Система учета документов в архивах

Система учета документов в архивах

Система учета документов в архивах – это целый комплекс ведения учетных документов в специальных местах хранения базы данных. Учет документов для сохранения всей нужной информации и сведений может вестись в электронной программе учета от разработчиков УСУ. Система учета документов бывает разной и зависит от пожеланий руководства и организации. Главное, что обеспечивает система учета в виде электронной программы – это высокопроизводительное и защищенное управление документами в архиве любых форматов.

Плюс программы системы учета заключается в том, что она оптимизирует работу для всех сотрудников и помогает высвободить ценное время для общения с клиентами и других дел. Как происходит эта оптимизация: система позволяет быстро найти любые документы или копии сканов по всей системе учета, помогает автоматически заполнять документы или переадресовывать их от сотрудника к сотруднику для сверки, подписания бумаг и исполнения. Также одно из главных преимуществ именно электронной системы учета документа в архивах – это избегание человеческого фактора, например, случайных или преднамеренных изменений, ошибок, удалений ценных документов. Ведь одна из важных функций и конфигураций программы – возможность организовать электронный архив документов, который достаточно просто открывается и создается.

Система архивов содержит весь нужный функционал для учета, надежного хранения всех документов, абсолютную конфиденциальность в виде прав доступа, удобных фильтров для поиска информации, а также доступного просмотра электронных документов разных форматов. Таким образом, в системе учета любой сотрудник организации может создавать отдельную подсистему для архива под своим индивидуальным логином и паролем. В этом случае определенный рядовой сотрудник или руководитель компании может видеть ту часть информации об архивах в системе, которая входит в диапазон его полномочий. В системе учета установлен самый необходимый минимум настроек, который включает в себя три блока.

Первый блок программы системы учета – «справочник» – должен быть заполнен первым для начала работы с архивами и хранением документов. В этой части обычно компанией или организацией заполняются виды документов, которые должны идти на сохранение или конвертирование в специальный архивный формат системы, а если у организации есть филиалы, то в данном блоке можно создавать подразделения для них. Далее заполняется второй вид настроек о самих сотрудниках, о нужном объеме работы для каждого работника, выделяемом для этого времени и списке архивов. Основная же повседневная работа в системе учета документов архивов заполняется в «модулях» – это большие блоки учета архивов.

Всего выделяют два основных модуля системы: «контрагент» и «документы». В «контрагентах» создается единая база данных в системе по клиентам и поставщикам, то есть те, кто покупает у компании, и те, у кого покупает сама компания, что помогает руководителю осуществлять контроль над всей организации за все время и помещать нужные договора в архив. Это очень удобно особенно в том случае, когда есть сразу несколько юридических лиц, и их все можно заносить в систему учета. Далее руководителю или доверенному лицу организации при входе под определенным логином в систему становится доступным поиск информации обо всех клиентах во всем архиве, поставщиках, транспортировке буквально по первым буквам имени, контактным данным и другим реквизитам, даже если клиентов в системе учета больше тысяч.

Во втором модуле ведется работа непосредственно с составлением всех нужных документов и договоров, которые далее помещаются в архивы. Указывается тип документа, его номер, дата составления, а также добавляется организация и контрагент из предыдущего модуля. Когда прикрепляется к документу в архивах контрагент, его также можно найти по первой букве любого из фильтров: имя, дата, контактный номер, реквизиты. Для руководителя и рядовых сотрудников открывается функция в системе учета документов в виде прикрепления к созданному и зарегистрированному документу его скан-копии. Как уже говорилось выше, такая конфигурация по учету в архивах позволяет ускорять все рабочие процессы, ведь тогда можно с легкостью найти любой договор, к которому будет прилагаться вся информация, связи с клиентами или поставщиками, все нужные скан-копии за любой период времени.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?