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Groupe de programmes: Automatisation des affaires
Comptabilisation des documents de transport
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La comptabilisation des documents de transport dans le logiciel Universal Accounting System est automatique car ils sont générés et enregistrés dans le cadre de la gestion électronique des documents, organisée par l'application, qui est la configuration du logiciel USU. L'application de comptabilité des documents de transport les génère de manière indépendante sur la base des informations affichées dans l'application par ses utilisateurs, parmi lesquels se trouvent des chauffeurs, des techniciens, des coordinateurs et des agents de service automobile, car l'interface simple et la navigation facile de l'application leur permettent de être impliqués dans le travail, même s'ils n'ont pas de compétences ou d'expérience en informatique.
C'est l'une des qualités exclusives de la demande d'enregistrement des documents de transport, puisque les alternatives d'autres développeurs n'impliquent que la participation de spécialistes. Implication du personnel de travail dans la saisie des informations - les données primaires et actuelles obtenues lors de l'exécution des tâches, permettent à l'entreprise de transport d'avoir des informations opérationnelles sur l'état du processus de production et de répondre instantanément à diverses situations d'urgence pouvant survenir pendant le transport de des biens.
Il est connu que le délai de livraison dépend de la qualité de la rédaction des documents de transport, et cette application garantit l'exactitude de leur exécution, à l'aide d'un formulaire spécial pour la saisie des informations sur les marchandises, après avoir rempli l'ensemble du paquet de support et d'accompagnement la documentation pour les services qui s'y intéressent est formée, y compris la comptabilité. Ce formulaire spécial dans l'application pour la comptabilité des documents de transport a un format spécial, qui, d'une part, accélère la procédure de saisie des données et, d'autre part, les relie tous ensemble, assurant la comptabilité avec l'intégralité de la couverture , ce qui augmente son efficacité.
Les champs pour remplir le formulaire ont un menu qui sort des cellules lorsque vous cliquez dessus, qui contient des options de réponses, à partir desquelles le gestionnaire doit sélectionner l'ordre approprié. Si des données primaires sont saisies, la cellule sera automatiquement redirigée vers la base de données, où vous devrez sélectionner l'option souhaitée, et la renverra immédiatement. Ce formulaire contient des informations sur l'expéditeur, la composition de la cargaison, ses dimensions, son poids, le destinataire et l'itinéraire - tout ce qui doit être présent dans les documents de transport pendant le transport, selon les exigences des contrôles routiers.
Tous les documents de transport générés sont enregistrés dans l'application de comptabilisation des activités de transport, y compris le travail du transport et du chauffeur pour comptabiliser la consommation de carburants et lubrifiants et autres frais de déplacement dans le premier cas et le calcul des salaires à la pièce pour la période dans la seconde. En plus de ces documents de transport, l'application génère des feuilles de route pour enregistrer les coûts réels de transport, tandis qu'elles sont remplies par les chauffeurs et les techniciens : les premiers marquent le kilométrage selon le compteur de vitesse avant de rentrer et après, les seconds - le carburant restant dans les réservoirs. Les deux peuvent fonctionner dans un même document sans se chevaucher, ce qui rend les entrées dans une partie distincte du formulaire accessibles à chacun, puisque l'application de comptabilisation des documents de transport prévoit la séparation des droits d'utilisation, en donnant à chacun des zones de travail individuelles en fonction des responsabilités et des compétences.
Il n'y a pas de conflit de sauvegarde des enregistrements, grâce à la présence d'une interface multi-utilisateurs dans l'application comptable, ce qui supprime ce problème de l'agenda. L'établissement des documents de transport suppose par défaut une numérotation continue avec la date du jour, bien que ce paramètre, en théorie, puisse être modifié. La gestion électronique des documents collecte les documents de transport générés, les enregistre dans les registres correspondants et les distribue dans les dossiers nécessaires, les archive à l'issue des tâches et marque où se trouve l'original et où se trouve la copie.
Dans la demande de comptabilisation des documents de transport, il existe une base de données de véhicules, où pour chaque transport, divisé en un tracteur et une remorque, ses propres documents de transport sont présentés - des documents d'enregistrement avec une certaine période de validité. L'application comptable contrôle ces délais, en notifiant à l'avance leur fin imminente, afin que l'échange des documents de transport se fasse à temps. Exactement la même comptabilité est tenue pour un permis de conduire, et avec l'installation d'une application de comptabilité, l'entreprise ne peut plus se soucier de savoir si tout sera documenté lors de l'organisation du prochain vol.
En plus de ce qui précède, des enregistrements sont conservés sur d'autres indicateurs des activités de transport de l'entreprise. Soit dit en passant, la comptabilisation statistique de tous les paramètres importants, sur la base desquels l'entreprise est en mesure de planifier objectivement son travail pour les périodes futures, en tenant compte de l'expérience du passé. La comptabilité d'entrepôt fonctionne, gère l'entrepôt à l'heure actuelle, cela signifie l'annulation automatique du bilan de l'entreprise de tout ce qui a été transféré pour le transport ou la réparation de véhicules. Ce format de comptabilité d'entrepôt vous permet de recevoir des informations précises sur la disponibilité et le nombre d'articles de base dans l'entrepôt à tout moment, pour en savoir plus sur l'achèvement imminent des articles individuels.
Qui est le développeur ?
Akoulov Nikolaï
Expert et programmeur en chef ayant participé à la conception et au développement de ce logiciel.
2024-05-17
Vidéo de la comptabilité des documents de transport
La comptabilité dans l'entreprise de transport compile des informations à jour sur les restes de carburants et de lubrifiants, les pièces de rechange pour le transport et d'autres points importants.
La comptabilité des documents de transport à l'aide de l'application de gestion d'une entreprise de transport se fait en quelques secondes, réduisant ainsi le temps consacré aux tâches quotidiennes simples des employés.
La comptabilité des véhicules et des conducteurs génère une carte personnelle pour le conducteur ou tout autre employé, avec la possibilité de joindre des documents, des photos pour la commodité de la comptabilité et du service du personnel.
Le programme de l'entreprise de transport prend en compte des indicateurs importants tels que: les coûts de stationnement, les indicateurs de carburant et autres.
Les entreprises de transport et de logistique, afin d'améliorer leur activité, peuvent commencer à appliquer la comptabilité dans l'organisation des transports à l'aide d'un programme informatique automatisé.
L'automatisation d'une entreprise de transport n'est pas seulement un outil de tenue des registres des véhicules et des chauffeurs, mais aussi de nombreux rapports utiles à la direction et aux employés de l'entreprise.
Le programme de la société de transport, ainsi que les processus associés au transport des marchandises et au calcul des itinéraires, organisent une comptabilité d'entrepôt de haute qualité à l'aide d'un équipement d'entrepôt moderne.
la comptabilité d'une entreprise de transport augmente la productivité du personnel, vous permettant d'identifier le personnel le plus productif, encourageant ces employés.
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Le programme pour les documents de transport génère des lettres de voiture et d'autres documents nécessaires au fonctionnement de l'entreprise.
Le programme de la société de transport effectue la formation des demandes de transport, planifie les itinéraires et calcule également les coûts en tenant compte de nombreux facteurs différents.
La séparation des droits des utilisateurs prévoit l'introduction d'un code d'accès personnel - un identifiant et un mot de passe le protégeant, qui sont attribués à toute personne admise au programme.
La direction a libre accès à tous les formulaires électroniques afin de suivre les activités des salariés, vérifier la qualité de leurs informations et les délais.
Pour accélérer le processus de contrôle, la direction utilise une fonction d'audit qui met en évidence les zones d'informations qui ont été ajoutées et/ou révisées depuis le dernier rapprochement.
Les informations de l'utilisateur sont enregistrées sous son identifiant, y compris les corrections et les suppressions, afin que vous puissiez toujours savoir rapidement quelles informations sont fausses.
Le programme lui-même contrôle l'exactitude des données, établissant une relation entre elles grâce à des formulaires électroniques remplis par les utilisateurs, # tout mensonge perturbe son équilibre.
Le programme fonctionne en plusieurs langues, sélectionnables dans les paramètres, et génère une documentation différente dans chacune d'elles à la demande, selon le formulaire officiellement approuvé.
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Comptabilisation des documents de transport
Les règlements mutuels peuvent être effectués dans plusieurs devises en même temps, ce qui est pratique en présence de clients étrangers, les formalités administratives sont effectuées conformément aux règles en vigueur.
L'absence de frais mensuels est le choix du développeur, le prix du programme dépend de l'ensemble des fonctions et services qui composent la fonctionnalité, ils peuvent être ajoutés au fil du temps.
L'intégration du système aux équipements numériques ouvre de nouvelles opportunités, améliore la qualité du service client, accélère de nombreuses opérations de travail, y compris en entrepôt.
La compatibilité du système avec le site Web de l'entreprise accélère la mise à jour des données dans les comptes personnels des clients, où ils peuvent suivre l'état de leurs commandes en ligne.
Le programme peut envoyer indépendamment des notifications au client sur l'emplacement de sa cargaison par communication électronique - e-mail ou sms, s'il a accepté de telles informations.
Les communications électroniques sont également utilisées pour une communication régulière avec les clients afin de maintenir l'activité et d'augmenter les ventes - dans l'organisation de divers envois publicitaires.
Les publipostages peuvent être organisés dans n'importe quel format - masse, personnel, groupes cibles, préparé un large éventail de modèles de texte et fonction d'orthographe.
Le programme fournit un rapport sur la qualité des retours après l'organisation des mailings, indiquant le nombre d'abonnés touchés, le nombre de réponses et le nombre de nouvelles commandes.
Un rapport marketing similaire évalue l'efficacité d'autres plateformes publicitaires utilisées pour promouvoir les services, en montrant la différence entre les coûts et les bénéfices.