Организация работы проведения ярмарки

Организация работы проведения ярмарки

Организация работы проведения ярмарки нуждается не только в энтузиазме организаторов, но и в надежной информационной базе, на основе которой можно будет справиться со всеми трудностями. При организации чаще всего возникает проблема информационного характера — сведения недостаточно оперативно поступают в «главный центр», не всегда объективны или их просто не хватает, чтобы держать под контролем все вопросы, связанные с организацией торгового выставочного мероприятия. Ведение работы по организации ярмарки требует учета колоссального количества факторов, внимания при работе с участниками, спонсорами и партнерами, четкого видения целей и выполнения всех намеченных задач в довольно сжатые сроки, отведенные на организацию торговой экспозиции. Эту работу можно облегчить проведением тщательного планирования и разумным распределением общего объема задач между специалистами.

При проведении подготовки к ярмарке лучше использовать специальные программы-планировщики. Вторым этапом организации является работа с участниками. Их нужно оповестить, отправить приглашения на ярмарку, быстро принимать и обрабатывать поступающие заявки, производить корректную предварительную регистрацию. Проведение этой работы также можно облегчить, если организация будет использовать возможности CRM – особых программ для ведения клиентов, не позволяющих забывать ни об одной задаче.

Организация должна точно рассчитать, какие затраты она планирует понести на все работы по проведению ярмарки. Это поможет выяснить адекватный размер взноса за участие. При ведении расчетов также желательно автоматизировать калькуляцию, чтобы исключить любые ошибки. Пр организации должны быть учтены все полные и частичные принятые взносы, траты, проведенные работы по подготовке выставочной площадки и стендов.

Эти действия могут проводить и сами участники, но нередко проведение подготовки, включая техническую ее сторону, является дополнительной услугой со стороны устроителей ярмарки. Ведение подготовки следует максимально ориентировать на запросы и пожелания экспонентов. Организация должна внимательно распланировать работу выставочных дней, сотрудников, обеспечить проведение рекламной кампании, чтобы привлечь на ярмарку как можно больше участников и посетителей. Правильное ведение подразумевает заключение сделок с подрядчиками, ведь экспозицию кто-то должен охранять, убирать, обеспечивать горячее питание и связь. Все это при организации подлежит пристальному контролю и непрерывному учету, проведение которого на бумаге или в табличках на компьютере довольно затруднительно. При такой работе всегда сохраняется риск что-то забыть, упустить, не заметить вовремя, и подобные ошибки, достигнув критической массы, непременно не лучшим образом скажутся на ярмарке, ее престиже и репутации.

Ведение работы по организации ярмарки

Чем масштабнее и крупнее планируется мероприятие, тем более очевидна необходимость сделать ведение автоматизированным. Подобное возможно, если организация будет пользоваться специальным софтом — профильной отраслевой программой автоматизации бизнес-процессов. Такая система облегчит работу, оптимизирует ее, сделает точным и оперативным информационный поток, облегчит проведение планирования, учтет все задачи, выполнение которых необходимо для успешного ведения ярмарки. Программное обеспечение поможет при организации учитывать сроки этапов, распределять поручения между сотрудниками так, чтобы каждое было выполнено тогда, когда требуется.

Система проследит за работой персонала, проконтролирует снабжение, сделки с подрядчиками, проведение распределения ресурсов со склада. Финансовые поступления и расходы на организационные процессы при ведении ярмарки также будут автоматически учитываться. Программа поможет правильно подойти к организации работы с клиентами, облегчит оповещения, коммуникации с ними, автоматизирует расчеты взносов, поможет в проведении предварительной регистрации. Нужные для участников ярмарки или партнеров документы будут автоматически заполнены, благодаря чему ведение мероприятия можно будет осуществить в условиях сниженных издержек.

Для организаций, работа которых связана с торгово-выставочной деятельностью, создана специализированная программа. Ее автор — компания «Универсальная Система Учета». «УСУ» сможет сделать легким и понятным проведение мероприятия любого масштаба, будет одновременно работать с несколькими ярмарками и экспозициями, с любым количеством филиалов фирмы-организатора. Ведение комплексного учета станет делом привычным, что непременно послужит развитию компании.

Многие руководители с опаской относятся к автоматизации, боясь, что работа организации на время внедрения ПО будет нарушена и в коллективе воцарится хаос. Так нередко и случается. Но не с «УСУ». Эта программа внедряется невероятно быстро, легко адаптируется, у нее простой интерфейс, а потому проведение операций в системе не станет затруднительным или сложным ни для кого из персонала. Организаторы ярмарок могут воспользоваться бесплатной демонстрационной версией, попросить разработчиков обращением на сайте показать функционал в рамках персональной презентации. Ведение бизнеса в системе «УСУ» не требует и каких-то значительных затрат, поскольку цена лицензионного издания невысока, а абонентской платы не предусмотрено совсем.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора

Это обычно занимает не более 5 минут

Вносите предоплату

Примерно 15 минут

Вам устанавливают программу

Если программа покупается на 1 пользователя - 1 час

Наслаждаетесь результатом

Наслаждаетесь результатом бесконечно :)