USU
››
Ohjelmat liiketoiminnan automatisointiin
››
Ohjelma klinikalle
››
Lääketieteellisen ohjelman ohjeet
››
Nämä ominaisuudet on tilattava erikseen.
' Universaali kirjanpito ' -ohjelmaan voit tilata sähköisen dokumentinhallintamoduulin. Sähköisen dokumentinhallinnan avulla voit nopeuttaa ja yksinkertaistaa asiakirjojen käsittelyä organisaatiossasi. Johtaja ja vastuuhenkilöt näkevät välittömästi kaikki tarvittavat tiedot kaikista asiakirjoista.
Tarjoamme kaksi työnkulkua. Ensimmäinen on paperityö. Se voi seurata useita eri vaihtoehtoja samanaikaisesti. Esimerkiksi viittaukset henkilöstöön ja sopimusten relevanssi vastapuolille.
Siellä on myös toimitustili. Sitä käytetään tavaroiden ostamiseen ja sen avulla voit nopeuttaa kaikkien ostopyyntöjen hyväksymisprosessia.
Molemmissa tapauksissa asiakirjojen on käytävä läpi organisaation eri työntekijöitä . Tilaus ja työntekijät itse täytetään erityiseen hakemistoon " Prosessit ".
Avataan tämä opas. Ylämoduulissa näet liiketoimintaprosessin nimen ja alla - vaiheet, jotka tämän liiketoimintaprosessin on läpäistävä.
Tässä esimerkissä näemme, että työntekijä allekirjoittaa ostoehdotuksen , jonka jälkeen se menee johtajan ja johtajan allekirjoitukseen. Meidän tapauksessamme tämä on sama henkilö. Tämän jälkeen toimittaja tilaa tarvittavat resurssit ja siirtää tiedot kirjanpitäjälle maksua varten.
Sähköisessä asiakirjahallinnassa tämä on päämoduuli. Siirry kohtaan " Moduulit " - " Organisaatio " - " Asiakirjat ".
Ylimmässä moduulissa näemme kaikki saatavilla olevat asiakirjat. Jos haluat etsiä tiettyä tietuetta, voit käyttää suodattimia.
Sarakkeet sisältävät paljon hyödyllistä tietoa. Esimerkiksi asiakirjan saatavuus, sen merkitys, asiakirjan tyyppi, päivämäärä ja numero, vastapuoli, jolle tämä asiakirja on myönnetty, mihin päivään asti asiakirja on voimassa. Voit myös lisätä muita kenttiä " Sarakkeen näkyvyys " -painikkeella.
Luodaan uusi dokumentti. Voit tehdä tämän napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa moduulin kohtaa ja valitsemalla Lisää .
Lisää uusi asiakirja -ikkuna tulee näkyviin.
Kuvitellaan, että meidän on tehtävä lomahakemus työntekijältä. Valitse ' Asiakirjanäkymä ' napsauttamalla painiketta, jossa on kolme pistettä. Tämä vie meidät toiseen moduuliin, jossa voimme valita tarvittavan asiakirjatyypin. Paina valinnan jälkeen erikoispainiketta ' Valitse ', joka sijaitsee luettelon alaosassa. Voit myös yksinkertaisesti kaksoisnapsauttaa haluamaasi riviä.
Valinnan jälkeen ohjelma palauttaa meidät automaattisesti edelliseen ikkunaan. Täytä nyt loput kentät - tositteen numero ja haluttu vastapuoli. Tarvittaessa voit myös täyttää ' Ajanhallinta ' -kentän.
Paina sen jälkeen ' Tallenna ' -painiketta:
Moduulissa on uusi merkintä - uusi asiakirjamme.
Katsotaan nyt alas ja näemme alimoduulien ikkunan.
Katsotaanpa jokaista alimoduulia yksityiskohtaisemmin.
" Liike " antaa sinun määrittää asiakirjan liikkeen - mihin osastoon ja soluun se saapui. Tätä varten sinun on lisättävä merkintä pikavalikon kautta.
Tämän päivän päivämäärä täytetään automaattisesti. Kohdassa " Vastapuoli " ilmoitetaan, kuka asiakirjan toimittaa tai noutaa. Voit myös määrittää määrän, jos esimerkiksi vuokraat useita kappaleita kerralla. Lohkot " Asennus/liike " ja " Vastaanotto/liike " vastaavat asiakirjan myöntämisestä ja vastaanottamisesta osastolle. Taulukon vastaavat kohdat osoittavat myös, mille osastolle asiakirja on hyväksytty ja mihin soluun se on sijoitettu. Ilmoitetaan, että asiakirjamme saapui " Pääosastolle " solussa " #001 ", ja paina " Tallenna " -painiketta.
Välittömästi sen jälkeen näemme, että asiakirjamme tila on muuttunut. Asiakirja tuli soluun ja nyt se on saatavilla. Tila muuttuu myös, jos lataat asiakirjan sähköisen kopion ohjelmaan, mutta siitä lisää myöhemmin.
Katsotaanpa nyt toista alimoduulia - " Sijainti ":
Tämä näyttää, missä asiakirjan fyysiset kopiot sijaitsevat. Tässä tapauksessa meillä on yksi hyväksytty kopio ja se sijaitsee pääosastossa, solussa #001. Jos annamme asiakirjan vastapuolelle, sijainnin tila muuttuu ja osoittaa siihen. Et voi syöttää tietoja tähän taulukkoon käsin, ne näkyvät täällä automaattisesti.
Siirrytään seuraavaan välilehteen ' Sähköiset versiot ja tiedostot ':
Voit lisätä tähän taulukkoon merkinnän asiakirjan sähköisestä versiosta. Tämä tehdään käyttämällä jo tunnettua kontekstivalikkoa ja Lisää -painiketta.
Täytä tiedot näkyviin tulevaan taulukkoon. Esimerkiksi asiakirjatyypissä tämä voi olla Excel-liite tai jpg- tai pdf-muoto. Itse tiedosto näytetään alla latauspainikkeella. Voit myös määrittää linkin sen sijaintiin tietokoneessa tai paikallisessa verkossa.
Siirrytään " Parametrit " -välilehteen.
Kohdassa ' Parametrit ' on lista lauseista, jotka haluat syöttää ohjelmaan, jolloin nämä lauseet sijoitetaan automaattisesti malliin oikeisiin paikkoihin. Itse toiminto suoritetaan yläreunassa olevasta " Täytä "-painikkeesta.
' Automaattinen täydennys ' -välilehti näyttää, mitkä lauseet syötettiin viimeksi käyttämällä yllä olevaa toimintoa.
Välilehti " Työstää asiakirjaa " näyttää luettelon valitun asiakirjan suunnitelluista ja valmistuneista töistä. Voit lisätä uuden työn tai muokata olemassa olevaa työtä kontekstivalikon avulla.
Oletetaan, että työntekijäsi on pyytänyt tiettyjä tuotteita toimittajalta, mutta ne ovat loppuneet. Tässä tapauksessa työntekijä luo pyynnön tarvittavien tavaroiden ostosta.
Siirrytään " Sovellukset "-moduuliin.
Ensin sinun on luotava uusi merkintä. Käytämme tätä varten toimintoa " Luo pyyntö ".
Myös hakijaa ja nykyistä päivämäärää koskevat tiedot korvataan automaattisesti siihen.
Valitse näkyviin tuleva merkintä ja siirry alimpaan alamoduuliin " Tilauksen sisältö ".
Listalle on jo lisätty tuote, jonka määrä varastossa on pienempi kuin määritetty vähimmäismäärä. Tarvittaessa voit muuttaa tätä luetteloa nimikkeiden lukumäärän ja nimen perusteella. Muuttaaksesi käytä kontekstivalikkoa napsauttamalla kohdetta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Muokkaa .
Lisää uusi merkintä valitsemalla Lisää .
Kun kaikki tarvitsemasi on lisätty, valitse välilehti " Työ pyynnöstä ".
Kaikki asiakirjan parissa suunnitellut ja valmiit työt esitellään täällä. Nyt se on tyhjä, koska töitä ei ole vielä suoritettu. Allekirjoita lippu napsauttamalla " Toiminnot " -painiketta ja valitsemalla " Allekirjoita lippu ".
Ensimmäinen merkintä on ilmestynyt, jonka tila on " Käynnissä ".
Näemme myös kuvauksen tehtävästä työstä , eräpäivän , urakoitsijan ja muita hyödyllisiä tietoja. Jos kaksoisnapsautat tätä merkintää, muokkausikkuna avautuu.
Tässä ikkunassa voit muuttaa yllä olevia kohtia, sekä merkitä tehtävän valmistumisen , samalla kirjoittaa tuloksen muistiin tai merkitä sen kiireellisyyden . Mahdollisten virheiden sattuessa voit palauttaa työn hakemuksella jollekin työntekijälle esimerkiksi, jotta toimittaja muuttaa tavaraluetteloa tai etsii halvempia hintoja, jotka voidaan ilmoittaa syyssä.
Suoritetaan tämä työ esimerkiksi valitsemalla " Valmis " -valintaruutu ja kirjoittamalla " Result " ja napsauttamalla sitten " Tallenna " -painiketta.
Nyt voimme nähdä, että tämä työ on saanut tilan " Valmis ".
Alla on toinen artikkeli, jolla on eri " esiintyjä " - ohjaaja. Avataan se.
Asetamme tämän työn palautuksen työntekijälle - Toimittajalle. Palautussyy -kohtaan kirjoitamme, että asiakirjassa on esimerkiksi virheellinen maksutili.
Tallennetaan levy uudelleen.
Nyt voimme nähdä, että asiakirja on palannut takaisin hankkijalle ja johtajan työtila on " Palautettu " ja hankinnan " Käytössä ". Nyt, jotta asiakirja pääsisi takaisin johtajalle, toimittajan on korjattava kaikki virheet. Kun asiakirja on käynyt läpi kaikki vaiheet, se näyttää tältä:
Nyt voit luoda laskun toimittajalle. Tämä tehdään ' toimittajan lasku ' -toiminnolla.
Tilauksen tilaksi vaihtuu ' Odottaa toimitusta '.
Kun tilatut tuotteet on vastaanotettu, ne voidaan siirtää asiakkaalle. Voit tehdä tämän käyttämällä toimintoa " Anna tavarat ".
Lipun tila vaihtuu jälleen, tällä kertaa " Valmis ".
Itse sovellus voidaan tarvittaessa tulostaa Raportti-painikkeella.
Painettu sovellus näyttää tältä:
Katso alta muita hyödyllisiä aiheita:
Universaali kirjanpitojärjestelmä
2010 - 2024
Lataa ohjelma interaktiivisella koulutuksella