Как вести учет ГСМ в организации

Как вести учет ГСМ в организации

Как вести учет ГСМ в организации? Нужно установить программное обеспечение «Универсальная Система Учета» на компьютер с операционной системой Windows, загрузить в него информацию о самой организации – активах, ресурсах, организационной структуре, штатном расписании, статьях расхода и источниках дохода, настроить с учетом всех сведений – определить регламент процессов и процедур учета, согласно которому организация будет вести операционную деятельность. ГСМ – это оборотный актив организации, поскольку относится к производственным запасам, и составляет существенную часть расходов, особенно если организация имеет прямое отношение к перевозкам. Экономия организацией ГСМ ведет к снижению расходов и, соответственно, повышению прибыли.

Инсталляция программного обеспечения позволит организации не только снизить потребление ГСМ, но и предотвратить факты хищения ГСМ, исключить возможность несанкционированного использования транспорта, вести эффективный учет затрат на организацию перевозок, сократить многократно время на информационный обмен между разными отделениями, которые участвуют в учете ГСМ прямо или опосредованно. На вопрос «Как правильно вести учет ГСМ в организации?» при автоматизации внутренней деятельности ответит данная статья или постарается ответить, так как термин «правильно» подразумевает точный план действий и такое же точное его исполнение, можно даже сказать, правильное – в рамках утвержденного алгоритма. Чтобы правильно вести учет ГСМ, организация формирует номенклатурный ряд, где будут перечислены все виды используемого топлива с дифференциацией по бренду, марке, виду, поставщику, чтобы обеспечить правильное списание при передаче топлива в работу. Номенклатурный ряд содержит не только ГСМ, но и иные товары, что организация использует в своей деятельности – производственной и хозяйственной, каждой позиции присваивают номер, а весь ассортимент делят на категории, чтобы было удобнее вести поиск аналогичных позиций при отсутствии требуемой. И это правильно, так как не всегда в организации могут быть в наличии нужные наименования. Хотя следует заметить, что программа, которая должна вести учет ГСМ, имеет задачу обеспечить организацию нужным объемом запасов, чтобы та могла вести бесперебойную работу. Далее, для учета ГСМ важно вести контроль над их движением внутри предприятия, для этого формируется база документов первичного учета, куда автоматически сохраняются накладные, оформляемые при поставках ГСМ на склад и при выдаче под отчет. Это тоже правильно, так как одно из требований учета – документальное подтверждение операции, что позволит вести контроль над материальными затратами.

Как правильно вести учет ГСМ в организации

Чтобы точно знать, сколько ГСМ требуется для организации, нужно вести статистический учет. И это правильно, так как дает возможность вести объективное планирование деятельности и расходов. Программное обеспечение ведет статистический учет автоматически по всем рабочим показателям, поэтому известно, сколько ГСМ потребляет каждое транспортное средство, состоящее на балансе, каков средний расход ГСМ за отчетный период в целом, какова динамика его изменения с течением времени – рост или падение. Правильным будет вести не только статистический учет, но и анализ всей деятельности, что тоже входит в обязанность данного ПО.

В конце каждого отчетного периода программа ведет анализ по всем видам работ, материалам, затратам, сотрудникам, клиентам, транспорту и формирует отчеты по всем объектам и субъектам с оценкой эффективности использования, что дает возможность вести более правильную деятельность в следующем периоде, исключив непроизводительные затраты и нецелесообразные расходы, поставив на вид нерадивым работникам, поддержав персональными условиями обслуживания значимых клиентов. Правильным будет обратить внимание, что в данном ценовом диапазоне анализ ведет только ПО УСУ, тогда как другие альтернативные предложения ведут его при более высокой стоимости продукта. Правильным будет обратить еще внимание на отсутствие абонентской платы у ПО УСУ, тогда как другие альтернативные предложения требуют ее. Программу устанавливает сам разработчик, после настройки проводит ознакомительный мастер-класс для будущих пользователей.

Это правильно, так как позволит им сразу перейти к освоению автоматизированной системы, тем более, что она имеет простой интерфейс и удобную навигацию, поэтому доступна всем без дополнительного обучения, но знание программного функционала даст возможность вести корректно операции, что входят в обязанность персонала. В его обязанность входит только одно действие, но зато часто повторяемое – вводить в электронные журналы данные по мере выполнения работ в рамках своей компетенции, т.е. сообщать системе обо всех изменениях в производственной среде. На основании этой информации программа составляет точное описание текущих процессов, дает оценку реальному положению дел, позволяя руководству быть довольным или не очень результатами деятельности. Эта обязанность персонала щедро вознаграждается – чем больше готовых работ зафиксирует сотрудник в электронном журнале, тем выше будет его сдельная заработная плата, так как система ведет начисление по объему выполнения, указанному в журнале.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора

Это обычно занимает не более 5 минут

Вносите предоплату

Примерно 15 минут

Вам устанавливают программу

Если программа покупается на 1 пользователя - 1 час

Наслаждаетесь результатом

Наслаждаетесь результатом бесконечно :)