Valutazione: 4.9. Numero di organizzazioni: 588

paesi: Tutti
Sistema operativo: Windows, Android, macOS
Gruppo di programmi: Automazione aziendale

Software USU

Sistema di contabilità delle traduzioni

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Il sistema di contabilità delle traduzioni deve essere integrato correttamente in qualsiasi agenzia di traduzione. Il sistema contabile di traduzione dei documenti è una delle sue parti più importanti. Spesso le piccole organizzazioni credono di non aver bisogno di alcun sistema e che i record individuali dell'amministratore e dei traduttori specializzati siano sufficienti per registrare. Sono necessari programmi speciali per le grandi agenzie con numerosi dipendenti. In una certa misura, si può essere d'accordo con questa opinione. Tuttavia, una piccola azienda subirà le conseguenze negative di questo approccio.

Il primo aspetto superficiale è un ostacolo alla crescita e allo sviluppo. Finché l'organizzazione è piccola e ci sono poche persone al suo interno, gestisce i suoi compiti senza problemi. Ma quando ricevi più ordini di grandi dimensioni contemporaneamente, c'è il rischio di annegare in un grande volume di attività. Oppure dovrai disattivare uno dei clienti, il che è negativo sia per il reddito che per la reputazione dell'azienda. Il secondo aspetto è meno ovvio e legato al significato del concetto di sistema. In termini semplici, un sistema è un certo ordine di disposizione di qualcosa. Di conseguenza, il sistema contabile di traduzione è una certa procedura per registrare ordini, compilare documenti, contare il numero di attività completate, ecc. L'accettazione e l'esecuzione degli ordini sono inevitabilmente accompagnate dall'esecuzione delle azioni elencate. Quindi il sistema è sempre lì. Quando parlano della sua assenza, di solito intendono che non è descritta nei documenti pertinenti o che ogni dipendente ha la propria per ogni caso. Questo è ciò che crea problemi.

Chi è lo sviluppatore?

Vediamone alcuni con un semplice esempio. Il piccolo ufficio di traduzione ha una segretaria e due specialisti. Quando il cliente contatta, la segretaria fissa l'ordine, determina i termini e lo trasferisce a uno degli specialisti. Chi è determinato esattamente da un insieme casuale di fattori, come la presenza sul posto di lavoro, la disponibilità alla comunicazione, il numero di ordini che ha. Di conseguenza, il lavoro è spesso distribuito in modo non uniforme. Ad esempio, un lavoratore ha cinque progetti, ma sono piccoli e richiedono circa dieci ore di lavoro complete per essere completati. E il secondo ha solo due testi, ma molto voluminosi e complessi. Ci vogliono venti ore di lavoro per essere completate. Se allo stesso tempo il secondo traduttore è al momento della richiesta del cliente in ufficio o è costantemente disponibile per la comunicazione, allora riceverà un lavoro aggiuntivo. Di conseguenza, il primo è lasciato senza trasferimenti e ha poche entrate, mentre il secondo è molto impegnato, non rispetta le scadenze e talvolta deve pagare una multa. Entrambi i dipendenti sono scontenti.

Ciascuno dei dipendenti in esame ha anche una propria procedura per la registrazione dei documenti. Trasmettono solo informazioni sul completamento del lavoro alla segretaria. Il primo segna solo la ricezione dell'incarico e il fatto del completamento del trasferimento. Possono contare solo il numero di attività ricevute e completate. La seconda nota il fatto della ricezione, il fatto dell'inizio dell'esecuzione tra la ricezione dell'incarico e l'inizio della sua esecuzione, chiarisce i dettagli con il cliente e concorda sui requisiti, il fatto del trasferimento e il fatto di ricevendo la traduzione, a volte, dopo il trasferimento, è necessario rivedere il documento. Cioè, per il secondo dipendente, puoi contare quante attività sono state ricevute, sono al lavoro, trasferite al cliente e accettate da loro. È molto difficile per la direzione comprendere il carico di lavoro del primo dipendente e lo stato dei suoi trasferimenti. E il secondo dedica molto tempo alla contabilità indipendente dei trasferimenti.

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La semplice eliminazione di questi problemi può essere effettuata introducendo un sistema comune e automatizzando la contabilità dei documenti ricevuti. La contabilità delle traduzioni è automatizzata.

Semplice gestione dei documenti dell'organizzazione e della sua rendicontazione. Per l'implementazione, viene utilizzata la funzione "Report". La possibilità di importare ed esportare dati da altri sistemi. La funzione di conversione file consente di utilizzare i dati in diversi formati. Inserimento rapido dei dati durante la contabilità tramite la funzionalità Moduli. Questo rende la gestione veloce ed efficiente. La presenza di funzioni analitiche per il monitoraggio e la gestione di tutte le attività del processo. Automazione e facile ricerca contestuale dei documenti. Il sistema di contabilità delle traduzioni ti consente di trovare rapidamente le informazioni di cui hai bisogno, anche con numerosi testi.

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