1. УСУ
  2.  ›› 
  3. Программы для автоматизации бизнеса
  4.  ›› 
  5. Организация документов
  6.  ›› 
  7. Учет документов организации
  8.  ›› 
  9. Организация учета архивных документов
По мнению 742 организаций рейтинг: 4.9
Оценка
Поддержка стран: Все
Операционная система: Windows, Android, macOS
Назначение: Автоматизация бизнеса

Организация учета архивных документов

Быстрый переход.
Что Вы сейчас хотите сделать?

В зависимости от цели посещения данной страницы сайта, Вы можете либо быстро ознакомиться с программным обеспечением для автоматизации своего бизнеса, либо сразу же перейти на страницу цены или контактных данных, чтобы купить продукт.

Если вы желаете ознакомиться с программой, самый быстрый способ - это сначала посмотреть полное видео, а затем скачать бесплатно демо-версию и поработать в ней самостоятельно. При необходимости запросите у технической поддержки презентацию или почитайте инструкцию.

Посмотреть

Попробовать

Купить




Русский   Основной язык программы: РУССКИЙ
Все   Также при необходимости Вы можете найти международную версию нужной программы, которые у нас переведены аж на 96 языков.
Организация учета архивных документов

Организация учета архивных документов

Организация учета архивных документов неотъемлемая часть процессов организации. Организация учета архивных документов в каждой компании строится по-своему, но должны соблюдаться нормы и стандарты, принятые в государственных структурах по организации и хранения документов. Организацию учета осуществляет работник кадровой службы, либо лицо уполномоченное на эту деятельность. Архивные документы являются выражением произведенных операций на предприятии, они могут понадобиться в любой момент для подтверждения каких-либо действий, подтверждения расходов, доходов или прав на определенную собственность.

В учете учитываются особенности ведения деятельности предприятия, управление архивными документами может длиться до 75 лет, все зависит от важности того или иного кейса. Давайте проследим, как осуществляется организация учета архивной документации в обычном предприятии. Каждый работник в процессе своей деятельности совершает операции, которые имеют документальное выражение. По мере истечения отчетных периодов, например, месяца, квартала или года, документы хранятся в папках сотрудников.

Как только заканчивается отчетный период сотрудник отсортировывает бланки и выбирает бланки, которые нужно сохранить, затем по принятым стандартам он сшивает папку, либо сдает на эту деятельность ответственному работнику: секретарю или кадровику. А если компания большая, то может быть предусмотрена вакансия архивариус. После того как архивариус принимает прошитую папку он комплектует папки с похожей специализацией в определенные коробки. Архивное помещение в компании должно находиться в отдельном месте, то есть, для него нужно выделить отдельный офис.

В помещении важно поддерживать специальный температурный режим для того, чтобы кейсы хранились ненадлежащим образом. Также продумываются маршруты движения папок и коробок. Важно, чтобы в помещении было достаточно места для того, чтобы архивариус мог свободно передвигаться внутри него. Как только архивариус укомплектовывает коробки, он сразу же расставляет их в соответствии с продуманным маршрутом или порядком.

Это делается для того, чтобы можно было с легкостью найти коробку, а затем вернуть ее на место. Если какому-нибудь работнику понадобится документ из архива, он направляет запрос на получение папки. В маленьких компаниях это делается гораздо проще, либо сам архивариус предоставляет папку, либо говорит, где она находится в архиве. В больших компаниях архивы большие, а следовательно, и нахождение папок, их количество должно определяться по порядку, установленному архивариусом.

В помощь этому сотруднику может быть внедрена программа, которая поможет разместить по адресам определенные папки. Некоторые компании отказываются от такого вида организации учета документации и сдают свои документы в компании, которые предоставляют подобные услуги. Но это очень неудобно ведь если нужен будет документ придется отправлять запрос, ехать и искать нужные бланки. То есть в этом случае есть определенные сложности.

Другое дело, что современные компании стали все больше переходить на электронный архив и планировать организацию этой деятельности в специальной программе. Например, такой, как «Универсальная Система Учета». В программе можно наладить организацию учета архивных документов, а также продумать маршрут нахождения их в архивном помещении (тех архивных документов, которые необходимы распечатывать). В системе можно хранить электронные данные.

Не все бланки требуют распечатки, некоторые бланки нужны для внутри рабочих операций поэтому именно такие можно хранить в электронном архиве. Электронное хранение данных очень удобная процедура потому, что благодаря нему можно осуществлять быстрый поиск, содержать информацию в одном месте, оперативно передвигаться по различным регистрам, ориентирам, извлекать, импортировать, экспортировать данные. Эти и другие возможности мы готовы предоставить вам для качественной организации учета архивной документации. Система УСУ — это комплексное решение, поэтому помимо учета архивного документооборота можно осуществлять другие учетные операции, планирование, анализ, контроль работы с клиентами, взаимодействие с поставщиками и внешними контрагентами и так далее. «Универсальная Система Учета» - мы поможем вам экономить ваши ресурсы.

  • Торговое предприятие

    Торговое предприятие
  • Производственная компания

    Производственная
    компания
  • Ателье

    Ателье
  • Спортивный центр

    Спортивный центр
  • Химчистка

    Химчистка
  • Логистическая компания

    Логистическая компания
  • Медицинское предприятие

    Медицинское предприятие
  • МФО

    МФО
  • Туристcкие фирмы

    Туристические фирмы
  • Учебный центр

    Учебный центр
  • Ремонтная мастерская

    Ремонтная мастерская
  • Любая другая организация

    Любая другая
    организация

Отзывы о программе

Возможности контроля и управления документами

Далее представлен краткий перечень возможностей программы Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения список возможностей может меняться.

  • В софте УСУ можно продумать организацию учета архивных данных;
  • В программе можно управлять большими потоками информации, распределять ее по электронным реестрам, регистрам, делать выборки, формировать отчеты, выводить данные на печать, экспортировать их, импортировать, пересылать;
  • Мы готовы предоставить вам дополнительные возможности и расширить функциональность стандартной платформы;
  • В программе можно некоторые документы формировать в автоматическом режиме;
  • Доступна работа с шаблонами, благодаря которым вы сможете существенно сократить время работы;
  • Для каждого отдела вы сможете продумать свой документооборот, а также его архивное хранение;
  • Систему можно использовать для управления складской деятельностью, вы сможете внедрить любые принципы по хранению товаров;
  • По любым операциям в системе вы сможете получить документальное выражение;
  • Программа интегрируется с электронной почтой, что позволяет очень быстро пересылать документы и наладить информационную поддержку клиентской базе;
  • В программе можно работать с различными базами организации, проектами, электронными кейсами, вы сможете собирать информацию, хранить ее, использовать активно в работе;
  • Софт может работать как бухгалтерская программа;
  • Через программный ресурс можно активно внедрять управленческие фишки, которые позволят наладить взаимодействие в цепочке «директор – подчиненный»;
  • Отчеты по организации помогают увидеть объективную картину по деятельности в компании;
  • В системе модно управлять учетом различных категорий;
  • На заказ мы сделаем для вас больше, отправьте запрос прямо с нашего сайта;
  • У нас доступны различные сервисы, облегчающие деятельность на расстоянии;
  • Директор организации сможет контролировать работников на удаленке;
  • Скачайте пробную версию прямо с нашего сайта;
  • Усу - организация учета различных категорий, быстро, легко, качественно.

Скачать программное обеспечение для учета документов и договоров

Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

Есть вопросы по демо-версии?
Наша служба технической поддержки Вам поможет!
Напишите или позвоните нам. Контакты здесь.

Чтобы приобрести данную программу, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам или скайпу, либо просто написать письмо. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Установка и обучение: через интернет
Работу выполняют: опытные программисты
Примерно потребуется времени: 1 час, 20 минут



Купить готовую программу


Можно заказать индивидуальную разработку