1. УСУ
  2.  ›› 
  3. Программы для автоматизации бизнеса
  4.  ›› 
  5. Как организовать документооборот
  6.  ›› 
  7. Как организовать документооборот в организации
По мнению 284 организаций рейтинг: 4.9
Оценка
Поддержка стран: Все
Операционная система: Windows, Android, macOS
Назначение: Автоматизация бизнеса

Как организовать документооборот в организации

Быстрый переход.
Что Вы сейчас хотите сделать?

В зависимости от цели посещения данной страницы сайта, Вы можете либо быстро ознакомиться с программным обеспечением для автоматизации своего бизнеса, либо сразу же перейти на страницу цены или контактных данных, чтобы купить продукт.

Если вы желаете ознакомиться с программой, самый быстрый способ - это сначала посмотреть полное видео, а затем скачать бесплатно демо-версию и поработать в ней самостоятельно. При необходимости запросите у технической поддержки презентацию или почитайте инструкцию.

Посмотреть

Попробовать

Купить




Русский   Основной язык программы: РУССКИЙ
Все   Также при необходимости Вы можете найти международную версию нужной программы, которые у нас переведены аж на 96 языков.
Как организовать документооборот в организации

Как организовать документооборот в организации

При большом количестве ежедневно используемых документов часто возникает вопрос, как организовать документооборот в организации так, чтобы этот процесс был наиболее эффективным. Документооборот – это движение документа с момента создания (получения) до полного исполнения (отправки). Для начала нужно организовать форму работы с документацией: централизованная, децентрализованная или смешанная. При централизованной форме работы делопроизводство с момента создания (получения) документа до сдачи его в архив организует одно структурное подразделение (отдел) или назначается ответственное лицо (в небольших компаниях), чаще всего это канцелярия или секретарь (офис-менеджер).

Если организация имеет территориально удаленные структурные подразделения или филиалы используется децентрализованная форма, т.е. каждым подразделением делопроизводство ведется самостоятельно. Наиболее распространенной формой является смешанная, где делопроизводство организуют как центральная служба, так и само подразделение. Не маловажным аспектом при вопросе как организовать документооборот в организации является разработка и внедрение документации, регламентирующей процессы работы с документами: положение об отделе, должностные инструкции с указанием прав, обязанностей и ответственности сотрудников, занимающихся документооборотом, а также инструкции по ведению (создание, оформление, учет, обмен, контроль, хранение).

Всю документацию можно разделить на три документопотока: входящая, исходящая, внутренняя. Все бумаги должны быть зарегистрированы только один раз путем проставления регистрационного номера и даты, что позволит организовать полный учет, обеспечить возможность поиска и контроля исполнения. Исключением являются бланки (рекламные буклеты, поздравительные письма, открытки, газеты и т.д.), которые не требуют исполнения и относятся к нерегистрируемым, их перечень нужно также прописать в инструкции. После регистрации необходимо предварительное рассмотрение поступившей корреспонденции для распределения заместителям руководителя, руководителю или напрямую структурным подразделениям.

При организации документооборота нужно его построить так, чтобы бланк проходил через наименьшее количество инстанций и был невозвратным в те службы, которые ранее с ним уже работали, это позволит пройти кратчайший «путь» в сжатые сроки. Принятые руководителем решения отражаются в резолюции коротким и конкретным текстом, назначается исполнитель с указанием фамилии, инициалов и сроки выполнения. При необходимости указывается должностное лицо, ответственное за контроль. Наиболее затратным по времени в этой цепочке является согласование бланков, перед тем как их подпишет руководитель.

Нужно исключить «ненужных» людей, а оставить только тех чье мнение будет наиболее важно. Также максимально приложить усилия на то чтобы не было возвратов на доработку. Для ускорения процесса необходимо обозначить сроки согласования. После согласования и подписания готовый бланк, письмо или ответ отправляется (на электронный адрес, почтой, курьером) организацией за ее пределы – заявителю, контрагенту, государственному органу и т.д.

предварительно также проставив исходящий номер и зафиксировав дату. Особое внимание необходимо уделить своевременности подготовки ответов на входящую корреспонденцию, т.е. в установленные законодательством сроки, исчисляемые календарными днями. Последним пунктом непрерывного движения документации является сдача в архив для хранения с заполненными сопроводительными описями дел с указанием наименования, количества листов, срока хранения и т.д. Для эффективного управления документопотоком, обеспечения его непрерывного движения с наименьшими временными и материальными затратами возникает необходимость автоматизации документооборота путем внедрения специализированного программного обеспечения. Система электронного документооборота организует прозрачное делопроизводство, обеспечив контроль над документопотоками и повысив исполнительскую дисциплину персонала. Данные, подписанные с помощью электронной цифровой подписи, приравнены к подписанным вручную, и несут юридическую ответственность. Применение электронных документов снизит финансовые расходы организации на печать, передачу, хранение.

  • Ателье

    Ателье
  • Химчистка

    Химчистка
  • Торговое предприятие

    Торговое предприятие
  • Производственная компания

    Производственная
    компания
  • Спортивный центр

    Спортивный центр
  • Логистическая компания

    Логистическая компания
  • МФО

    МФО
  • Медицинское предприятие

    Медицинское предприятие
  • Туристские фирмы

    Туристические фирмы
  • Учебный центр

    Учебный центр
  • Ремонтная мастерская

    Ремонтная мастерская
  • Любая другая организация

    Любая другая
    организация

Отзывы о программе

Возможности контроля и управления документооборотом в организации

Далее представлен краткий перечень возможностей программы Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения список возможностей может меняться.

  • Совершенствование и автоматизация бизнес-процессов;
  • Регистрационный контроль;
  • Параллельное выполнение нескольких действий пользователями;
  • Исключение ошибок в работе персонала;
  • Оперативность исполнения и принятия решений;
  • Возможность организовать удаленный доступ;
  • Информационная безопасность данных;
  • Сокращение времени на обработку, согласование и подписание;
  • Прослеживаемые документопотоки;
  • Исключение необоснованных возвратных движений бланков;
  • Разработка документации, регламентирующей процедуры делопроизводства;
  • Четкая маршрутизация;
  • Результативный и срочный поиск;
  • Классификация свидетельств;
  • Повышение трудовой дисциплины работников;
  • Экономия средств бюджета;
  • Возможность ускоренного взаимодействия подразделений;
  • Создание электронного архива для хранения;
  • Защита от утери;
  • Управление правами доступа пользователей;
  • Искоренение бумажных журналов регистрации.

Скачать программное обеспечение для электронного документооборота

Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

Есть вопросы по демо-версии?
Наша служба технической поддержки Вам поможет!
Напишите или позвоните нам. Контакты здесь.

Чтобы приобрести данную программу, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам или скайпу, либо просто написать письмо. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Установка и обучение: через интернет
Работу выполняют: опытные программисты
Примерно потребуется времени: 1 час, 20 минут



Купить готовую программу


Можно заказать индивидуальную разработку