USU
››
Programy pre automatizáciu podnikania
››
Program pre kliniku
››
Pokyny pre lekársky program
››
Tieto vlastnosti je potrebné objednať samostatne.
K programu ' Univerzálny účtovný systém ' si môžete objednať modul elektronickej správy dokumentov. Elektronická správa dokumentov vám umožní urýchliť a zjednodušiť prácu s dokumentmi vo vašej organizácii. Vedúci a zodpovedné osoby okamžite uvidia všetky potrebné informácie na akýchkoľvek dokumentoch.
Ponúkame dve konfigurácie pracovného toku. Prvým je papierovanie. Môže sledovať veľa rôznych možností súčasne. Napríklad referencie pre personál a relevantnosť zmlúv pre protistrany.
Existuje aj zásobovací účet. Slúži na nákup tovaru a umožňuje urýchliť proces schvaľovania všetkých žiadostí o nákup.
V oboch prípadoch budú musieť dokumenty prejsť rôznymi zamestnancami organizácie. Objednávka a samotní zamestnanci sa vyplnia v špeciálnom adresári ' Procesy '.
Otvorme tento návod. V hornom module môžete vidieť názov obchodného procesu a nižšie - fázy, ktorými musí tento obchodný proces prejsť.
V tomto príklade vidíme, že „ žiadosť o nákup “ podpíše zamestnanec, potom prejde k podpisu manažéra a riaditeľa. V našom prípade ide o tú istú osobu. Potom dodávateľ objedná potrebné zdroje a prevedie informácie účtovníkovi na platbu.
Pre elektronickú správu dokumentov je to hlavný modul. Prejdite na ' Moduly ' - ' Organizácia ' - ' Dokumenty '.
V hornom module vidíme všetky dostupné dokumenty. Ak potrebujete vyhľadať konkrétny záznam, môžete použiť filtre.
Stĺpce obsahujú množstvo užitočných informácií. Napríklad dostupnosť dokumentu, jeho relevantnosť, typ dokumentu, dátum a číslo, protistranu, pre ktorú je tento dokument vystavený, do akého dátumu je dokument platný. Ďalšie polia môžete pridať aj pomocou tlačidla Viditeľnosť stĺpcov .
Vytvorme nový dokument. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši kdekoľvek v module a vyberte možnosť „ Pridať “.
Zobrazí sa okno Pridať nový dokument.
Predstavme si, že potrebujeme podať žiadosť o dovolenku od zamestnanca. Kliknutím na tlačidlo s tromi bodkami vyberte „ Zobrazenie dokumentu “. Tým sa dostaneme do ďalšieho modulu, kde si môžeme vybrať požadovaný typ dokladu. Po výbere stlačte špeciálne tlačidlo „ Vybrať “, ktoré sa nachádza v spodnej časti zoznamu. Môžete tiež jednoducho dvakrát kliknúť na požadovaný riadok.
Po výbere nás program automaticky vráti do predchádzajúceho okna. Teraz vyplňte zvyšné polia – číslo dokladu a požadovanú protistranu. V prípade potreby môžete vyplniť aj blok ' Časová kontrola '.
Potom stlačte tlačidlo „ Uložiť “:
V module je nový záznam - náš nový doklad.
Teraz sa pozrime nadol a uvidíme okno submodulov.
Pozrime sa na každý z podmodulov podrobnejšie.
' Pohyb ' umožňuje určiť pohyb dokumentu - do ktorého oddelenia a bunky prišiel. Ak to chcete urobiť, musíte pridať položku cez kontextové menu.
Dnešný dátum sa vyplní automaticky. V položke ' Protistrana ' je uvedené, kto dokument doručuje alebo preberá. Môžete zadať aj množstvo, napríklad ak si požičiavate viacero kópií naraz. Bloky „ Vydanie/Pohyb “ a „ Príjem/Pohyb “ sú zodpovedné za vydanie a prijatie dokumentu na oddelenie. Zodpovedajúce položky v tabuľke tiež označujú, v ktorom oddelení bol dokument prijatý a v ktorej bunke bol umiestnený. Označme, že náš dokument prišiel na ' Hlavné oddelenie ' v bunke ' #001 ' a stlačte tlačidlo ' Uložiť '.
Hneď potom uvidíme, že stav nášho dokumentu sa zmenil. Dokument vstúpil do bunky a teraz je k dispozícii. Stav sa tiež zmení, ak do programu nahráte elektronickú kópiu dokumentu, ale o tom neskôr.
Teraz sa pozrime na druhý podmodul - ' Location ':
Zobrazí sa, kde sa nachádzajú fyzické kópie dokumentu. V tomto prípade máme jednu prijatú kópiu a nachádza sa v hlavnej priehradke v bunke #001. Ak vystavíme doklad protistrane, potom sa zmení stav miesta a bude naň ukazovať. Údaje do tejto tabuľky nemôžete zadávať ručne, zobrazia sa tu automaticky.
Poďme na ďalšiu kartu „ Elektronické verzie a súbory “:
Do tejto tabuľky môžete pridať záznam o elektronickej verzii dokumentu. To sa vykonáva pomocou už známeho kontextového menu a tlačidla ' Pridať '.
Vyplňte informácie v tabuľke, ktorá sa zobrazí. V ' Typ dokumentu ' to môže byť napríklad príloha programu Excel alebo formát jpg alebo pdf. Samotný súbor je uvedený nižšie pomocou tlačidla sťahovania. Môžete tiež zadať odkaz na jeho umiestnenie v počítači alebo v lokálnej sieti.
Poďme na kartu ' Parametre '.
V ' Parametre ' je zoznam fráz, ktoré chcete zadať do programu, potom sa tieto frázy automaticky umiestnia do šablóny na správne miesta. Samotná akcia sa vykonáva tlačidlom ' Vyplniť ' umiestneným v hornej časti.
Karta „ Automatické dopĺňanie “ zobrazuje, ktoré frázy boli naposledy zadané pomocou akcie uvedenej vyššie.
Záložka ' Práce na dokumente ' zobrazuje zoznam plánovaných a dokončených prác na vybranom dokumente. Pomocou kontextového menu môžete pridať novú úlohu alebo upraviť existujúcu úlohu.
Povedzme, že váš pracovník si vyžiadal určité položky od dodávateľa, ale nie sú na sklade. V tomto prípade zamestnanec vytvorí požiadavku na nákup potrebných vecí.
Poďme do modulu ' Aplikácie '.
Najprv musíte vytvoriť nový záznam. Na to použijeme akciu ' Vytvoriť požiadavku '.
Automaticky sa do nej nahradia aj údaje o žiadateľovi a aktuálny dátum.
Vyberte položku, ktorá sa zobrazí, a prejdite do spodného podmodulu ' Obsah objednávky '.
Do zoznamu už bola pridaná položka, ktorej množstvo na sklade je menšie ako zadané minimum. V prípade potreby môžete tento zoznam zmeniť počtom a názvom položiek. Ak chcete zmeniť, použite kontextové menu kliknutím pravým tlačidlom myši na položku a výberom položky „ Upraviť “.
Ak chcete pridať nový záznam, vyberte ' Pridať '.
Po pridaní všetkého, čo potrebujete, vyberte kartu „ Práca na požiadanie “.
Všetky plánované a dokončené práce na dokumente budú prezentované tu. Teraz je prázdny, pretože práce sa ešte neuskutočnili. Podpíšte tiket kliknutím na tlačidlo ' Akcie ' a výberom ' Podpísať tiket '.
Objavil sa prvý záznam, ktorý má stav ' In progress '.
Vidíme tiež popis práce, ktorá sa má vykonať, dátum splatnosti , dodávateľa a ďalšie užitočné informácie. Ak na tento záznam dvakrát kliknete, otvorí sa okno úprav.
V tomto okne môžete zmeniť vyššie uvedené položky, ako aj označiť splnenie úlohy, súčasne zapísať výsledok alebo označiť jej naliehavosť . V prípade akýchkoľvek chýb môžete vrátiť prácu na aplikácii pre niektorého zo zamestnancov, napríklad aby dodávateľ zmenil zoznam tovaru alebo hľadal nižšie ceny, čo môže byť uvedené v dôvode.
Dokončite túto prácu napríklad začiarknutím políčka ' Hotovo ' a zadaním ' Výsledok ' a potom kliknutím na tlačidlo ' Uložiť '.
Teraz vidíme, že táto práca získala status ' Dokončené '.
Nižšie je uvedený druhý záznam, ktorý má iného „ umelca “ – režiséra. Otvorme to.
Nastavme túto prácu späť zamestnancovi – dodávateľovi. V ' dôvod vrátenia ' napíšeme, že doklad má napríklad nesprávny účet na platbu.
Záznam opäť uložíme .
Teraz vidíme, že dokument sa vrátil späť obstarávateľovi a stav úlohy riaditeľa je „ Vrátené “ a stav obstarávania „ Prebieha “. Teraz, aby sa dokument dostal späť k riaditeľovi, musí dodávateľ opraviť všetky chyby. Keď dokument prejde všetkými krokmi, bude vyzerať takto:
Teraz môžete vygenerovať faktúru dodávateľovi. To sa vykonáva pomocou akcie ' Faktúra dodávateľa '.
Stav objednávky sa potom zmení na „ Čaká na doručenie “.
Po prijatí objednaných položiek je možné ich previesť zákazníkovi. Na to použite akciu ' Vystaviť tovar '.
Stav tiketu sa opäť zmení, tentoraz na ' Dokončené '.
Samotnú žiadosť je možné v prípade potreby vytlačiť pomocou tlačidla Ohlásiť.
Vytlačená prihláška vyzerá takto:
Ďalšie užitočné témy nájdete nižšie:
Univerzálny účtovný systém
2010 - 2024
Stiahnite si program s interaktívnym tréningom