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Grupo de programas: Automação comercial
Contabilidade de transporte automotivo
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Actualmente, todas as organizações, independentemente do seu ramo de actividade e forma de titularidade, devem controlar o património no balanço da parte económica, valendo-se das normas, legislações vigentes, para fornecer a documentação. A contabilidade do transporte automotivo não é exceção, enquanto as empresas associadas à operação do transporte automotivo possuem características próprias na condução do controle. Os processos de acompanhamento técnico do transporte automotivo da empresa são um sistema complexo que requer não só o preenchimento de planilhas de horas, tabelas Excel, mas também o ajuste rigoroso de cada etapa. Essas etapas incluem o esquema de venda de mercadorias, produção, fornecimento e contabilidade de transporte automotivo, cujo suporte técnico desempenha um papel significativo na empresa.
A parte contábil da política da organização em relação ao transporte automotivo permanece sempre entre as principais tarefas do departamento de contabilidade. Para solucionar tais problemas, desenvolvemos um aplicativo automatizado USU-Soft, que assume grande parte dos processos inerentes ao controle de veículos contidos no balanço patrimonial da empresa. O programa de contabilidade é capaz de manter automaticamente bancos de dados de pessoal, clientes, receitas e despesas, organizar o trabalho de um armazém, departamento de transporte de automóveis, bem como conduzir a contabilidade geral. Mas, para começar, o sistema contábil estabelece o procedimento contábil para o transporte automotivo, planeja o momento da inspeção técnica, manutenção do serviço, gera guias de porte (como o Excel) e está empenhado em garantir o monitoramento técnico oportuno das condições de cada veículo, mantendo um adequado folha de ponto e criação de solicitações de reparo. O sistema de envase pode ser organizado importando-se de um arquivo semelhante à estrutura do Excel ou de outro programa contábil realizado antes da implantação da plataforma de software. A visualização das viaturas e dos custos associados à sua utilização está directamente relacionada com os normativos legais, fichas legislativas, de que a organização se apoia no acompanhamento das unidades técnicas. O fato de adquirir um transporte automotivo também deve estar formatado corretamente na forma exigida de acordo com o padrão do Excel; por meio de nosso aplicativo USU-Soft, ele se tornará muito mais fácil e preciso. Com este procedimento de contabilização do transporte automóvel, o software opera com base nas normas de contabilidade e folhas fiscais aceites, organizando a transferência de propriedade da empresa de logística.
Quem é o desenvolvedor?
Akulov Nikolai
Especialista e programador-chefe que participou da concepção e desenvolvimento deste software.
2024-04-25
Vídeo de contabilidade de transporte automotivo
Este vídeo pode ser visualizado com legendas no seu idioma.
Também é importante que o programa de contabilidade possa ajudar os clientes, a força motriz de qualquer organização. Afinal, é graças aos clientes e às suas aplicações que se obtém o lucro, principal objetivo de todo negócio. A indústria de transporte automotivo não é exceção. A plataforma do software gera uma lista com a entrada de informações de contato, anexo de planilhas, tabelas e planilhas de ponto como o Excel, que pode conter todos os pedidos recebidos durante a cooperação com cada cliente. Graças à contabilização dos clientes do transporte automóvel, é fácil identificar os parceiros mais promissores, oferecendo-lhes condições especiais de interação e preços na prestação dos serviços, enviando tabelas de preços individuais. E tendo estudado a tabela de demanda para um determinado tipo de transporte automotivo, em questão de segundos, você pode determinar os rumos de transporte mais promissores. A manutenção produtiva da base de informação sobre as contrapartes é muito importante para a equipa de gestão responsável pela subsequente promoção da empresa.
O conhecimento de embarque e a documentação de transporte automotivo começam a ser formados no software após o recebimento de uma aplicação do cliente. O gestor que recebeu a encomenda determina o tipo de veículo ideal, a direção e forma um documento de viagem, tendo em conta a vontade do cliente quanto ao prazo de entrega. O software, por sua vez, cria automaticamente a rota ideal e calcula o custo do transporte automotivo, com base nas taxas inseridas no programa Excel. A configuração do software mantém um banco de dados de acompanhamento dos veículos dos clientes, seus contatos, aceitando e acompanhando automaticamente os pedidos, especificando a operadora, gerenciando pagamentos, rastreando dívidas, bem como enviando para a diretoria as planilhas de horas com listas de devedores. Nossos especialistas estão prontos para ajustar o procedimento dos equipamentos técnicos da aplicação às necessidades e requisitos de cada contraparte, o que é determinado depois de discutir as nuances de fazer negócios com uma determinada organização.
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Manual de instruções
O principal documento no qual se baseia o controle da operação de transporte automotivo, reboques e outros veículos é o boletim escolar dos veículos. Requer compilação diária na forma de uma tabela. É utilizado para a gestão constante dos indicadores inseridos nos cartões de acordo com os regulamentos técnicos do transporte automóvel, as suas paradas durante as reparações e as suas manutenções. O documento inclui o número de horas gastas na preparação, trabalho final que os motoristas executam, o processo de transporte (rota, carga, descarga); uma folha separada reflete o tempo de inatividade e os reparos. Os funcionários responsáveis pelo preenchimento destes documentos devem ter muita experiência e conhecimento; é mais fácil confiar esse processo ao programa computacional de contabilidade USU-Soft, que insere automaticamente a maioria dos indicadores. O gestor sênior da frota de automóveis deve verificar a ordem de preenchimento desses formulários para veículos em uma tabela do tipo Excel, pois esse fator dá uma ideia dos recursos de tempo de cada unidade.
Conforme mencionado anteriormente, a principal receita de uma empresa de logística, no entanto, como outras áreas de atividade, depende do número de solicitações dos clientes. E quanto melhor for a organização do pedido, mais entregas podem ser feitas, e o uso do programa de contabilidade USU-Soft não só vai agilizar essa atividade, mas também melhorar a qualidade. A criação de um aplicativo começa com o recebimento de um pedido dos donos da carga, os parâmetros são inseridos na folha acabada, o software calcula a melhor opção e elabora o conhecimento de embarque. O programa de contabilização de pedidos de veículos atribui um status a cada pedido de acordo com o grau de cumprimento. Os relatórios periódicos em forma de tabela ajudam a monitorar as áreas mais produtivas e determinar a ordem das ações futuras.
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Contabilidade de transporte automotivo
Para registrar veículos e motoristas, é necessário usar uma forma especial do documento inicial - uma carta de porte, que é criada com todas as vantagens do já clássico e conveniente Excel, mas ao mesmo tempo novas funções foram adicionadas. As empresas podem utilizar o formulário aprovado ou desenvolver seu próprio procedimento e estrutura do formulário, com base na legislação do país onde o transporte será realizado. Mas seja qual for a forma escolhida, ela deve ser cadastrada no sistema. As informações sobre as condições técnicas e a oferta do transporte automotivo devem ser inseridas na guia de remessa não apenas para as empresas especializadas em transporte, mas também para aquelas que utilizam o maquinário para fins de produção. A contabilização de veículos e guias também é realizada em modo automático; resta apenas selecionar o parâmetro desejado no menu suspenso. Além disso, em nosso programa de contabilidade existe uma seção separada sobre o depósito de peças de reposição, que é projetada para automatizar o procedimento de recebimento, envio de peças relacionadas a veículos, monitoramento e correção de defeitos. Graças à capacidade de integração com o equipamento do armazém, o processo de estoque se torna muito mais fácil. O sistema transfere automaticamente os dados do leitor de código de barras, criando uma lista hierárquica, marcando o local de armazenamento de cada peça.
O software mantém uma referência completa de peças de reposição, atualizando os dados no momento atual, e caso detecte uma conclusão iminente, pode avisá-lo enviando uma mensagem para a tela do responsável pela compra e, paralelamente, gerando um aplicativo em uma forma tabular. O módulo é capaz de ordenar as coisas, fornecendo ao armazém a documentação necessária (recibos, faturas, etc.). As tarefas dos serviços de apoio material e técnico em transporte automóvel incluem a regulação dos recursos, a sua quantidade, que deve ser suficiente para a manutenção plena da organização. Uma competente organização contábil de veículos com suporte técnico passa a ser o principal fator para a correta prestação de serviços produtivos, aumentando a rentabilidade do empreendimento, reduzindo o custo de combustíveis e lubrificantes, pneus e outros materiais, o que de fato aumenta o número de pedidos recebidos de clientes.
Um procedimento estabelecido para a formação de documentação, faturas, boletins de viagem, quadros de horários de vários tipos é um componente importante de qualquer forma de controle, pois nosso software o faz automaticamente, todos os dias, elaborando todas as informações recebidas em tabelas. Além de criar um banco de dados comum, nosso software é capaz de criar uma estrutura detalhada de contabilidade de veículos para cada unidade de transporte automotivo, inserindo informações sobre números de estado, proprietário, presença ou ausência de uma via, condição técnica, anexando um certificado de registro e rastrear a expiração de sua validade. Com base nesses dados, o sistema lembra com antecedência a necessidade iminente da fiscalização técnica, criando um cronograma segundo o qual o transporte automotivo não poderá ser colocado na rota em um determinado período de tempo, e caso haja a necessidade de substituição de um parte, então um pedido de depósito é gerado automaticamente, na forma aprovada e na folha de garantia relacionada.
O controle do transporte automotivo se tornará um processo simples e de baixo custo, com a transferência das principais tarefas para a plataforma eletrônica. Cada aplicativo, cliente, funcionário, carro estará sob supervisão constante da configuração do software. O software se dedica ao fornecimento de estoques de almoxarifado para peças de reposição, criando documentos especiais. Este documento não será difícil para qualquer usuário redigir e, em seguida, imprimi-lo diretamente do menu. A função de lembretes no software de contabilidade de transporte automático irá mantê-lo informado sobre as etapas de reparo ou manutenção de cada unidade de transporte. Para cada solicitação do cliente, é criada uma folha de ponto separada com a indicação do procedimento de entrega e, paralelamente, o software cria um documento de viagem para o motorista. O programa de contabilidade implementa a seção Relatórios, que em uma forma conveniente cria quaisquer relatórios sobre clientes, veículos, pedidos concluídos, peças de reposição em depósitos. A contabilidade de veículos em Excel não é o formato mais conveniente, mas levamos em consideração todas as vantagens do padrão clássico e o complementamos com uma ampla funcionalidade que pode colocar as coisas em ordem em todas as etapas do controle do transporte e da documentação de viagens. O formato de todas as cartas de porte e listas de almoxarifado tem um formulário padronizado, previamente prescrito na seção de Diretórios, mas se necessário, seu pedido pode ser ajustado.