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Groupe de programmes: Automatisation des affaires
Organisation du travail des véhicules
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L'organisation du travail des véhicules dans le logiciel Universal Accounting System commence par la formation d'une base de transport, qui répertoriera tous les véhicules dont le travail est soumis à la comptabilisation des activités de l'entreprise. Lors de l'organisation de cette base de données, la diffusion des informations est soumise au principe établi dans le fonctionnement du programme d'automatisation, qui est pris en charge dans toutes les bases de données disponibles dans le système comptable automatisé - nomenclature, une base de données unique des contreparties, une base de données des factures et un base de données des commandes, et autres. Selon la structure organisationnelle de toutes les bases d'informations, en haut se trouve une liste générale de ses participants - les véhicules eux-mêmes, en cliquant sur l'un d'eux, des onglets s'ouvrent en bas de l'écran, qui fournissent une description détaillée des caractéristiques individuelles du tracteur et remorque, car lors de l'organisation du travail, ils peuvent être utilisés séparément et la comptabilité ira séparément pour chaque partie.
L'organisation de la comptabilité de l'exploitation des véhicules commence par l'enregistrement de chaque véhicule dans la base de données, pour lequel un formulaire spécial est ouvert, où sont placées toutes les informations sur l'unité de transport - modèle, marque, kilométrage, capacité de charge, autres paramètres techniques , propriétaire. Chaque véhicule a un numéro d'immatriculation, également indiqué sur ce formulaire. Après avoir rempli la fenêtre, les informations sur les véhicules sont automatiquement affichées dans un format ligne par ligne en haut et avec des détails par onglets en bas. Grâce à cette organisation des informations, vous pouvez obtenir rapidement toutes les données sur le véhicule en choisissant l'une des énormes listes et conserver des traces de son travail.
L'un des onglets de la configuration du logiciel pour organiser la comptabilité du travail est lié aux documents d'enregistrement pour le transport - son contenu reflète les périodes de validité de chaque document, à l'approche de la fin desquelles le système notifiera automatiquement la nécessité d'un remplacement anticipé, ce qui est très pratique, car il est probable que les véhicules seront préparés pour le voyage et que leurs documents seront en retard. Cet onglet indique si tous les documents sont disponibles pour l'opération actuelle du véhicule.
La configuration logicielle pour l'organisation de la comptabilité du travail établit automatiquement un plan de production pour l'exploitation des véhicules, où il conserve des enregistrements de leurs activités d'exploitation, fixant la période de mise hors service pour le contrôle technique et / ou la maintenance, dont les termes sont prédéterminés conformément aux normes d'organisation de l'entretien, conformément aux règles établies dans l'industrie du camionnage aux règles d'exploitation des véhicules. Ces périodes sont surlignées en rouge dans le plan de production pour attirer l'attention des logisticiens lorsqu'ils planifient de nouvelles expéditions et recherchent des transports pour celles-ci.
Le paramétrage du logiciel pour organiser la comptabilisation des travaux dans l'onglet (TO) correspondant note l'historique des transports pour les contrôles techniques, les réparations, donne des précisions sur le remplacement des pièces détachées, huile et autres, en notant les dates des travaux et leur nature. C'est pratique, car la biographie du transport compte parfois lors de son choix pour certains types de travail. Également dans cet onglet sont de nouveaux termes de prévention. L'onglet avec l'image du logo du fabricant affichera exactement le plan de production décrit. Un autre onglet enregistre tous les trajets effectués par les véhicules au cours de leur travail dans l'entreprise afin de faire apparaître l'activité de chacun d'eux lors de la comptabilisation du travail.
La configuration logicielle d'organisation de la comptabilité fait apparaître dans le plan de production toutes les actions effectuées par la machine au moment de la demande. Si le véhicule est en maintenance, alors cliquer sur cette période surlignée en rouge fera apparaître une fenêtre avec une description complète des travaux effectués, si le véhicule est en voyage, un clic ouvrira une fenêtre où il sera indiqué si le véhicule est en train de charger ou de décharger, en route - à vide ou avec une charge. Un tel contrôle automatisé de l'organisation du trafic permet de réduire les coûts des conducteurs en minimisant les temps d'arrêt, en réduisant le coût des carburants et des lubrifiants, en éliminant la possibilité de vols non autorisés, en augmentant l'efficacité des opérations de transport en organisant des réglementations strictes en matière de temps, de kilométrage et de consommation de carburant. pour chaque parcours.
Dans le même temps, les conducteurs eux-mêmes peuvent participer à l'organisation des informations primaires et courantes à saisir dans le programme, ce qui accélérera considérablement les échanges d'informations entre les services et permettra à la direction de l'organisation de transport automobile de répondre plus rapidement aux diverses urgences. situations qui surviennent périodiquement sur la route.
Le programme d'automatisation USU dispose d'une interface simple et d'une navigation aisée, ce qui le rend accessible à tous, quel que soit le niveau de compétence de l'utilisateur, même en son absence. L'organisation des activités dans le programme prévoit la restriction de l'accès aux informations officielles dans le cadre des devoirs et du niveau d'autorité des utilisateurs. Par conséquent, chacun reçoit un identifiant individuel et un mot de passe de sécurité, qui sont chargés d'organiser un espace de travail.
Qui est le développeur ?
Akoulov Nikolaï
Expert et programmeur en chef ayant participé à la conception et au développement de ce logiciel.
2024-05-16
Vidéo d'organisation du travail des véhicules
La comptabilité dans l'entreprise de transport compile des informations à jour sur les restes de carburants et de lubrifiants, les pièces de rechange pour le transport et d'autres points importants.
La comptabilité des véhicules et des conducteurs génère une carte personnelle pour le conducteur ou tout autre employé, avec la possibilité de joindre des documents, des photos pour la commodité de la comptabilité et du service du personnel.
La comptabilité des documents de transport à l'aide de l'application de gestion d'une entreprise de transport se fait en quelques secondes, réduisant ainsi le temps consacré aux tâches quotidiennes simples des employés.
L'automatisation d'une entreprise de transport n'est pas seulement un outil de tenue des registres des véhicules et des chauffeurs, mais aussi de nombreux rapports utiles à la direction et aux employés de l'entreprise.
Le programme de la société de transport, ainsi que les processus associés au transport des marchandises et au calcul des itinéraires, organisent une comptabilité d'entrepôt de haute qualité à l'aide d'un équipement d'entrepôt moderne.
Le programme de l'entreprise de transport prend en compte des indicateurs importants tels que: les coûts de stationnement, les indicateurs de carburant et autres.
la comptabilité d'une entreprise de transport augmente la productivité du personnel, vous permettant d'identifier le personnel le plus productif, encourageant ces employés.
Le programme de la société de transport effectue la formation des demandes de transport, planifie les itinéraires et calcule également les coûts en tenant compte de nombreux facteurs différents.
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Le programme pour les documents de transport génère des lettres de voiture et d'autres documents nécessaires au fonctionnement de l'entreprise.
Les entreprises de transport et de logistique, afin d'améliorer leur activité, peuvent commencer à appliquer la comptabilité dans l'organisation des transports à l'aide d'un programme informatique automatisé.
La nomenclature présentée dans le programme divise tous les articles de base en différentes catégories, selon la classification généralement acceptée, pour une recherche rapide des articles.
Chaque article a un numéro de liste de stock et ses propres paramètres commerciaux, y compris l'article, le code-barres, la marque, afin qu'il puisse être distingué des produits similaires.
Tous les stocks de l'entrepôt sont gérés par une comptabilité d'entrepôt automatisée, signalant rapidement les soldes actuels, notifiant l'achèvement et débitant automatiquement du bilan.
Chaque mouvement d'articles de base est documenté, établissant des factures en temps opportun, elles sont générées automatiquement lors de la spécification de la position, de la quantité, de la base.
Les factures forment leur propre base de données, ont un numéro et une date, et peuvent être rapidement trouvées dans une liste énorme, où elles sont divisées par statut et couleur pour une recherche visuelle.
Parallèlement aux factures, une base de commandes similaire est formée, où les commandes des clients sont stockées, reçues pour le transport ou une erreur de calcul, elles sont également distinguées par statut par couleur.
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Organisation du travail des véhicules
Dans la base de commande, le statut indique le degré d'exécution et change automatiquement dès que l'information du chauffeur sur la prochaine étape de livraison est placée dans le système, en changeant la couleur.
Le gestionnaire peut suivre visuellement l'état des commandes par la couleur de l'application ; à la fin de la livraison, une notification automatique est envoyée au client que la cargaison a été livrée au destinataire.
Le client recevra des notifications régulières de chaque emplacement de la cargaison, s'il a accepté d'être informé, ce qui est obligatoirement noté dans le profil de la clientèle.
Le programme dispose d'une base de données unique de contreparties au format d'un système CRM, où tous les clients et fournisseurs sont également divisés en catégories, en fonction de leurs besoins.
Ce format de la clientèle augmente la qualité de l'interaction et la régularité des contacts avec eux, ce qui entraîne une augmentation des ventes, et le choix des catégories est fait par l'entreprise elle-même.
Pour maintenir la régularité des contacts, la communication électronique est utilisée sous forme de courrier électronique, le sms est l'envoi de documents, informant sur les commandes et organisant des envois publicitaires.
Pour maintenir une communication efficace entre les employés des différents services, un système de notification interne est utilisé qui fonctionne sous la forme de fenêtres pop-up.
La base de clients contient tout l'historique des relations avec chacun - dès l'inscription, une archive de documents pouvant être facilement rattachés à un profil, un plan de travail et des informations personnelles.
Le programme fournit un ensemble spécifique de rapports analytiques, y compris l'analyse du personnel, des transports, du travail effectué, des flux de trésorerie, des bénéfices et des coûts.