Мероприятия контроля

Мероприятия контроля

Организация бизнеса в сфере индустрии развлечений и других массовых событий подразумевает не только выполнение ряда определенных задач, но и мероприятия контроля качества предоставляемых услуг, иначе компания может потерять постоянных клиентов. На долю организатора ложится вся подготовительная, сопроводительная работа, где задействован большой штат сотрудников, и перед руководством стоит непростая цель по контролю каждого сотрудника, отдела при реализации мероприятий. Основные сложности заключаются в том что, менеджеры ведут раздельные клиентские базы, не всегда ответственно относятся к своим обязанностям, не регистрируя факты взаимодействия, результаты переговоров, забывая вовремя связаться для уточнения деталей по мероприятию, что приводит к недовольству контрагента и его уходу к конкурентам. Еще одним фактором, что мешает эффективному контролю, является сама сфера деятельности, которая по своей сути имеет больше творческую направленность, а значит, персонал больше ориентирован на создание сценариев и их воплощение в жизнь, а не на работу с официальными бумагами, отчетностью.

Подготовка договоров, расчеты по мероприятиям и создание сопроводительного пакета документации занимает у организаторов очень много рабочего времени, при этом все равно возникают ошибки. Поэтому организаторам гораздо рациональней передать рутинные задачи программным алгоритмам, специализированным системам, которые могут помочь и в контроле каждого процесса. Сейчас никого не удивишь автоматизацией практически любой сферы деятельности, это уже становится необходимостью, без которой невозможно поддерживать высокий конкурентный уровень. Главное подобрать такой софт, который сможет реализовать все требуемые задачи, оставаясь при этом простым в ежедневном использовании для персонала.

Но, наибольшую результативность показывают те программы, что могут подстроиться под специфику компании, что в случае с агентствами по проведению мероприятий имеет особое значение. «Универсальная Система Учета» имеет все шансы стать тем самым решением, так как благодаря своей гибкости поможет привести к автоматизации любую организацию, помогая в контроле процессов, проведении рутинных операций и ведении единой информационной базы. Программное обеспечение уже много лет существует на рынке компьютерных технологий, большой опыт и собственные наработки позволяют создать такое решение для клиента, которое в полной мере удовлетворит все запросы. Мы применяем индивидуальный подход к каждому заказчику, проводя предварительный анализ внутренней структуры фирмы, составляя техническое задание, где прописаны составляющие функционала, с учетом пожеланий.

Созданный программой УСУ контроль организаторов мероприятий станет надежной базой для управления бизнесом, где за пару минут можно провести проверку, составить отчет на основе актуальных сведений, а значит, принимать своевременные решения. Сама по себе система состоит всего из трех блоков: «Справочники», «Модули», «Отчеты», все они отвечают за разные задачи, но при этом взаимодействуют между собой для решения поставленных вопросов. Структура блоков имеет схожую архитектуру, что дает возможность быстрее адаптироваться к новым инструментам в организации деятельности сотрудникам. После прохождения процедуры внедрения наступает этап настройки алгоритмов, формул и заполнения справочников данными по организации, проще всего это произвести путем импорта. Программа поддерживает большинство известных форматов, поэтому не возникнет проблем с переносом имеющихся документов.

Контроль организаторов мероприятий

База данных по контрагентам подразумевает не просто список с контактной информацией, но и всю историю взаимодействия, прикрепляя документацию, счета, договора. Менеджеры оценят возможность оперативно собирать сведения по определенному клиенту, так как смогут делать предложения по мероприятиям, исходя из прошлого опыта и предпочтений. Для эффективного контроля, руководители получат инструменты для аудита и выведения отчетности по требуемым параметрам, что гарантирует точность информации и принимаемых решений. По реализуемым мероприятиям контроль осуществляется по всем этапам в автоматическом режиме, что позволяет в любой момент получить точные данные, а время тратить на решение вопросов, где имеет значение человек и его творческие способности, что для организаторов является значимой частью работы.

Так, при получении заявки на мероприятие, менеджер по шаблону быстро регистрирует ее в приложении, оставляет комментарии по замечаниям клиента и производит расчет с использованием внутренних формул. Переход к организации события сокращается, так как все нюансы система учитывает в автоматическом режиме, не требуя дополнительных проверок. Софт может самостоятельно распределять задачи и этапы по специалистам, в зависимости от их должностных обязанностей и загруженности. Коллектив будет активно взаимодействовать между собой для решения общих вопросов, используя коммуникативный модуль, встроенный в программу, он выполнен в виде всплывающих сообщений в углу экрана, не мешая выполнять параллельные процессы.

Также эффективному контролю работы персонала способствует созданная между подразделениями и филиалами информационная зона для доступа к базе, а также для получения отчетности, как по каждому отделу, так и в целом по компании. Для организаторов праздников и других массовых событий самым ценным является клиентская база и важно не потерять ее вследствие неполадок с компьютерами, по причине халатности сотрудников или их злонамеренным действиям. Чтобы предотвратить любые из перечисленных сценариев, мы предусмотрели несколько механизмов защиты. Так, руководитель сам определяет, кому из менеджеров предоставить доступ к той или иной информации, функциям, а периодически создаваемая резервная копия поможет восстановить сведения в случае форс-мажора с оборудованием.

Даже вход в приложение можно реализовать только после ввода логина и пароля, которые получают только зарегистрированные пользователи. Потенциал программной конфигурации не ограничивает объемы обрабатываемых данных и количество подключенных пользователей, в любом случае обеспечивается высокая скорость операций. Организаторам развлечений и культурно-массовых событий больше не придется использовать разрозненные приложения или вести бумажные журналы, так как УСУ в одном пространстве создаст условия для продуктивной работы каждого отдела. Бухгалтерия и склад также найдут в приложении ряд удобных опций для облегчения учета и подготовки различной отчетности. Гибкая ценовая политики дает возможность привести к автоматизации даже только начинающее агентство, с последующей модернизацией по мере расширения бизнеса. Если у Вас остались вопросы или есть пожелания, то при телефонной, личной или онлайн консультации наши специалисты ответят на них и помогут выбрать наиболее подходящее решение.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора

Это обычно занимает не более 5 минут

Вносите предоплату

Примерно 15 минут

Вам устанавливают программу

Если программа покупается на 1 пользователя - 1 час

Наслаждаетесь результатом

Наслаждаетесь результатом бесконечно :)