Порядок ведения путевых листов

Порядок ведения путевых листов

Любой документ имеет свою структуру, которую нельзя менять, это касается и документации, формируемой при транспортировке грузов, только соблюдая порядок ведения путевых листов и делая верные расчеты получится качественно оказать услугу, не вызвав никаких проблем. Бухгалтерия и специалисты транспортных компаний, логистических организаций ежедневно сталкиваются с большим количеством документации, и путевые листы являются неотъемлемой их частью, так как без них нельзя отправить машину в рейс. Поэтому руководители стремятся следить за порядком в организации документооборота и корректности ведения каждой формы, так как понимают негативные последствия от ошибок. Также не стоит забывать, что современные рыночные отношения и рост числа конкурентных компаний диктует свои правила и с каждым годом специалистам приходится сталкиваться с большим объемом данных, что еще больше осложняет их обработку и формирование.

Да и те предприниматели, что стремятся к увеличению доходов с рациональным подходом к расходам понимают, что выгоднее использовать современные технологии, идя в ногу со временем, нежели расширять и без того немалый штат сотрудников. Ведь именно внедрение систем автоматизации уже многим предприятиям помогло выйти на новый уровень и достичь большей прибыльности. Современные информационные разработки в сфере автоматизации бизнес-процессов достигли больших высот и качества, они способны взять на себя большинство рутинных операций, в том числе и привести к единому порядку задачи по ведению путевого листа. Существуют как общие системы учета, так и специализированные программные платформы, ориентированные на определенную отрасль, второй вариант более привлекателен, так как позволяет за меньший срок перейти на новый формат ведения дел.

В качестве такой конфигурации мы хотели бы ознакомить Вас с «Универсальной Системой Учета», она обладает достаточно гибким интерфейсом и широким функционалом, чтобы обеспечить полный спектр инструментов для реализации проектов, в том числе и в логистике. Разработчики смогли создать приложение, которое бы можно было адаптировать и перестраивать под нужды каждого клиента и потребности конкретной организации, поэтому данная программа столь востребована среди предпринимателей из разных отраслей и даже стран. Да, мы сотрудничаем с иностранными фирмами, так как приложение УСУ существует и в международной версии, с подстройкой языка и документальных форм под определенное законодательство. Расстояние не станет преградой для внедрения софта, так как оно может производиться дистанционно, при подключении через всемирную сеть интернет.

Отличительной чертой также является ее ориентированность на простого пользователя компьютера, а значит, Вашим сотрудникам не придется проходить длительные курсы, тратя драгоценное время на обучение, что позволит в кратчайшие сроки перейти на новый формат деятельности. При заказе нашей разработки предварительно производится изучение специфики по ведению дел, порядку построения отделов и подразделений, составляется техническое задание с учетом заявленных требований, пожеланий. Такой индивидуальный подход поможет создать максимально комфортную рабочую среду для каждого специалиста, значительно облегчив выполнение рабочих обязанностей. Чтобы начать работу с путевыми листами и другой документацией потребуется сначала заполнить информационную базу информацией по персоналу, транспортным средствам, клиентам, контрагентам.

Проще всего это сделать путем импорта данных из сторонних файлов, что займет минимум времени и не нарушит внутреннюю структуру. Для обеспечения полноценного порядка ведения путевых листов также необходимо прописать в базе образцы и шаблоны документов, чтобы они соответствовали всем стандартам сферы деятельности. Это касается и построения формул по калькуляции сопутствующих транспортировке расходов, они смогут учесть даже малейшие нюансы, отражающиеся на себестоимости оказываемых услуг. И уже на основе всего комплекта форм, специалисты смогут формировать заявки, делать точные расчеты и за несколько минут подготавливать весь набор документации для сопровождения перевозки материальных ценностей.

Единый порядок в путевых бумагах создаст оптимальные условия для проведения всех работ, не вызывая опасений по возникновению ошибок, неточностей в формулярах. Большая часть строк путевого листа уже будет заполнена автоматически на основании имеющихся в базах сведений, пользователям остается только проверить и добавить информацию, там, где остались пробелы. Автоматизация поможет корректно контролировать всевозможные расчеты по топливным ресурсам, как основному источнику затрат при транспортировке. Программа УСУ позволяет проводить калькуляцию с учетом поправочных коэффициентов, что прописываются в настройках, это означает, что ни одна деталь не будет упущена из виду.

Программные алгоритмы не только помогут с порядком по всем процессам, но и снизят влияние человеческого фактора, фактов использования транспорта в личных целях, сливов бензина. Ведением документации смогут заниматься только те сотрудники, которые получат такие полномочия от руководства, для этого предусмотрено разделение прав доступа к информации и функциям. Так кладовщик не сможет видеть документы бухгалтерии, а логисты соответственно, то, что не касается их должностных полномочий. Такой подход к разграничению видимости позволит ограничить допуск к базам по служебным сведениям.

Эксплуатация программной платформы УСУ поможет реализовать порядок при расчетах и расходовании бензина, ГСМ, что в свою очередь более точно прогнозировать предстоящие расходы и составлять бюджет компании на предстоящий год. Все маршрутные документы хранятся в учетном журнале и уже на его основе можно провести аналитику и вывести отчет. Отчетность станет главным инструментом для руководящего звена, так как поможет оценивать реальные траты на топливо. Помимо этого, имеется возможность оценивать управленческие, кадровые, финансовые аспекты деятельности, сравнивать показатели в динамике и уже на основе этих сведений принимать важные решения по работе транспортного предприятия. Именно комплексным подходом к управлению бизнесом отличается наша разработка, так Вы не только приведете к порядку ведения путевых листов, но и будете контролировать сопутствующие процессы. Только понимание общей ситуации поможет достичь поставленных целей, развитие новых направлений и получение большей прибыли при использовании прежнего количества ресурсов.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора

Это обычно занимает не более 5 минут

Вносите предоплату

Примерно 15 минут

Вам устанавливают программу

Если программа покупается на 1 пользователя - 1 час

Наслаждаетесь результатом

Наслаждаетесь результатом бесконечно :)