Автоматизированное рабочее место документоведа

Автоматизированное рабочее место документоведа

Контроль и ведение документооборота в крупных организациях занимает определенную нишу в деятельности, так как от корректности заполнения, оформления и хранения многочисленных форм зависит общий порядок, при переводе их в электронный формат потребуется автоматизированное рабочее место документоведа. Использование бумажной документации уже не позволяет поддерживать требуемое качество, к тому же с каждым годом появляется все больше требований к работе компании, которые следует отражать документально. Документоведам приходиться тратить много времени не только на их подготовку, но и на организацию хранения по многочисленным папкам, которые громоздятся на многочисленных полках, шкафах. Найти определенный документ и его место требует немало времени, что в условиях современного темпа жизни просто не приемлемо.

Именно поэтому к рабочему документообороту следует менять подход и облегчить работу документоведу, за счет внедрения специализированных программных алгоритмов, которые переведут все информационные потоки в электронный формат. Автоматизированные механизмы позволят передать часть рутинных процессов программе, в то время как специалисту останется только следить за корректностью заполнения, вносить новые образцы и шаблоны, которые не позволят сотрудникам делать ошибки. Грамотно подобранная программная конфигурация станет помощником для сотрудников, задействованных в документообороте фирмы, так как возьмет на себя часть рабочих обязанностей. Системе гораздо проще хранить формы по местам, регулировать их использование и намного быстрее находить в общей базе.

Создание единого электронного каталога и применение автоматизированных алгоритмов создадут условия для оперативного нахождения документов, достаточно ввести часть названия в специальную строку поиска. Но, найти программу, которая бы могла полноценно автоматизировать деятельность документоведов не так просто, так как в их работе имеются определенные требования к ведению внутренних процессов, что смогут учесть только отдельные системы. Наша компания USU на протяжении многих лет занимается разработкой автоматизированных платформ для различных сфер бизнеса, поэтому прекрасно понимает потребности и желания предпринимателей, пользователей. Потому стараясь учесть все нюансы, мы создали уникальную платформу, которая бы смогла перестраиваться под разные задачи, менять внутреннее наполнение.

«Универсальная Система Учета» смогла помочь в автоматизации многим компаниям по всему миру, так как мы сотрудничаем с иностранными организациями, предоставляя рабочие места с переводом меню и шаблонов. Чтобы не возникало сложностей в эксплуатации приложения, при разработке интерфейса исключались лишние термины, меню структурировалось максимально удобно. Пользователи с минимальными знаниями компьютера смогут наравне с опытными коллегами в кратчайшие сроки освоить автоматизированную платформу, переведя рабочие процессы на новый формат исполнения. Что касается работы документоведа, то система УСУ поможет полностью привести к порядку весь внутренний документооборот организации, предоставив инструменты для подготовки самых разнообразных форм.

Специалисты помогут создать первые шаблоны и образцы, по которым все будут заполнять документацию, а далее пользователи смогут сами пополнять базу, вносить коррективы. Вы можете быть уверены, что уже с первых дней после внедрения каждый бланк будет соответствовать своему месту, и стандартизирован согласно специфике реализуемой деятельности. Разработчики постараются учесть все нюансы процессов при предварительном анализе организации, чтобы отразить их в функционале подготовленного проекта. Рабочую версию софта внедряем мы сами, от Вас потребуется только предоставить доступ к компьютерам и выделить время для обучения сотрудников.

Внедрение и последующие настройки автоматизированного помощника могут проходить не только при личном присутствии на объекте, но и по средствам дистанционного формата. Удаленный вариант также возможен в случае проведения краткого обучающего курса, так как потребует от будущих пользователей только нескольких часов для понимания структуры меню и назначения инструментов. Помимо автоматизированного рабочего места документоведа система способна привести к порядку деятельность каждого сотрудника организации, тем самым формируя комплексный подход. При этом каждый специалист получит отдельную учетную запись, в которой и будет происходить вся работа, но только в рамках занимаемой должности и возложенных обязанностей.

Доступ к данным и опциям регулируется руководителем, что удобно при реализации определенных проектов, где на время можно разрешить использование дополнительной информации. Несмотря на то, что каждый будет находиться на своих местах, они смогут взаимодействовать между собой по средствам встроенного коммуникативного модуля. Сообщения появляются в углу экрана, не отвлекая от основных процессов, но при этом, позволяя согласовать общие проекты, получить разрешение от руководителей, не выходя из кабинета. Документоведам понравится возможность настраивать структуру электронных каталогов, создавать собственный порядок, который соответствует их представлениям об идеальном документообороте.

Программные алгоритмы будут предоставлять сотрудникам подготовленные шаблоны, контролируя заполнение всех строк и исключая вероятность дублирования информации, тем самым значительно облегчая деятельность специалистов. Каждый рабочий процесс и действие контролируются конфигурацией и отражаются в базе под логином пользователя, который служит идентификатором при входе в УСУ. Если у Вас уже перед автоматизацией уже имелись шаблоны, списки и базы, то их перенос займет минимум времени, если воспользоваться опцией импорта, сохраняя при этом порядок содержимого. Автоматизированные процессы предполагают использование различных форматов файлов, что и было учтено при разработке программы.

Но, помимо помощи в организации документооборота платформа окажется полезным для руководящего звена, так как по средствам многообразной отчетности сможет отразить реальное положение дел, используя актуальную информацию. Наличие отчетов в свою очередь создаст условия для оперативного реагирования на внештатные ситуации и определения наиболее выигрышной стратегии развития бизнеса. Системные возможности не ограничиваются автоматизацией рабочих мест и созданием идеального порядка в документации, программа способна организовать комплексный подход, где каждый процесс окажется под контролем. Ознакомиться с другими преимуществами разработки можно при помощи презентации и видео, что расположены на странице. А также рекомендуем воспользоваться тестовым форматом автоматизированного помощника, который позволит на практике оценить вышеописанные опции, легкость управления и навигации. Если возникнут затруднения с выбором функционального наполнения, то наши специалисты при личной консультации или с использованием различных средств для связи, помогут подобрать оптимальное решение под Вашу компанию.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора

Это обычно занимает не более 5 минут

Вносите предоплату

Примерно 15 минут

Вам устанавливают программу

Если программа покупается на 1 пользователя - 1 час

Наслаждаетесь результатом

Наслаждаетесь результатом бесконечно :)