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Grupo de programas: Automatización de negocios
Control sobre la seguridad en una organización
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El control de la seguridad en la organización es una condición muy importante para la gestión de la seguridad de cualquier empresa. Puede construirlo de varias maneras, por ejemplo, confiándolo a una agencia de seguridad de buena reputación o formando su propio servicio de seguridad con un equipo de guardias de seguridad. En cualquier caso, el jefe de una empresa u organización debe garantizar un control adecuado sobre las actividades de seguridad.
El líder de la organización generalmente está ocupado con asuntos administrativos y económicos, y no está disponible para proporcionar control personal sobre las acciones de los guardias. Confiar esto a alguien es una salida aceptable, pero no garantiza que el control reciba realmente toda la atención necesaria. Controlar la seguridad en una organización es un proceso que siempre es más complicado de lo que parece a primera vista. Una buena seguridad significa no solo personas físicamente fuertes que pueden defender a la organización en cualquier situación difícil e incomprensible. Los guardias deben funcionar como un solo mecanismo, de manera armoniosa, clara y constante. Cada empleado del servicio de seguridad o vigilancia de una empresa debe ser capaz de resolver muchos problemas relacionados con la seguridad de la vida y la salud de los empleados, visitantes, la seguridad de la propiedad, la prevención del delito y la delincuencia en la instalación que se le encomiende.
Un guardia de seguridad es una persona que primero se encuentra con invitados y clientes, socios y visitantes. Y no solo la seguridad de la organización, sino también su imagen depende de la claridad con la que cumplan con todos sus deberes. Un buen oficial de seguridad puede dar una consulta inicial cortésmente, dirigir al visitante a la oficina o departamento exacto que se necesita para resolver su problema. Una condición indispensable para el éxito del trabajo debe ser un conocimiento claro de la estructura de los sistemas de alarma, así como el control de las salidas de emergencia y los objetos importantes. El servicio de seguridad debe poder actuar rápidamente, proporcionar primeros auxilios y realizar la evacuación en caso de emergencia.
El control del trabajo del servicio de seguridad y protección de la organización se convierte en un gran bloque de informes para cada acción. Sin tener en cuenta el trabajo, no se puede agregar una comprensión completa de las actividades de los guardias. Dos condiciones son importantes para llevar a cabo actividades claras: planificación correcta y monitoreo constante de la implementación de planes e instrucciones. Esto se puede lograr de varias formas. El primero se conoce desde hace mucho tiempo. Estos son registros en papel. La seguridad mantiene registros, informes de formularios de control para varios tipos de trabajo realizado. Por lo general, se trata de más de una decena de diarios de registro de visitantes y empleados, entrega y recepción de turnos, registro de entrega de llaves y locales bajo protección. Es costumbre prestar especial atención a la conservación de registros de transporte que entra y sale del territorio de la organización. La realización de inspecciones, rondas e inspecciones se registra por separado. El control de la actividad interna incluye un par de docenas de formularios más, en los que se anota la frecuencia de aprobar cursos de actualización, instrucciones, capacitación. Los servicios de seguridad, que se controlan de esta manera, suelen dedicar la mayor parte de su tiempo de trabajo a completar el papeleo.
¿Quién es el desarrollador?
2024-05-10
Video de control sobre la seguridad en una organización
Este video se puede ver con subtítulos en su propio idioma.
El segundo método es aún más problemático. Combina informes en papel y su duplicación en computadoras. De esta forma los datos se almacenan mejor, pero el tiempo requerido para tal control es aún mayor, y el tiempo empleado en este caso no se corresponde con el resultado. La pérdida de información, inexactitudes y omisiones son posibles cuando se monitorea con ambos métodos, ya que las personas se convierten en el vínculo clave en el flujo de datos. Y la gente tiende a cansarse, a cometer errores, a olvidar algo importante. Pero además del papeleo, hay otros problemas. El factor de error humano no implica imparcialidad y, por lo tanto, siempre existe la posibilidad de que los guardias de seguridad acuerden llevar a cabo una conducta ajena, llevar artículos y sustancias prohibidos al territorio de una instalación protegida o sacar algo de la empresa. Estas situaciones, lamentablemente, no se controlan en absoluto, ya que se encuentran en el campo de categorías lejos de llevar registros como la conciencia, el honor, el deber, la adherencia a los principios. ¿Significa esto que el control sobre la seguridad en este asunto es completamente imposible? En absoluto, solo necesita excluir el factor de error humano.
El control se puede realizar sin pérdida de calidad y tiempo si todos los procesos están automatizados. Esta solución fue propuesta por una empresa llamada USU Software. Sus especialistas han desarrollado una aplicación especializada que ayuda a asegurar un perfecto control sobre las actividades de seguridad en la organización. El programa de mantenimiento de registros de seguridad proporciona control interno y externo. Esto significa que se tendrán en cuenta todas las acciones de los empleados y que la calidad de las actividades de seguridad es óptima.
El programa de control liberará al personal de la necesidad de mantener docenas de registros en papel. Todos los informes se generan automáticamente y el personal de seguridad debería poder dedicar una mayor parte del tiempo libre a sus principales funciones profesionales. El propio sistema mantiene registros de turnos de trabajo, turnos, registra el tiempo de entrada en servicio y el tiempo de turno, calcula los salarios si los guardias trabajan a destajo. El software de nuestro equipo de desarrollo se dedica a la contabilidad del almacén, el control de todos los procesos, desde las visitas hasta la llegada de los empleados al lugar de trabajo, desde el envío de mercancías y su retiro hasta la designación de los costos de seguridad en la organización.
El programa creado por nuestros desarrolladores para monitorear la seguridad en la organización funciona con el idioma ruso por defecto, pero en la versión internacional, puedes configurarlo para que funcione con cualquier idioma del mundo. El programa se puede descargar a pedido en el sitio web del desarrollador de forma gratuita. Un período de prueba de dos semanas suele ser suficiente para apreciar plenamente todos los beneficios de la aplicación en términos de establecer un control de seguridad adecuado en la organización. Los desarrolladores pueden presentar de forma remota las capacidades del sistema a los clientes. La instalación de la versión completa también se realiza de forma remota y no requiere tiempo para esperar a un empleado.
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Si una organización tiene cierta especificidad que difiere de los ciclos de producción tradicionales, y la seguridad en dicha organización tiene que realizar tareas especiales, los desarrolladores pueden crear una versión personal del programa que funcionará teniendo en cuenta los matices de la actividad. La aplicación ayuda a monitorear el trabajo del servicio de seguridad en cualquier organización, haga lo que haga. Los centros comerciales, bancos, empresas manufactureras, instituciones médicas y escuelas podrán aplicar el desarrollo en sus actividades diarias con igual eficiencia y beneficio, y se podrán eliminar las dudas sobre la calidad de la seguridad. Se resolverán íntegramente con un programa que no se cansa, no se enferma, y nunca se olvida de nada, con lo que es imposible estar de acuerdo. El software ayuda a mejorar el control sobre el desempeño de los organismos encargados de hacer cumplir la ley, así como a construir el perfecto funcionamiento de una empresa de seguridad.
El programa de control trabaja con cualquier cantidad de información. Los divide en módulos, categorías y grupos convenientes. Los informes y los datos analíticos necesarios se generan automáticamente para cada categoría y grupo. La información se puede ordenar por cualquier solicitud, por ejemplo, por el número de turnos trabajados por el guardia, por visitantes, empleados, por mercancías liberadas fuera de la organización, por fechas, por personas y por cualquier otra categoría. El sistema de control genera automáticamente bases de datos de visitantes, empleados, clientes, socios. Las bases de datos contienen información detallada: información de contacto, datos de tarjetas de identidad, un historial completo de visitas con la indicación de la fecha, la hora, el propósito de la visita. Cualquiera que inicie sesión una vez ingresa inmediatamente a la base de datos y en una segunda visita es reconocido por ella.
El programa de control automatiza el trabajo del puesto de control o puesto de control si hay varios de ellos. Tienen la capacidad de asignar etiquetas y leerlas de credenciales o identificaciones de empleados. Esto ayuda a controlar no solo el trabajo de los guardias sino también la observancia de la disciplina laboral en la organización. Siempre muestra a qué hora llega un empleado en particular al trabajo, lo deja, con qué frecuencia sale del lugar de trabajo para tomar descansos. Puede cargar archivos de cualquier formato al sistema sin restricciones. Por ejemplo, se pueden adjuntar escaneos de documentos de identidad, archivos de video, grabaciones de audio a los datos de los visitantes y empleados de la organización. Se puede obtener información completa para cada uno más adelante. Los agentes de seguridad pueden ver en el sistema de orientación y los identificadores de los delincuentes. Si uno de ellos decide ingresar a la organización, el sistema lo notifica al oficial de seguridad. El programa facilita el seguimiento del trabajo de los propios guardias. El jefe del servicio de seguridad o el jefe de la organización debe poder ver en tiempo real cuál de los guardias está involucrado en la instalación, quién está el fin de semana, qué están haciendo las personas de servicio. Al final del período del informe, el software proporciona datos completos sobre el número de turnos trabajados, las horas, la presencia de logros personales, estos datos se pueden utilizar para resolver problemas de personal y para calcular bonificaciones y salarios.
El sistema de control muestra qué tipos de actividades de seguridad son las principales para la protección de una empresa determinada: proteger a las personas, trabajar con los visitantes, proteger los bienes, escoltar los bienes, auditar y eludir el territorio, las instalaciones u otros. Esto ayuda a redactar instrucciones de manera más competente para los guardias y planificar sus futuras actividades. El programa de control muestra los costos financieros de asegurar las actividades de la unidad de seguridad, toma en cuenta todos los gastos, incluidos los imprevistos. Esto se puede utilizar en
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Control sobre la seguridad en una organización
asuntos de
Optimización de la parte consumible. Con la ayuda del software de nuestros desarrolladores, puede encontrar datos sobre cada visitante o empleado, sobre el tiempo, el propósito de la visita, las acciones para cualquier período de tiempo, ya sea por fecha, período, persona, departamento u otra solicitud. Esto facilita la supervisión y las tareas de las investigaciones internas en caso de que surja una necesidad desagradable.
El sistema une en un espacio de información no solo al servicio de seguridad y su jefe, sino también a los empleados de todos los demás departamentos, talleres, divisiones y sucursales. Esto facilita enormemente la interacción del personal de la organización y la eficiencia de la transferencia de información, lo que incide de inmediato en el aumento de la velocidad de trabajo.
Todos los documentos, informes, estadísticas e información analítica, así como facturas, documentos de pago, diarios contables, se generarán automáticamente. Las personas se ahorran la necesidad de perder su tiempo de trabajo en el papeleo. El gerente puede establecer hitos específicos para generar informes o recibirlos en tiempo real cuando surja la necesidad. Esta característica ayuda al jefe del servicio de seguridad a estar siempre al tanto del estado real de las cosas, al jefe de la organización a construir de manera más competente un control de gestión sobre la empresa y al departamento de contabilidad a ver el estado de las cuentas y utilizar los datos para informes financieros. El programa de control tiene un planificador funcional y conveniente orientado en el tiempo y el espacio. Con su ayuda, a la gerencia no le será difícil formar un presupuesto y planes a largo plazo para el desarrollo de la organización, que el departamento de personal elabore un plan de trabajo y horarios de servicio, y que cada empleado cree su plan de trabajo propio para cada día. Si algo no sale de acuerdo con el plan, el programa lo notifica. La planificación competente y precisa aumenta la eficiencia del uso del tiempo de trabajo, según las estadísticas, en aproximadamente un veinticinco por ciento.
El programa proporcionará automáticamente control sobre la recepción y transmisión de equipos especiales, walkie-talkies, armas y municiones por parte de los guardias. El sistema de nuestros desarrolladores calcula el combustible y los lubricantes y su consumo tiene en cuenta las piezas de automóvil en el almacén y notifica el momento del mantenimiento. Todos los talleres de producción y almacenes de productos terminados también reciben contabilidad de almacén de clase experta.
La integración del programa con cámaras de circuito cerrado de televisión ayuda a los guardias de seguridad a ver los títulos en la transmisión de video, lo que facilitará el control sobre el trabajo de las cajas registradoras, puestos de control y almacenes. El programa de control no permitirá fugas de información. El acceso a él es posible mediante un inicio de sesión personal, que se establece de acuerdo con la autoridad del empleado. Esto significa que la seguridad no verá los estados financieros y el contador no tendrá acceso a la gestión del puesto de control. El programa se puede integrar con el sitio web de la organización y telefonía. Esto abrirá oportunidades adicionales para hacer negocios y construir relaciones únicas con clientes y socios. El sistema del equipo de desarrollo de software de la USU no requiere un técnico especial en el personal para su mantenimiento. El programa de control tiene un inicio fácil, una interfaz simple. Si bien realizar las actividades diarias en la empresa, no será difícil incluso para el personal que está lejos de la información y el progreso técnico. Los empleados pueden obtener una aplicación móvil especialmente desarrollada para sus dispositivos.