svojim svakodnevnim aktivnostima. Potrebna je kontrola ispravnosti sastavljanja, kretanja, vremena izvršenja i čuvanja dokumenata. Specijalisti ovog odjela provode sve vrste ove kontrolne aktivnosti.

Takav odjel ima nekoliko važnih zadataka. Sve njihove akcije trebale bi biti usmjerene na stvaranje takvih uslova u kompaniji pod kojima bi se spriječili svi slučajevi gubitka dokumenata i zabune. Potraga za svim dokumentima trebala bi biti što brža. Zaposleni u odeljenju takođe nadgledaju izvršenje, identifikuju slučajeve pogrešnih radnji sa dokumentima, nedostatak potrebnih radnji, kršenje rokova ili postupak za odobrenje.

Kontrola u odjelu vrši se u dva smjera - akcije sa dokumentima i trenutno mjesto dokumenata uzimaju se u obzir odvojeno. Prva vrsta usmjerena je na praćenje transakcija i rokova, dokumenata za izvršenje. Efektivna kontrola radnji postoji samo kada su svi dokumenti registrovani u opštem sistemu i pre nego što su predati izvođaču. Praćenje lokacije dokumenata mora uspostaviti u odjelu jasnu šemu za izvršenje popravki izdavanja ili prenosa dokumenata između zaposlenih, njihovog prenošenja u arhivu i uništavanja. Najefikasniji rad odjela u kojem je moguće implementirati obje vrste kontrole.

Odjel je strateški važan za kompaniju. Kontrola izvršenja koju on provodi omogućava osiguravanje cjelovitosti i ispravnosti izvršenja naredbi i zadataka. Preduzima preventivne mjere za sprečavanje zlostavljanja zaposlenih, kao i olakšava rano rješavanje žalbi i interne istrage. Za rad odjela važna je jasno formulisana uputa u kojoj se napominje ko vrši kontrolu i kakva ovlaštenja ima, kojim dokumentima tokom izvršenja treba opće ili posebno praćenje, koje su glavne faze toka dokumenata, koji su vremenski rokovi alocirane za određene vrste dokumenata. Na osnovu svih rezultata rada, specijalisti odjeljenja sastavljaju izvještaje čiji niz podataka služi kao osnova za donošenje upravljačkih odluka. Kontrola nije ograničena na praćenje kretanja dokumenata treće strane. Zaposleni u odjelu trebali bi podsjetiti na izvršenje približavanja ‘kritičnih’ rokova, na potrebu dovršavanja određenih radnji za izvršenje. Svaka organizacija ima pravo sama odlučiti treba li joj takav odjel. Mnogi ljudi danas slijede put smanjenja odjeljenja za kontrolu, jer postoji softver koji takvu kontrolu priznaje. Dovoljno je samo jedan ili dva zaposlenika, umjesto cijelog odjela, za interakciju sa softverom i istovremeno zadržavanje kontrole nad svim dokumentima kompanije.

Ovaj videozapis možete pogledati sa titlovima na vašem jeziku.

Program omogućava automatsko popunjavanje dokumenata, postavljanje rokova i dodjeljivanje izvršenja u sistemu. Brojem dokumenata, imenom, naznakom strana ili suštinom, periodom pripreme, dobavljač može lako, nakon samo nekoliko klikova, utvrditi ne samo lokaciju dokumenata već i njen status, pojmove. Specijalisti odjela mogu prikazati na ekranu listu svih zadataka koji su u toku i vidjeti najhitnije. Softverskom kontrolom softver upozorava korisnike kada se rokovi automatski približe.

Službenici za primjenu propisa i drugi stručnjaci ne moraju sastavljati izvještaje o učinku. Menadžer koristi automatski generirane izvještaje - oni su precizniji, osim toga, ne trebaju vrijeme i novac. Program smanjuje količinu rutine, povećava brzinu rada svakog odjela i smanjuje troškove. Dokumenti se sigurno čuvaju u elektroničkoj arhivi.

Kontrola izvršenja u informacionom sistemu postaje laka i moderna. Štoviše, svaki korisnik ima samo onaj skup funkcija i mogućnosti koji mu pomažu da lično ispuni svoje dužnosti. Samo upravitelj može brisati dokumente, obustaviti izvršenje, mijenjati izvršitelje. Program omogućava držanje pod kontrolom ne samo internih već i odlaznih dokumenata, postavljajući vrijeme obavještavanja o izvršenju. Kada radite, važno je da svi izvođači, autori dokumenata mogu biti u uskoj saradnji. Samo u ovom slučaju moguće je govoriti o efikasnosti. Ako zaposlenici odjela na vrijeme dobiju potrebne dokumente i upute, ako jasno vide rokove, dobiju podsjetnike, lakše će, ne zaboravljajući ni na što, učiniti sve što uprava od njih očekuje. Kontrola uopće ne zahtijeva nikakve dodatne troškove ili napore. To postaje prirodan proces. Zaposleni odgovorniji, njihovo izvršavanje njihovih dužnosti se povećava u svim pogledima.

Softver za odjel kontrole izvršenja dokumenata razvila je kompanija USU Software system. Pored kvalitativnog povećanja efikasnosti rada s dokumentima, USU Software povećava efikasnost svakog odjela u organizaciji, pružajući računovodstvo i kontrolu skladištenja, logistike, proizvodnje, finansija, prodaje, rada s klijentima, kupovine, dobavljača. Za određene organizacije, uzimajući u obzir njihove specifičnosti, moguće je razviti jedinstveni softver. Garantuje najtačnije izvršenje svakog naloga u sistemu koji se odnosi na oblik upravljanja u kompaniji. Korištenje USU softvera ne samo da uvodi red u dokumente već omogućava i smanjenje svih vrsta troškova, što zauzvrat dovodi do povećane dobiti, povećane prodaje, povećane reputacije organizacije i jačanja njene pozicije na tržištu.


Prilikom pokretanja programa možete odabrati jezik.

Choose language

Demo verzija je dostupna za besplatno preuzimanje na web lokaciji programera. Ima malu funkcionalnost, ali je dovoljna za upoznavanje. Zaposleni u odjelu kompanije ne moraju dugo trenirati, jer sistem ima jednostavan i intuitivan interfejs. Kontrola programa pomoću softvera USU može se izvršiti na različitim jezicima, sastavljanjem dokumenata, izvještaja o izvršenju i poravnanjima u različitim valutama i na bilo kojem jeziku svijeta. Pri kupnji pune verzije trošak nije visok. Ovisi o broju automatiziranih odjela i korisnika. U svakom slučaju, ne morate plaćati obaveznu pretplatu za korištenje USU softverskog sistema. Izvršenje projekta automatizacije brzo, bez narušavanja uobičajene rutine organizacije. Programeri garantuju kontrolu i tehničku podršku.

Svi odjeli, odjeli, podružnice kompanije ujedinjeni su u zajednički informacijski prostor, koji garantira pouzdano računovodstvo i kontrolu kretanja dokumenata, prijenosa naloga i naloga.

Izvršenje aplikacije ili dokumenata u informacijskom sistemu USU Software može se pratiti u bilo kojem trenutku s definicijom statusa, izvršioca, izvršenog i preostalog opsega zadataka. Zaposlenici bilo kojeg odjela kompanije koji mogu sastaviti zadatke s podsjetnikom, u ovom načinu rada sam program obavještava korisnike o približavanju faza, rokova itd. Kontrola može biti savršenija ako je softver integriran s web stranicama i telefonijom, s video kamere u kompaniji, sa kasama i skladišnom opremom. Sve transakcije podliježu pouzdanom sistemskom računovodstvu. Planer ugrađen u softversko rješenje pomaže u izradi planova, raspodjeli zadataka među izvođačima, uspostavljanju rokova i rokova i njihovoj kontroli. Takođe, uz pomoć planera moguće je raspodijeliti budžete, napraviti poslovne prognoze.

Dokumente prihvaćene u organizaciji za interne i eksterne akcije sistem automatski popunjava. Možete ažurirati i promijeniti predloške. Pri integraciji softvera sa zakonskim okvirom, odmah se uzimaju u obzir ažuriranja zakona.

  • order

Odjel za kontrolu izvršenja dokumenata

Softver pomaže odjelu za klijente da oblikuje pristup usmjeren na klijenta, u kojem možete lako raditi sa svakim kupcem pojedinačno. Da bi to učinio, softver automatski ažurira informacije u detaljnoj bazi podataka kupaca. Za precizniju kontrolu izvršenja u sistemu možete koristiti priloge u obliku datoteka svih postojećih elektroničkih formata. U svakom slučaju, narudžbi, klijent može ‘priložiti’ fotografije i video zapise, snimke telefonskih razgovora, kopije dokumenata. Menadžer je u stanju objektivno procijeniti efikasnost svakog odjela i svakog zaposlenog u njegovom timu. USU softver pomaže prikupljanju i analiziranju statistike produktivnosti, koristi i efikasnosti zaposlenih i automatskom izračunavanju plata. Iz sistema, menadžer može primati detaljne izvještaje na određenoj frekvenciji ili u bilo koje vrijeme za praćenje tekućih poslova. Dobit i prodaja, zalihe i obim proizvodnje, obim izvršenja - za svako izdanje možete dobiti grafikone, tabele i dijagrame.

U sistemu se mogu upoređivati posebno složeni tehnički i tehnološki dokumenti sa dostupnim softverskim priručnicima. Takve referentne knjige možete sami napraviti na početku softvera ili ih preuzeti i prenijeti na sistem u bilo kojem formatu. Zaposlenici odjela sposobni su brzo komunicirati pomoću brzog dijaloškog okvira, a kompanija u mogućnosti informirati klijente i partnere o svemu što smatra potrebnim automatskim slanjem SMS-a, e-pošte ili poruka trenutnim glasnicima direktno u njihov računovodstveni sistem.

Ne samo dokumenti i zaposlenici pod kontrolom, već i novčane transakcije, skladišne zalihe kompanije. Kada izvodite bilo koju radnju sa finansijama ili materijalima, robom u skladištu, program ih odmah uzima u obzir i pomaže da upravljanje resursima bude efikasno. Da biste procijenili kvalitetu rada, trebaju vam i stvarne ocjene kupaca. Njihov sistem prikuplja putem SMS-a i daje ove statistike na razmatranje upravi.

Razvijene su posebne mobilne aplikacije za zaposlenike u odjelu kompanije i redovne kupce koji često međusobno komuniciraju. Menadžer uči o dodatnoj kontroli, računovodstvu i načinima za povećanje brzine i kvaliteta izvršenja naloga pomoću korisnih savjeta iz Biblije modernog menadžera.