Передача документов в архив предприятия

Передача документов в архив предприятия

Передача документов в архив предприятия - процесс регламентированный, действует по определенному порядку сдачи. Предприятие несет полную ответственность за правильность порядка архивации дел. Перед передачей документов в архиве предприятия должна осуществляться соответствующая подготовка документации. Сотрудник, который осуществляет передачу должен убедиться в том, что кейс не понадобиться в текущей рабочей деятельности.

Как правило, документы для передачи могут создаваться по итогу квартала или отчетного года. Какому-то отделу документы могут не пригодится по истечении этих периодов, но, например, бухгалтерия может постоянно обращаться к подобной документации. Поэтому нужно перед передачей выяснить не понадобиться ли документация. Сдача дел осуществляется в запланированный период отчетности.

Порядок сдачи документов в архив предприятия, следующий этап по порядку передачи заключается в том, чтобы проверить правильно ли скомплектованы дела перед сдачей. Проверить при сдаче — это значит выяснить, нет ли лишних бланков, например, каких-то копий, сканов или ненужных внутренних переписных бланков, нужна только документация, имеющая юридическую силу. Как только сотрудник убеждается в том, что документ действительно имеет информационную точность, он прошивает их по правильному порядку, например, к платежному документу подшиваются счета на оплату и договор, заключенный с конкретным контрагентом. Это значительно оптимизирует поиск, позволяет быстро получать доступ к информации после сдачи дела. Порядок сдачи документов в архив предприятия, далее следующий сдачи передачи: как только папка прошита, приклеивается лицевой лист, содержащий опознавательную информацию о том, какая это папка, к какому отделу относится.

Порядок сдачи документов в архив предприятия

После этого производится опись, находящихся в папке документов и при передаче проверяется порядок и количество. Далее папка под подпись передается архивариусу или сотруднику, который отвечает за архив. Архивариус комплектует дела в коробке и помещает их соответственно задуманной структуризации и положению в архивном помещении. Передача документооборота в архив организации сложное дело, требующее много времени.

Современные предприятия переходят на автоматизацию и все больше хранят документацию в электронном виде. Это позволяет экономить материальные средства, время сотрудников и тратить ценное время на более важные дела. Обслуживание архива тоже занимает немало времени и средств, необходимо выделить целую комнату под архив, поддерживать соответствующую температуру. Электронный документооборот помогает оптимизировать процесс формирования, хранения документации в организации.

Посредством софта от компании УСУ вы сможете быстро организовать такой процесс и начать экономить свои средства. В программе, помимо этого, можно осуществлять учетные функции, а также функции контроля, по планированию и прогнозированию результатов деятельности. Вы сможете сами подобрать пакет функционала, выбрать только то, что нужно именно для вашей организации. Ознакомиться с отзывами можно на нашем сайте, если у вас возникнут вопросы, вы всегда можете с нами связаться, мы постараемся ответить на любой ваш вопрос, касающийся платформы УСУ. Передача документов в архив предприятия теперь не такое хлопотное дело, бумажной документации станет меньше, а значит управлять ею станет гораздо проще. «Универсальная система учета» - Мы работаем, чтобы ваша деятельность была эффективной и оптимизированной.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора

Это обычно занимает не более 5 минут

Вносите предоплату

Примерно 15 минут

Вам устанавливают программу

Если программа покупается на 1 пользователя - 1 час

Наслаждаетесь результатом

Наслаждаетесь результатом бесконечно :)