Excel - Учет инструмента

Учет инструмента в Excel можно организовать как для обычного складского учета, так и для контроля выдачи оборудования сотрудникам. В таблице удобно хранить название инструмента, артикул или инвентарный номер, количество, стоимость, место хранения и другие характеристики. При небольшом количестве позиций Excel позволяет быстро получать информацию об остатках и движении инструмента.

Оглавление:

• Посмотреть видео
• Таблица в Excel
• Недостатки
• Рекомендации
• Прокат инструмента
• Бесплатно скачать Excel-файл

Таблица в Excel

Здравствуйте, дорогие любители экселя! Сегодня мы покажем, как вести учет инструмента.

Причем:

• одним требуется складской учет,
• а другие сдают в прокат.

Рассмотрим оба варианта.

Для ведения складского учета инструментов в Excel достаточно сделать простую таблицу. Ее можно скачать по ссылке под этим видео. Основные колонки:

• Где расположен
• Какой инструмент
• В каком количестве
• Единицы измерения
• И отдельный столбец для любых важных примечаний.

Это план минимум.

Чтобы вам каждый раз не приходилось писать названия инструментов и не допустить путаницы из-за разного написания одного и того же товара, мы на первой вкладке сделали справочник наименований.

А на второй вкладке уже можно будет вести повседневную работу, просто выбирая нужный инструмент из выпадающего списка.

В качестве мест хранения можно указывать, как подразделение, так и подотчетное лицо.

Чем удобен эксель – так это своей простотой и гибкостью! Но именно эта гибкость одновременно является и недостатком.

Недостатки

Если вы, как руководитель, составили такую учетную таблицу и выдали ее сотруднику для заполнения, то вы можете сильно огорчиться. Ведь ваш работник:

• Может спокойно заменить любое количество товара на меньшее значение. И выведенный из учета инструмент без зазрения совести забрать домой. Никаких следов преступления не останется.
• Если у вас есть несколько подразделений, придется вести отдельные файлы. Либо один файл, но его нельзя будет открыть второму сотруднику, пока в нем работает первый.
• Сам работник тоже будет не сильно рад, ведь ручных действий будет довольно много. Особенно легко будет спугнуть только что принятого сотрудника, начав объяснять ему структуру таблиц, связи и формулы.

Рекомендации

Поэтому мы покажем вам еще более удобный вариант – использование специальной программы, которая называется «Универсальная Система Учета». Она такая же универсальная как Excel, только заточена под профессиональную работу с базой данных.

Точно также открываем нужную таблицу. Например, список товаров. Тут при необходимости еще и изображение товара можно прикрепить.

Далее в другой таблице отмечаем передачу инструмента в филиал или в подотчет определенному сотруднику.

Но здесь:

• Есть разграничение по правам доступа. Если не дать возможность что-то делать или видеть, работник не «нахимичит».
• Есть аудит. Даже если вы дали права доступа, можно легко контролировать: кто, когда и что именно сделал в программе.
• Есть визуализация. Для наглядности голому невзрачному тексту можно добавить наглядные изображения.
• Есть анализ. Для составления отчета руководителю не требуется вручную делать сводную таблицу. Просто пару секунд и готов срез по любой стороне вашей деятельности.

Прокат инструмента

И это если вам требуется просто складской учет инструментов. А если вы сдаете их в прокат – то добавляются еще множество проблем:

• знать дату сдачи по каждому клиенту
• наличие нужных инструментов в требуемый день
• наличие залога
• полная ли оплата
• формирования прокатных документов

Программа УСУ это всё тоже охватывает! Есть отдельная версия для прокатного бизнеса. Которая при необходимости еще и уведомления клиентам будет отправлять на электронную почту, через СМС или WhatsApp.

Ссылки на эти две версии программ тоже прикрепили для вас под данным видео. Обращайтесь, поможем! Работаем со всеми городами и странами!

Бесплатно скачать Excel-файл

Вы можете совершенно бесплатно скачать образец Excel-файла, про который говорилось в данной статье и в указанном на этой странице видеоролике. Эксель файл заархивирован, чтобы он занимал меньше места. Поэтому после скачивания необходимо будет сначала его извлечь, а затем уже начать использовать. Все архивные файлы на этом сайте перед загрузкой предварительно проверяются антивирусом.