Журнал учета путевых листов в электронном виде

Журнал учета путевых листов в электронном виде

Чтобы организовать бизнес в сфере транспортных и логистических услуг необходимо понимать с какими документами придется сталкиваться ежедневно, предварительно изучить нормативы и законы той страны, где будет осуществляться перевозка грузов, но лучше всего вести различные бланки и журнал учета путевых листов в электронном виде, так как это соответствует всем стандартам и позволяет достичь больших успехов в бизнесе. От грамотного оформления любой документации и составление оптимизированного маршрута зависят понесенные расходы компанией. Одной из основных ролей среди всех документальных форм играют путевые листы, они, по сути, являются отчетом водителя о пройденном пути и понесенных тратах. Как правило, именно здесь возникают сложности связанные с трудоемкостью заполнения формы, вынуждая специалистов тратить очень много рабочего времени на расчеты и внесение данных.

Стоит понимать, что любая неточность может негативно отразится на перевозке, это скажется на отношении заказчика. Практически каждый руководитель сталкивался с подобными ситуациями, и только некоторые из них решили не мириться с положением дел, а найти иные методы введение путевого, маршрутного листа и журналов учета. Недостаточно просто создавать таблицы в электронном виде, так как это не убережет от ошибок и неточностей, гораздо рациональней вести эти задачи в автоматизированном режиме. Сейчас создано много специализированных программ, ориентированных на создание комфортных условий работы в логистике, ведь такой электронный формат позволяет не только заполнять журналы, но и контролировать вносимые данные, производить различные расчеты и проверять соответствие настроенным алгоритмам.

Автоматизированный вид операций позволяет значительно сократить время на принятие решений и наладить эффективное взаимодействие между руководством и сотрудниками. Отказываться от такого электронного помощника весьма нерационально, главное подойти к выбору подходящего для вашей организации софта. Программная конфигурация для ведения журналов по учету путевых листов, созданная командой специалистов USU может стать наиболее оптимальным решением для качественной автоматизации делопроизводственных процессов в логистическом секторе. Называется данное приложение - "Универсальной Системой Учета", потому что она может адаптироваться под любые задачи и потребности предпринимателей, для нее не имеет значения вид собственности, масштаб бизнеса, может найти для себя подходящий комплекс инструментов.

Приложение разработано в соответствии с нормативами и требованиями в сфере логистики, что позволяет решать вопросы контроля координации транспортировок, оптимизировать маршруты и более эффективно управлять всеми процессами в компании. По путевым листам программа создаст единый механизм заполнения, отображения в журнале, что приведет их к общему виду, с учетом имеющихся стандартов. В путевой документации отображается подробная информация по расходам, транспорту, водителям, облегчая тем самым регулирование трат, распределение транспортных средств. Универсальность платформы также заключается в гибкости настроек, поэтому транспортные предприятия, но и другие фирмы, требуется контроль над автомобилями и перевозками смогут найти для себя множество полезных функций.

Еще одним преимуществом нашей разработки является ее наглядный интерфейс, что упрощает работу сотрудникам и переход на электронное ведение документации. Применяемые в разработке технологии дают возможность создать удобные каталоги по журналам и справочником, документооборот на основе базы шаблонов по актам, договорам, ведомостям и другим формам. Сотрудникам не придется каждый раз вносить одни и те же данные, это будет производиться в автоматическом режиме, тем самым облегчая работу и гарантируя отличный результат. Электронный вариант журнала позволяет существенно снизить нагрузку и перераспределить ее на другие более значимые проекты, расширение клиентской базы.

Система не ограничивает объем обрабатываемых данных, поэтому в ней будет комфортно вести деятельность даже с большим транспортным парком, сохраняя при этом высокую производительность. По каждой позиции путевого листа можно настроить уровень отображения сведений по средствам внутренних настроек. Что касается электронного справочника по единицам транспорта, то он будет иметь полное заполнение, которое подразумевает внесение не только стандартных данных, но и прикрепление сопутствующей документации в сканированном виде. Также отдельно можно создать журнал для учета технического обслуживания автомобилей, с контролем сроков их прохождения и со своевременным напоминанием о необходимости данных процедур.

Специалисты отдела логистики в цифровом виде смогут следить за выполнением заявок в режиме реального времени. А внутренние формулы помогут делать точные расчеты по рейсам, нормировать использование топливных ресурсов, следить за остатками ГСМ и многое другое. Такой подход к ведению делопроизводства упростит задачи по обороту документов, так как каждый бланк учета определен во внутреннем реестре. Программа также поможет в построении более рентабельных маршрутов и определении экономических перспектив по оказываемым услугам.

Помимо удобного формата журнала учета путевых листов в электронном виде пользователи смогут оценить возможность заполнять множество других форм, которые имеют отношение транспортным перевозкам. Также персоналу предоставляются инструменты для сортировки сведений и распределение их по выбранным критериям. Но зона доступа для каждого пользователя ограничена его полномочиями, вся работа осуществляется в учетных записях, защищенных паролем и логином. Только руководитель имеет право расширять права видимости для сотрудников, тем самым обеспечивая сохранность служебной информации.

Электронный документооборот не только занимает меньше места, чем бумажный, но и сводит к минимуму риск потери. На случай форс-мажорных ситуаций предусмотрен вариант восстановления справочных баз с использованием резервной копии, которых создается с установленной периодичностью. Разработка программной платформы реализуется с учетом всех особенностей построения внутренних процессов с предварительным анализом потребностей конкретной организации. Процедура внедрения программы не помешает естественному ходу работы и не потребует от вас дополнительных трат, она проходит силами специалистов компании USU. Внедрение и обучение могут проходить не только непосредственно в офисе, но и дистанционно, что очень востребовано для территориально удаленных предприятий.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора

Это обычно занимает не более 5 минут

Вносите предоплату

Примерно 15 минут

Вам устанавливают программу

Если программа покупается на 1 пользователя - 1 час

Наслаждаетесь результатом

Наслаждаетесь результатом бесконечно :)