1. USU
  2.  ›› 
  3. Các chương trình tự động hóa kinh doanh
  4.  ›› 
  5. Cục kiểm soát thi hành văn bản
Xếp hạng: 4.9. Số lượng tổ chức: 444
rating
Quốc gia: Tất cả
Hệ điều hành: Windows, Android, macOS
Nhóm chương trình: USU Software
Mục đích: Tự động hóa kinh doanh

Cục kiểm soát thi hành văn bản

  • Bản quyền bảo vệ các phương pháp tự động hóa kinh doanh duy nhất được sử dụng trong các chương trình của chúng tôi.
    Bản quyền

    Bản quyền
  • Chúng tôi là một nhà xuất bản phần mềm đã được xác minh. Điều này được hiển thị trong hệ điều hành khi chạy các chương trình và phiên bản demo của chúng tôi.
    Nhà xuất bản đã xác minh

    Nhà xuất bản đã xác minh
  • Chúng tôi làm việc với các tổ chức trên khắp thế giới từ các doanh nghiệp nhỏ đến các tổ chức lớn. Công ty của chúng tôi được đưa vào sổ đăng ký quốc tế của các công ty và có nhãn hiệu ủy thác điện tử.
    Dấu hiệu của sự tin tưởng

    Dấu hiệu của sự tin tưởng


Chuyển đổi nhanh chóng.
Bây giờ bạn muốn làm gì?



Cục kiểm soát thi hành văn bản - Ảnh chụp màn hình chương trình

Bộ phận kiểm soát thi hành tài liệu là một đơn vị đặc biệt có nhiệm vụ bao gồm kiểm soát tất cả các tài liệu mà công ty sử dụng trong các hoạt động hàng ngày. Tính chính xác của việc vẽ, di chuyển, thời gian thực hiện và lưu trữ tài liệu cần được kiểm soát. Các chuyên viên của bộ phận này thực hiện tất cả các loại hoạt động kiểm soát này.

Một bộ phận như vậy có một số nhiệm vụ quan trọng. Tất cả các hành động của họ phải nhằm mục đích tạo ra các điều kiện như vậy trong công ty để ngăn chặn mọi trường hợp mất tài liệu và nhầm lẫn. Việc tìm kiếm tất cả các tài liệu phải nhanh nhất có thể. Các nhân viên của bộ phận cũng giám sát việc thực hiện, xác định các trường hợp có sai sót với các tài liệu, thiếu các hành động cần thiết, vi phạm thời hạn hoặc thủ tục để phê duyệt.

Việc kiểm soát trong bộ phận được thực hiện theo hai hướng - các hành động với tài liệu và vị trí của tài liệu tại thời điểm này được tính đến một cách riêng biệt. Loại thứ nhất nhằm theo dõi các giao dịch và thời hạn, tài liệu để thực hiện. Kiểm soát hiệu quả các hành động chỉ khi tất cả các tài liệu được đăng ký trong hệ thống chung ngay cả trước khi nó được bàn giao cho người thực hiện. Theo dõi vị trí của tài liệu cần thiết lập trong bộ phận một sơ đồ rõ ràng để thực hiện việc ấn định việc phát hành hoặc luân chuyển tài liệu giữa các nhân viên, chuyển vào kho lưu trữ, và tiêu hủy. Bộ phận làm việc hiệu quả nhất trong đó có thể thực hiện cả hai loại kiểm soát.

Bộ phận này quan trọng về mặt chiến lược đối với công ty. Việc kiểm soát việc thực thi do anh ta thực hiện cho phép đảm bảo tính đầy đủ và đúng đắn của việc thực hiện các mệnh lệnh và nhiệm vụ. Có các biện pháp phòng ngừa để ngăn chặn sự lạm dụng của nhân viên, cũng như tạo điều kiện cho việc giải quyết sớm các khiếu nại và điều tra nội bộ. Đối với công việc của bộ phận, một hướng dẫn được xây dựng rõ ràng là rất quan trọng, trong đó cần lưu ý ai thực hiện quyền kiểm soát và người đó có quyền hạn gì, tài liệu nào trong quá trình thực hiện cần theo dõi chung hoặc đặc biệt, các giai đoạn chính của luồng tài liệu, khung thời gian là gì được phân bổ cho một số loại tài liệu nhất định. Trên cơ sở tất cả các kết quả công việc, các chuyên viên của bộ phận lập các báo cáo, mảng thông tin làm cơ sở cho các quyết định quản lý. Kiểm soát không giới hạn đối với việc giám sát của bên thứ ba đối với sự di chuyển của tài liệu. Nhân viên của bộ phận nên nhắc nhở việc thực hiện các thời hạn 'quan trọng' sắp đến, về sự cần thiết phải hoàn thành các hành động nhất định để thực hiện. Mỗi tổ chức có quyền tự quyết định xem mình có cần một bộ phận như vậy hay không. Nhiều người ngày nay đi theo con đường giảm bộ phận kiểm soát vì có phần mềm thừa nhận quyền kiểm soát như vậy. Chỉ cần một hoặc hai nhân viên thay vì cả một bộ phận tương tác với phần mềm và đồng thời giữ quyền kiểm soát tất cả các tài liệu của công ty.

Video này có thể được xem với phụ đề bằng ngôn ngữ của riêng bạn.

Chương trình cho phép tự động điền các tài liệu, đặt thời hạn và ấn định việc thực thi trong hệ thống. Với số lượng tài liệu, tên, chỉ dẫn của các bên hoặc thực chất, thời gian chuẩn bị, chỉ sau một vài cú nhấp chuột, nhà thầu có thể dễ dàng xác lập không chỉ vị trí của tài liệu mà còn cả tình trạng, điều khoản của nó. Các chuyên viên của Bộ có thể hiển thị trên màn hình danh sách tất cả các công việc đang thực hiện và xem những công việc khẩn cấp nhất. Với phần mềm kiểm soát, phần mềm sẽ cảnh báo người dùng khi thời hạn sắp đến một cách tự động.

Cán bộ tuân thủ và các chuyên gia khác không phải lập báo cáo kết quả hoạt động. Người quản lý sử dụng các báo cáo được tạo tự động - chúng chính xác hơn, hơn nữa, chúng không yêu cầu thời gian và tiền bạc. Chương trình làm giảm số lượng công việc thường xuyên, tăng tốc độ làm việc của từng bộ phận và giảm chi phí. Các tài liệu được lưu trữ an toàn trong một kho lưu trữ điện tử.

Việc kiểm soát thực thi trong hệ thống thông tin trở nên dễ dàng và hiện đại. Hơn nữa, mỗi người dùng chỉ có bộ chức năng và khả năng giúp cá nhân anh ta hoàn thành nhiệm vụ của mình. Chỉ có người quản lý mới được xóa tài liệu, tạm dừng việc thi hành, thay đổi người thừa hành. Chương trình cho phép kiểm soát không chỉ tài liệu nội bộ mà còn cả tài liệu gửi đi, thiết lập thời gian thông báo về việc thực hiện. Khi làm việc, điều quan trọng là tất cả những người thực hiện, tác giả của tài liệu phải hợp tác chặt chẽ. Chỉ trong trường hợp này mới có thể nói về hiệu quả. Nếu nhân viên của bộ phận nhận được các tài liệu và hướng dẫn cần thiết đúng thời hạn, nếu họ nhìn thấy rõ ràng thời hạn, nhận được lời nhắc nhở, họ sẽ dễ dàng hơn, không quên bất cứ điều gì, làm mọi thứ mà ban quản lý mong đợi ở họ. Kiểm soát không yêu cầu bất kỳ chi phí hoặc nỗ lực bổ sung nào cả. Nó trở thành một quá trình tự nhiên. Nhân viên có trách nhiệm hơn, việc thực hiện nhiệm vụ của họ tăng lên ở mọi khía cạnh.

Phần mềm kiểm soát thi hành văn bản của bộ phận được phát triển bởi công ty hệ thống phần mềm USU. Ngoài việc nâng cao chất lượng hiệu quả công việc với các tài liệu, USU Software còn tăng hiệu quả của từng bộ phận trong tổ chức, cung cấp dịch vụ kế toán và kiểm soát kho bãi, hậu cần, sản xuất, tài chính, bán hàng, làm việc với khách hàng, mua hàng, nhà thầu. Đối với các tổ chức cụ thể, có tính đến các chi tiết cụ thể của họ, có thể phát triển phần mềm duy nhất. Nó đảm bảo việc thực hiện chính xác nhất từng đơn đặt hàng trong hệ thống liên quan đến hình thức quản lý trong công ty. Việc sử dụng Phần mềm USU không chỉ mang lại trật tự cho các tài liệu mà còn cho phép giảm tất cả các loại chi phí, do đó dẫn đến tăng lợi nhuận, tăng doanh số bán hàng, tăng uy tín của tổ chức và củng cố vị thế của tổ chức trên thị trường.


Khi khởi động chương trình, bạn có thể chọn ngôn ngữ.

Choose language

Phiên bản demo có sẵn để tải xuống miễn phí trên trang web của nhà phát triển. Nó có một chức năng nhỏ, nhưng nó là đủ để làm quen. Nhân viên các bộ phận của công ty không phải đào tạo trong thời gian dài, do hệ thống có giao diện đơn giản, trực quan. Kiểm soát chương trình với Phần mềm USU có thể được thực hiện bằng các ngôn ngữ khác nhau, lập các tài liệu, báo cáo thực hiện và quyết toán bằng các loại tiền tệ khác nhau và bất kỳ ngôn ngữ nào trên thế giới. Khi mua bản đầy đủ, chi phí không cao. Nó phụ thuộc vào số lượng phòng ban tự động và người dùng. Trong mọi trường hợp, bạn không cần phải trả phí đăng ký bắt buộc để sử dụng hệ thống Phần mềm USU. Việc thực hiện dự án tự động hóa nhanh chóng, không phá vỡ quy trình thông thường của tổ chức. Các nhà phát triển đảm bảo kiểm soát và hỗ trợ kỹ thuật.

Tất cả các phòng ban, bộ phận, chi nhánh của công ty thống nhất thành một không gian thông tin chung, đảm bảo cho việc hạch toán và kiểm soát đáng tin cậy việc luân chuyển chứng từ, chuyển lệnh, đơn đặt hàng.

Việc thực thi một ứng dụng hoặc tài liệu trong hệ thống thông tin USU Software có thể được theo dõi bất kỳ lúc nào với định nghĩa về trạng thái, người thực thi, đã hoàn thành và phạm vi nhiệm vụ còn lại. Nhân viên của bất kỳ bộ phận nào của công ty có thể soạn các nhiệm vụ kèm theo lời nhắc, trong chế độ này, chương trình tự thông báo cho người dùng về các giai đoạn sắp tới, thời hạn, v.v. Việc kiểm soát có thể trở nên hoàn hảo hơn nếu phần mềm được tích hợp với trang web và điện thoại, với máy quay phim trong công ty, có máy tính tiền và thiết bị kho. Tất cả các giao dịch tuân theo hệ thống kế toán đáng tin cậy. Công cụ lập kế hoạch được tích hợp trong giải pháp phần mềm giúp lập kế hoạch, phân phối nhiệm vụ giữa những người thực hiện, thiết lập các mốc thời gian và thời hạn cũng như kiểm soát chúng. Ngoài ra, với sự trợ giúp của người lập kế hoạch, có thể phân phối ngân sách, đưa ra dự báo kinh doanh.

Các tài liệu được chấp nhận trong tổ chức cho các hành động nội bộ và bên ngoài được hệ thống tự động điền vào. Bạn có thể cập nhật và thay đổi mẫu. Khi tích hợp phần mềm với khung pháp lý, các nội dung cập nhật của pháp luật kịp thời được tính đến.

  • order

Cục kiểm soát thi hành văn bản

Phần mềm giúp bộ phận khách hàng hình thành cách tiếp cận hướng đến khách hàng, trong đó bạn có thể dễ dàng làm việc với từng khách hàng riêng lẻ. Để làm được điều này, phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin trong cơ sở dữ liệu khách hàng chi tiết. Để kiểm soát chính xác hơn việc thực thi trong hệ thống, bạn có thể sử dụng tệp đính kèm dưới dạng tệp của tất cả các định dạng điện tử hiện có. Trong mỗi trường hợp, đơn đặt hàng, khách hàng có thể ‘đính kèm’ ảnh và video, bản ghi âm cuộc nói chuyện qua điện thoại, bản sao tài liệu. Người quản lý có thể đánh giá một cách khách quan hiệu quả của từng bộ phận và từng nhân viên trong nhóm của mình. Phần mềm USU giúp thu thập và phân tích số liệu thống kê về năng suất, lợi ích và hiệu quả của nhân viên, đồng thời tự động tính toán tiền lương. Từ hệ thống, người quản lý có thể nhận được các báo cáo chi tiết theo tần suất nhất định hoặc bất kỳ lúc nào để theo dõi các vấn đề hiện tại. Lợi nhuận và doanh số bán hàng, cổ phiếu và khối lượng sản xuất, khối lượng thực hiện - đối với mỗi vấn đề, bạn có thể nhận được đồ thị, bảng biểu và sơ đồ.

Các tài liệu kỹ thuật và công nghệ đặc biệt phức tạp có thể được so sánh trong hệ thống với các tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm có sẵn. Bạn có thể tự làm những cuốn sách tham khảo đó khi khởi động phần mềm, hoặc tải xuống và tải lên hệ thống ở bất kỳ định dạng nào. Các nhân viên của bộ phận có thể giao tiếp nhanh chóng bằng cách sử dụng hộp thoại nhanh và công ty có thể thông báo cho khách hàng và đối tác về mọi thứ mà công ty cho là cần thiết bằng cách tự động gửi SMS, email hoặc tin nhắn đến các trình nhắn tin tức thời trực tiếp đến hệ thống kế toán của họ.

Không chỉ tài liệu, nhân viên bị kiểm soát mà còn cả các giao dịch tiền tệ, kho hàng tồn kho của công ty. Khi thực hiện bất kỳ hành động nào liên quan đến tài chính hoặc nguyên vật liệu, hàng hóa trong kho, chương trình sẽ ngay lập tức tính đến và giúp quản lý nguồn lực hiệu quả. Để đánh giá chất lượng công việc, bạn cũng cần có những đánh giá thực tế của khách hàng. Hệ thống của họ thu thập bằng tin nhắn SMS và cung cấp các số liệu thống kê này để ban quản lý xem xét.

Các ứng dụng di động đặc biệt đã được phát triển cho các nhân viên thuộc bộ phận của công ty và những khách hàng quen thuộc, những người thường xuyên tương tác với nhau. Người quản lý tìm hiểu về kiểm soát bổ sung, kế toán và các cách để tăng tốc độ và chất lượng thực hiện đơn hàng với các mẹo hữu ích từ Kinh thánh của Người quản lý hiện đại.