Система мероприятий

Система мероприятий

Люди во все времена требовали «хлеба и зрелищ», так сказать пищу для ума и души, и если несколько сотен лет назад это были ярмарки, народные гуляния, далее им на смену пришли театрализованные представления и балы, то сейчас разнообразие праздников, концертов и иных видов досуга не счесть, и эта система мероприятий нуждается в контроле со стороны организаторов. Любое мероприятие представляет собой работу команды специалистов разного профиля, часть из которых зрителям и участникам даже не заметна, но она имеет особое значение. Организация концертов, пресс-конференций, дней рождений и других форм событий, с большим количеством участников и гостей, предполагает множество предварительных процессов, чтобы в итоге получить планируемый результат. Вот именно с этими процессами у руководителей предприятий по ведению мероприятий возникают сложности, так как не всегда удается учесть все нюансы и составить точные сметы.

И чем шире штат специалистов, база клиентов и перечень предоставляемых услуг, тем сложнее привести к единому порядку и системе все эти элементы. Но, развитие компьютерных технологий достигло такого уровня, что позволяет автоматизировать любые сферы деятельности, в том числе и организацию разного рода событий, концертов, праздников в event агентствах и схожих по цели компаниях. Бизнес-процессы, которые отнимают много времени можно передать программным алгоритмам. Системы не только быстрее с этим справятся, но и не совершат ошибок, которые присущи людям.

Но, вроде очевидное решение предполагает оперативное внедрение и эффективную работу фирмы, к сожалению, это далеко не так. Для начала следует определиться с формой программы, она может быть общего назначения для приведения к общему механизму основных процессов, или же предпочесть специализированную платформу, где отражена специфика деятельности. Мы же хотим предложить альтернативный вариант, программное обеспечение, которое создается под Ваш бизнес, то есть не придется перестраивать привычный ритм работы. «Универсальная Система Учета» - программное обеспечение, способное адаптировать интерфейс и функционал под определенные потребности.

Компания-разработчик уже давно автоматизирует различные сферы деятельности и фирмы, среди которых значатся и агентства по мероприятиям. Прежде чем специалисты приступят к установке софта проходит этап анализа внутренней структуры предприятия, определение потребностей, составление технического задания с учетом пожеланий клиента. И только согласованная по всем параметрам платформа будет внедрена в организацию. Сама по себе программа состоит из трех модулей, каждый из которых отвечает за определенные задачи, такие как сбор и хранение информации, шаблонов, формул, пространство для активных действий пользователей, комплекс инструментов для подготовки отчетности, на основе анализа деятельности фирмы.

Все они тесно взаимодействуют, чтобы в результате создать эффективный механизм, позволяющий решать поставленные задачи быстро и точно, согласно настроенным алгоритмам. В системе будут работать сотрудники, но каждый в своем рабочем пространстве, вход в которое ограничен логином и паролем, это необходимо для защиты информации от посторонних, определения роли пользователя и его идентификации. Руководитель или владелец учетной записи «main» будет регулировать вопросы видимости сведений и возможность использовать определенные опции для каждого подчиненного. Такой подход поможет ограничить круг людей, взаимодействующих с конфиденциальными данными.

В то же время сотрудник может настроить свой личный аккаунт в программной конфигурации на свое усмотрение, для этого предусмотрено порядка полусотни различных тем оформления и возможность менять порядок вкладок. В самом начале, после установки софта на компьютеры проводится заполнение электронных баз информацией, с этим и будет работать приложение УСУ. Так списки по клиентам, партнерам, персоналу, ТМЦ предполагают создание карточек, где содержится не только стандартное описание, но и прикрепленная документация, изображения, что упростит поиск данных. Формулы расчетов настраиваются также на этом этапе, в них отражается методика определения стоимости услуг, мероприятий, где можно добавить несколько прайсов, категорий заказчиков.

Система автоматически и оперативно сделает необходимый расчет, не упуская ни одной детали, как это было до автоматизации. Документация, присущая организации деятельности компаний по ведению праздников и иных массовых событий будет формироваться, заполняться в автоматическом режиме, на основании образцов, расположенных в базах. Пользователям системы мероприятий достаточно выбрать требуемый формуляр и проверить заполнение, при необходимости внести недостающие данные. Счета, договора, акты и другие формы будут подготовлены намного быстрее, чем при аналогичном ручном заполнении.

Электронное делопроизводство дает возможность отказаться от бумажных версий, бесконечных папок, которые хаотично или по полочкам расположены в офисах, с уникальной особенностью теряться в неподходящий момент. От поломки компьютеров и их сбоев, к сожалению, никто не застрахован, поэтому на такие случаи у Вас будет резервная копия баз для восстановления, что создается с настроенной периодичностью. Если в Вашей компании проходит какая-либо акция или открывается новый филиал, то оповестить клиентов станет минутным делом, используя для этого массовую рассылку по базе адресов. Рассылку можно отправить по электронной почте, сообщение СМС или на viber, что позволит точно, оперативно информировать контрагентов.

Также имеется возможность отправить сообщение о ходе подготовки мероприятия с помощью индивидуальной рассылки. Эти операции занимают минуты и экономят много времени сотрудников. Используя систему учета и управления в своей ежедневной деятельности, получиться значительно, снизить нагрузку на персонал, перенаправить высвободившееся время на привлечение новых клиентов, разработку сценариев, расширение перечня услуг. Порядок, который создаст программа, поможет руководству и специалистам сосредоточиться на основных обязанностях, а не распылять энергию на сторонние действия. А, чтобы владелец бизнеса мог правильно оценивать выполнение планов и следование текущей стратегии развития, предусмотрена опция создания аналитической, финансовой, кадровой и управленческой отчетности. Отчеты формируются оперативно, по выбранным параметрам, с использованием актуальной информации, их можно вывести на экран в виде таблицы, графика, диаграммы. Таким образом, система мероприятий USU станет надежной опорой в ведении бизнеса и достижении поставленных целей, взяв на себя рутинные обязанности.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора

Это обычно занимает не более 5 минут

Вносите предоплату

Примерно 15 минут

Вам устанавливают программу

Если программа покупается на 1 пользователя - 1 час

Наслаждаетесь результатом

Наслаждаетесь результатом бесконечно :)