Bewertung: 4.9. Anzahl der Organisationen: 565

Länder: Alles
Betriebssystem: Windows, Android, macOS
Gruppe von Programmen: Geschäftsautomatisierung

Software USU

Tabellenkalkulationen für einen Übersetzer

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Tabellenkalkulationen für Übersetzungsdienste können sowohl einfach als auch Teil eines komplexeren Systems sein. Einfache Tabellenkalkulationen werden normalerweise in kleinen Organisationen verwendet, deren Management ein spezialisiertes Programm für teuer und unnötig hält. In solchen Unternehmen wird am häufigsten eine allgemeine Tabelle erstellt, in der der gesamte Inhalt der Übersetzerdienste eingegeben werden soll. In der Praxis geht die Arbeit damit in eine der folgenden Richtungen.

Erste Richtung. Alle Mitarbeiter versuchen ehrlich, ihre Daten einzugeben. Darüber hinaus hat jeder von ihnen seine eigene Vorstellung davon, was und in welchem Format dort aufgenommen werden soll. Um Einträge zu erstellen, die für verschiedene Personen bequem und verständlich sind, werden der Tabelle zusätzliche Felder hinzugefügt. Nach einiger Zeit sind die Informationen nicht mehr sichtbar, und die Verwendung der automatischen Suche erlaubt keine unterschiedliche Schreibweise derselben Daten. Da diese Informationen für die Arbeit erforderlich sind, beginnt jeder Mitarbeiter mit der Pflege seines eigenen Tabellenkalkulationsdokuments, wobei Datensätze aus der Haupttabelle teilweise dupliziert werden.

Wer ist der Entwickler?

Im zweiten Fall ignorieren Übersetzer die allgemeine Tabelle, um Zeit zu sparen und individuelle Tabellen zu erstellen. Oft lokal, auf Ihren eigenen Computern, Laptops oder Tablets. Das Management erfordert eine regelmäßige Berichterstattung, um das Gesamtbild der Servicebereitstellung zu sehen. Und die Mitarbeiter versuchen, das Schreiben zu vermeiden, um keine zusätzliche Zeit zu verschwenden.

Mal sehen, wie sich diese Situation am Beispiel eines kleinen Unternehmens entwickelt. Es hat zwei reguläre Angestellte und eine Sekretärin. Bei einem großen Auftrag sind Freiberufler beteiligt. Anfragen nach Übersetzerdiensten werden über verschiedene Kanäle und an verschiedene Mitarbeiter gestellt. Der Großteil geht per Telefon oder E-Mail an die Sekretärin. Ein anderer Teil der Kunden, in der Regel auf Empfehlung von Stammkunden, kontaktiert die Übersetzer direkt über E-Mail und Telefon über soziale Netzwerke. Die Sekretärin registriert den Antrag sofort in einer Tabelle und leitet ihn dann an die Darsteller weiter. Übersetzer geben Informationen ein, wenn es ihnen passt. Dies kann zum Zeitpunkt des Eingangs der Bestellung geschehen, zu dem Zeitpunkt, an dem die Arbeit des Übersetzers bereits begonnen hat, oder sogar dann, wenn die Aufgabe bereits fertig ist und die Zahlung erfolgen muss.

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Daher weiß der Sekretär nie genau, wie viele Serviceanträge eingegangen sind, wie viele sich in der Ausführungsphase befinden und wie viele tatsächlich abgeschlossen, aber noch nicht ausgestellt wurden. Dies führte mehrmals dazu, dass Aufträge angenommen und nicht mit Arbeitsmitteln ausgestattet wurden. Die Mitarbeiter führten Aufträge aus, die privat erhalten wurden und nicht in der allgemeinen Tabelle enthalten sind. Manchmal müssen Sie aus Dringlichkeitsgründen Freiberufler mit einer höheren Rate einstellen oder sich weigern, bereits akzeptierte Übersetzerarbeiten auszuführen. Das Management versucht normalerweise, das Problem zu lösen, indem es die Übersetzer auffordert, täglich über den Status ihrer Dienste zu berichten. Der Eigentümer und Direktor der Agentur erhielt Informationen, die irrelevant sind und mit großer Verzögerung versehen wurden. Es war unmöglich, auf dieser Grundlage wirksame Entscheidungen zu treffen. Je länger die Agentur bestand, desto mehr Probleme traten auf, die mit der Unfähigkeit verbunden waren, vollständige Informationen rechtzeitig zu erhalten. Infolgedessen wurde beschlossen, die Verwendung einfacher Tabellenkalkulationen aufzugeben und ein spezialisiertes System zu implementieren. Darin wurden Tabellenkalkulationen für Übersetzerdienste zu einem einzigen Komplex verknüpft. Damit war das Problem gelöst.

Es wird eine gemeinsame Datenbank erstellt, in der alle erforderlichen Kontakte und andere wichtige Parameter eingegeben werden. Alle Mitarbeiter des Unternehmens verfügen über die aktuellen Informationen, die zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlich sind. Aufgaben werden automatisch erledigt und abgerechnet.

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