По мнению 458 организаций рейтинг: 4.9

Поддержка стран: Все
Операционная система: Windows, Android, macOS
Назначение: Автоматизация бизнеса

Подготовка документов в архив организации

Быстрый переход.
Что Вы сейчас хотите сделать?

В зависимости от цели посещения данной страницы сайта, Вы можете либо быстро ознакомиться с программным обеспечением для автоматизации своего бизнеса, либо сразу же перейти на страницу цены или контактных данных, чтобы купить продукт.

Если вы желаете ознакомиться с программой, самый быстрый способ - это сначала посмотреть полное видео, а затем скачать бесплатно демо-версию и поработать в ней самостоятельно. При необходимости запросите у технической поддержки презентацию или почитайте инструкцию.

Посмотреть

Попробовать

Купить

Короткое видео легкой программы для электронного документооборота USU

Смотреть видео

Основной язык программы: РУССКИЙ

Также при необходимости Вы можете найти международную версию нужной программы, которые у нас переведены аж на 96 языков.

Подготовка документов в архив организации

Кто разработчик?

Шкирич Анатолий

Главный программист, который участвовал в проектировании и разработке данного программного обеспечения.

Дата проверки этой страницы:
2024-04-19

Подготовка документов в архив организации

Подготовка документов в архив организации имеет свою специфику и налагает ответственность на предприятие. Как осуществляется подготовка документов в архив организации? Перед отправкой в архив документы ведутся по определенному методу заполнения и ведения, таким образом проходят подготовку. Документы должны отправляться в архив в идеальном порядке.

Почему это важно? Потому что документация может подвергаться проверке со стороны государственных структур. Если она находится в ненадлежащем состоянии это может привести к тому, что на организацию будут наложены штрафы и санкции. Существует определенный порядок подготовки действий к архивации документации.

Первое, подготовка экспертизы по степени ценности документа и личному составу; второе в подготовке, предусматривается степень надобности документов, то есть будут ли они в последствии периодически взиматься из архива для каких-либо нужд; в-третьих, определяется нужна ли подготовка и обработка данных по личному составу; в-четвертых, осуществляется подготовка и проведение описи по каждой папке документов, каждому делу. Архивные папки в процессе подготовки должны быть подвержены переплету или прошивке. Далее по подготовке, архивные дела определяются в коробки для хранения. В каждую коровку вкладывается определенное количество папок.

На каждое дело наклеивается лицевая страница, на которой отражается принадлежность к организации, ее наименование, год в которой она оформлена или какой период она охватывает и так далее. Также немаловажно в подготовке коробки отсортировать по временным характеристикам, например, год, квартал, месяц. Такие коробки нужны для постоянного хранения информации. Перед передачей коробок в архив составляется опись, в которой указывается какое количество коробок, папок, бланков было передано в архив.

Это делается для того, чтобы можно было легко найти документ в архиве. Ясно, что в большом количестве коробок документации очень сложно ориентироваться. Если возможно, в организации осуществляется профессиональная подготовка, система учета папок, коробок, хранение документации. Чтобы документы хранились в организации качественно, важно подготовить офисное помещение.

В нем должны быть предусмотрены определенные показатели влажности и температуры, что позволит в свою очередь сохранять документацию в надлежащем порядке. Комнату для архива нужно оснастить стеллажами, специальными коробками, папками, в которых будет храниться документация. Существует такое понятие как «хранение документооборота у сторонних организаций». Это осуществляется в том случае, если компания не в состоянии предоставить архивное место, в таком случае документы передаются на хранение сторонним организациям.

Для этого заключается договор со сторонней организацией, также осуществляется подготовка описи. Далее формируются коробки, папки, маркируются и передаются по акту приема-передачи. В последнее время стало выгодно использовать электронные архивы. Почему это удобно и выгодно?

Потому что, это существенно снижает затраты компании на подготовку, хранение документации. Где можно организовать электронный архив? В специальной программе, например, такой как «Универсальная система учета». Программа позволяет вести учет различных экономических категорий.

По мере деятельности в программе сформируется электронный архив операций и документов, доступ в которые можно осуществить мгновенно. При этом не нужно распечатывать документы, формировать папки, упаковывать в коробки и подвергать хранению. Система USU разработана для управления основными процессами предприятия. Через программу вы сможете учитывать затраты, доходы, реализовывать свою продукцию, вести учет кадров и других важных процессов в организации. На заказ мы предлагаем много дополнительных функций, обсудив которые вы сможете выбрать для себя нужный пакет функционала. Вам не нужно переплачивать ведь вы будите пользоваться лишь теми функциями, которые действительно нужны вам в вашей профессиональной деятельности. На нашем сайте вы сможете ознакомиться с программой USU и скачать пробную версию. USU - мы поможем вам вести учет на самом высоком профессиональном уровне.

Программой могут пользоваться:

Торговое предприятие
Производственная
компания
Ателье
Спортивный центр
Химчистка
Логистическая компания
Медицинское предприятие
МФО
Туристические фирмы
Учебный центр
Ремонтная мастерская
Любая другая
организация

Видео программы для подготовки документов и передачи их в архив организации

Смотреть видео

Отзывы о программе

Один случайный отзыв

Известные люди о программе УСУ

Мы попросили не просто известных людей высказать свое мнение о нашем программном обеспечении, а именно тех, что считается интеллектуалом, к чьему мнению готов прислушаться каждый наш потенциальный покупатель.

Возможности контроля и управления документами

Далее представлен краткий перечень возможностей программы Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения список возможностей может меняться.

В системе USU можно вести электронный архив документов и по операциям;
В программе можно осуществлять контроль всех производственных процессов компании;
Доступна возможность работать на любом удобном для вас языке и вести учет всех своих филиалов;
Программа настраивается на определенные алгоритмы действий подготовке и хранению информации, а также ее поиску;
Платформа интегрируют с различным оборудованием;
Платформа позволяет оптимизировать все участки учета вашей организации;
В программе можно управлять различными документами;
Директор сможет контролировать своих сотрудников даже если они работают на удаленке;
Для каждого сотрудника можно определить свои права доступа к системе;
Защитить программу от сбоев можно путем резервного копирования данных;
Условия работы софта простые, алгоритмы понятные и легкие для обучения;
Вы сможете управлять входящими, исходящими и внутренними бланками максимально эффективно;
В программу можно внедрить систему напоминаний, позволяющую не упустить важные дела вашей компании;
На заказ мы можем сделать для вас больше, нужно лишь обратиться к нам с запросом;
У нас действует техническая поддержка клиентов;
USU - мы работаем на ваши высокие результаты в деятельности.

Скачать программное обеспечение для учета документов и договоров

Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

Есть вопросы по демо-версии?

Наша служба технической поддержки Вам поможет!
Напишите или позвоните нам. Контакты здесь.

Заказать автоматизацию для подготовки документов и передачи их в архив организации

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.