Organización del trabajo del servicio de información

Video de organización del trabajo del servicio de información

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La organización del sistema de información en la empresa es de suma importancia para cualquier empresa, ya sea una empresa comercial, una agencia o una empresa que opere en el sector de servicios. Para cualquier organización, los clientes de comunicación y consultoría son importantes, y el tipo de actitud que enfrentará un consumidor potencial, el volumen y la calidad de los consejos de referencia que recibirá, dependerá en gran medida de si realiza un pedido en esta empresa o va en busca de una empresa más confiable. La mesa de ayuda se proporciona con información. Si los empleados del departamento tienen acceso al flujo operativo de información, si tienen toda la información de referencia, podrán asesorar al cliente de forma precisa y rápida. No hay nada más triste que la llamada de un consumidor a una organización, cuyo empleado de la mesa de ayuda balbucea avergonzado de que le aclarará el costo, averiguará si el producto está en stock y, sin duda, le devolverá la llamada. respuestas a todas las preguntas de los clientes, incluidas las características del producto que buscan, es el sueño de toda organización. ¿Cómo organizar el trabajo según este principio? El servicio debe poder manejar las solicitudes de los clientes a través de múltiples canales. Para algunos es conveniente realizar una solicitud a la organización por teléfono, mientras que para otros es más agradable recibir información de referencia en Internet. Vale la pena cuidar la posibilidad de trabajar con el máximo número de canales de información, para no perder ni perder ni una sola llamada, los servicios modernos automatizan las respuestas a las solicitudes comunes, para ello se puede configurar un autoinformador, dejando servicios de operador para aquellos clientes cuya pregunta difiera de la típica. Esto permite que la organización ahorre dinero de manera significativa, no amplíe el personal de la mesa de ayuda y no incurra en los costos asociados.Los empleados deben tener a mano toda la información básica necesaria: sobre las horas de trabajo, sobre bienes, servicios, precios, descuentos, métodos de pago, disponibilidad del producto, tiempos de entrega, e incluso sobre cuáles son las características de la mercancía. No es necesario obligar al servicio a memorizar todo esto de memoria. Deberían recibir ayuda de la búsqueda instantánea de los datos necesarios mediante consulta de referencia en las bases de datos de la organización. Y para esto, la empresa debe automatizar sus procesos comerciales, implementar un programa capaz de mantener registros operativos y proporcionar datos sobre cualquier grupo de solicitudes: para un producto, para un grupo de bienes similares, por costo, tiempo, disponibilidad o ausencia. en stock y otros problemas. Con el uso del software, será fácil de integrar con las comunicaciones modernas para que la organización pueda aprovechar al máximo todas las oportunidades de comunicación. El software ayuda a controlar el trabajo de cada departamento, incluido el servicio de mesa de ayuda. El programa garantiza un acceso rápido a cualquier información: promociones, precios, descuentos, condiciones especiales. Un cliente debe poder registrarse para una visita personal a la organización, así como realizar un pedido directamente por teléfono o por Internet.Si las preguntas son extremadamente complejas y requieren una solución individual, la organización debe poder plantear rápidamente el historial de llamadas de este cliente, la descripción del trabajo con él, y ya a nivel del operador del cliente de referencia podrá recibir respuestas calificadas. Si el servicio funciona de esta manera, tendrá el mejor efecto en la imagen de la organización e incluso afectará positivamente el crecimiento de las ventas. Uno de los mejores programas de servicios de referencia fue desarrollado por USU Software. Con su ayuda, cualquier organización puede crear fácilmente su propio departamento de referencias sin gastar dinero en subcontratar tarifas de referencia. El trabajo del servicio de consultoría se basará en el acceso continuo en línea a información actual. USU Software optimiza de manera integral las actividades de la organización, cubriendo todas las áreas de su trabajo con contabilidad y control. Los datos del departamento de cliente, del departamento de contabilidad, del departamento de marketing, de los almacenes, fluirán en tiempo real a un espacio común, al que podrá acceder un especialista en la mesa de ayuda. Un gran plus es el alto rendimiento del Software USU, gracias al cual la información necesaria de las bases de datos de la organización se puede obtener literalmente en segundos, sin que la persona que contactó con la mesa de ayuda languidezca mientras espera en la fila, escuchando melodías monótonas. USU Software registra cada solicitud, realiza trabajos de análisis del tema de los recursos, de acuerdo con las consultas de referencia más comunes. Con la ayuda del sistema, se automatiza la preparación de documentos e informes, lo que aumenta la velocidad de trabajo del personal de la organización. Con la ayuda de software, es posible trabajar rápidamente con grandes cantidades de información. Puede integrar el software con el sitio web, grabar y guardar grabaciones de audio de llamadas al servicio de asesoría de la organización.El sistema es un asistente indispensable para una variedad de especialistas - en el almacén y en el departamento de suministro, en logística y marketing, en el departamento cliente de la organización, en producción. USU Software proporciona herramientas útiles para el trabajo de cada especialista. A esto se le llama optimización general, cuyos beneficios incluso los líderes escépticos suelen sentir en el menor tiempo posible. El sistema tiene un potente potencial analítico que será de utilidad para la organización, herramientas de planificación, seguimiento de la implementación de lo planificado. Gracias a esto, el trabajo es más eficiente, se reducirá el nivel de costos. USU Software impone una interfaz fácil para facilitar que cada empleado de la organización comience a trabajar en el sistema, incluso sin una rica experiencia de usuario.Los desarrolladores brindan la oportunidad de recibir una presentación remota, descargar una versión de demostración gratuita, que ayudará una organización evalúa personalmente las capacidades del software. Trabajar en la versión con licencia no requiere una tarifa mensual, de la que, lamentablemente, la mayoría de los programas de optimización empresarial no pueden presumir. El programa consolida varios departamentos, sucursales y divisiones de la organización en una red de información, en la que los consultores pueden encontrar información fácilmente. tanto para una tienda específica como para todas las sucursales en una región, ciudad, país. En su trabajo, los especialistas en ayuda deberían poder utilizar la capacidad de acceder a cualquier grupo de información mediante la consulta contextual rápida. El servicio proporciona un asesoramiento preciso y correcto sobre el surtido, disponibilidad, plazos y pago, condiciones, promociones. Si la pregunta del cliente requiere una respuesta profesional, los especialistas del departamento de asesoría de la organización pueden conectarlo fácilmente con un especialista especializado o contactarlo ellos mismos mediante un cuadro de diálogo de software para una comunicación rápida. La integración del software con el sitio web de la empresa ayuda a cubrir el número máximo de clientes. Será fácil y accesible trabajar con llamadas de referencia y aplicaciones en Internet, así como en modo multicanal por teléfono.Los empleados de servicio responden fácilmente preguntas técnicas complejas, ya que toda esta información debe ingresarse en directorios de software y en una tarjeta. con características técnicas estará disponible para cada producto. El sistema forma una base de datos detallada de los clientes de la organización. También incluirá a aquellos que pidieron consejo. El análisis del historial de comunicaciones y transacciones con cada cliente ayuda a la empresa a encontrar el enfoque individual adecuado para cada uno, a construir el trabajo con un enfoque en las necesidades e intereses de los clientes. Configurar tareas con notificación no te permitirá olvidarte de ninguna tarea importante, consultoría de referencia, entregar factura a un cliente, acerca de una reunión personal y otras asignaciones.Cada servicio de la empresa recibe solo esa cantidad de información del sistema , que se debe a ello. Esta distinción protege los secretos comerciales y los datos personales de los clientes de fugas y mal uso. El equipo de desarrollo de software de USU implementa una gestión de documentos completamente electrónica, lo que ayuda a ahorrar mucho tiempo en la rutina y también hace que el trabajo con los clientes sea más eficiente y sin errores. La empresa debe poder realizar envíos de referencia, notificaciones informativas y publicitarias directamente desde el programa de contabilidad, envío de notificaciones a los clientes por SMS, notificaciones automáticas de voz, así como cartas por correo electrónico. Las actividades de todos los servicios de la organización y de cada empleado, en particular, estarán disponibles para un análisis detallado por parte del responsable. Este programa recopilará estadísticas sobre las actividades de cada uno, mostrará las mejores y calculará automáticamente el pago por el trabajo realizado. Con el programador incorporado, será fácil distribuir tareas y objetivos, regular los problemas del uso efectivo del tiempo de trabajo. El control programático se establecerá en el almacén y en las finanzas de la organización. El gerente debe recibir informes detallados sobre recibos de efectivo, gastos, deudas, existencias, y la mesa de ayuda podrá ver rápidamente la disponibilidad de bienes y las listas de precios actuales. El gerente recibe informes automáticos actualizados tanto de los servicios individuales como del trabajo e indicadores de toda la empresa. Una organización debería poder realizar trabajos sobre la información de referencia de los clientes habituales utilizando además aplicaciones móviles especialmente desarrolladas.