Журнал контроля мероприятий

Журнал контроля мероприятий

В деятельности организации по проведению праздников и любых массовых событий неотъемлемой частью является корректно заполненный журнал контроля мероприятий, как один из видов документации, регистрирующих проекты и отражающие их детали. В данном журнале ведется учет всех заказов согласно правилам, предъявляемым к данной сфере деятельности, здесь же могут вноситься отметки с пожеланиями, замечаниями и различными показателями. Такой формат документации предполагают стандартную форму, где отражен вид мероприятия, место проведения, количество участников, назначение, а также ответственные за это сотрудники. Сразу после поступления заявки, менеджерам вменяется задача по заполнению журнала, чтобы последующий контроль проходил с использованием точных данных по дате, месту, масштабам и стоимости праздничного или другого события.

Ручной формат регистрации не показывает должный уровень эффективности, так как ошибки вследствие человеческого фактора устранить практически невозможно, особенно если клиентская база и штат растут. Да и время, что сотрудники тратят на заполнение документации, можно было бы направить на непосредственную подготовку к мероприятию или общению с заказчиком. Сложно объединить качество и скорость в работе, но и без этого не получиться достигать высокого уровня сервиса, а значит, и конкурентоспособности. Именно поэтому у руководителей event агентств рано или поздно возникает потребности в приобретении дополнительных инструментов в помощь себе и персоналу, автоматизация становится наиболее приемлемым вариантом для оптимизации процессов.

Современные системы автоматизации могут помочь с контролем любых задач, планированием и реализацией проектов разного масштаба. Программные алгоритмы правильно подобранного софта гораздо быстрее и точнее справятся с заполнением журналов по мероприятиям и с другой документацией, нежели целый штат специалистов. Активное использование современных инструментов может помочь в увеличении доходов за счет нового подхода к взаимодействию с клиентами и обработке данных. Остается только подобрать программу, подходящую по всем параметрам и сложность состоит в том, что на просторах интернета очень широкий ассортимент, но в первую очередь следует обращать внимание на функционал, возможность в кратчайшие сроки освоить и доступную для Вас стоимость.

В качестве одного из подходящих под это описание вариантов хотим презентовать Вам нашу разработку - «Универсальную Систему Учета», программное обеспечение, созданное командой специалистов, которые прекрасно понимают надежды и желания предпринимателей. Система обладает доступным в понимании интерфейсом, поэтому проблем с заполнением журналов и выполнением других обязанностей не возникнет, к тому же большую часть рутинных операций будет производиться в автоматическом режиме. Настройки функционала зависят от особенностей организации по проведению мероприятий, внутренней структуры дел и оказываемых услуг. Индивидуальный подход к программному обеспечению позволит получить в свое распоряжение эффективный инструмент для автоматизации деятельности, учета и контроля над всеми аспектами.

Так как существуют разные журналы по мероприятиям, в зависимости от направления, масштаба и других форм классификации, то и подход к заполнению и контролю меняется, что легко отразить в настройках приложения УСУ. Алгоритмы не допустят того, чтобы сотрудник пропустил какую-либо строку в журнале или ввел неверные по назначению данные, так как под контролем системы окажется любой документ, а часть из них заполняется автоматически на базе имеющихся сведений. Так как снижается степень влияния человеческого фактора, то и количество ошибок и неточностей стремится к нулю, что положительно отразится на качестве последующего учета. Электронный формат ведения журналов по культурным, массовым событиям предполагает однократное внесение информации, последующее их использование в автоматическом режиме.

Программа УСУ также поддерживает импорт файлов, что удобно при необходимости сделать перенос большого объема, не теряя при этом внутреннюю структуру. Программная конфигурация применяет комплексный подход, поэтому помимо ведения журналов контроля мероприятий она наведет порядок по всем направлениям деятельности, взяв на себя мониторинг складских запасов, инвентаря, костюмов и бухгалтерию. Если агентство состоит из нескольких подразделений или филиалов, которые находятся в других районах города, страны или мира, то все они будут объединены в общее информационное пространство, позволяя консолидировать их работу. Сотрудники между собой смогут решать текущие вопросы, используя модуль для обмена сообщениями, встроенным в приложение.

Наличие многопользовательского режима даст возможность специалистам одновременно подключаться к базе, выполнять свои обязанности, при этом исключается конфликт сохранения документов, да и скорость операций не снижается. Каждому зарегистрированному пользователю выдается отдельный логин, пароль для входа в свое рабочее пространство, которое имеет границы по видимости информации и функций, исходя из должности. Никто посторонний не сможет воспользоваться конфиденциальными сведениями или клиентской базой, действия персонала отражаются на экране руководителя, что позволяет вести прозрачный контроль. Таким образом, владелец фирмы по проведению праздников получит инструменты для дистанционного мониторинга проектов и деятельности подчиненных, проверки заполнения документальных форм.

Электронный планировщик событий позволяет поставить задачи и назначить ответственных, с последующим отслеживанием реализации каждого этапа, предварительными напоминаниями. За счет вносимых показаний платформа в автоматическом режиме будет производить калькуляцию, подготовку документов и отчетов, составлять рабочие графики, распределять задания, анализировать параметры спроса и доходности. Все процессы осуществляются на основании настроенных алгоритмов и формул, которые соответствуют стандартам сферы деятельности. Познакомиться с программой УСУ и изучить основные функции, оценить эффективность от возможной автоматизации можно предварительно, скачав демонстрационную версию, которая распространяется бесплатно на официальном сайте, но имеет ограниченный срок использования. Также, посмотрев видео, презентацию получиться узнать о других преимуществах нашей разработки, чтобы понять какие еще перспективы у Вашего бизнеса после приобретения лицензий. А, если ознакомиться с отзывами реальных пользователей, то можно представить каких результатов и в какие сроки достигните Вы. Наши специалисты всегда готовы провести консультацию, ответить на любые вопросы и помочь в выборе оптимального решения для Вашей организации.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора

Это обычно занимает не более 5 минут

Вносите предоплату

Примерно 15 минут

Вам устанавливают программу

Если программа покупается на 1 пользователя - 1 час

Наслаждаетесь результатом

Наслаждаетесь результатом бесконечно :)