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Groupe de programmes: Automatisation des affaires
Comptabilité d'utilisation des véhicules
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La comptabilisation de l'utilisation des véhicules dans le logiciel Universal Accounting System est organisée en mode automatique, lorsque les employés de l'entreprise de transport n'ont besoin que de saisir en temps voulu des données sur le moment où l'utilisation spécifique a eu lieu, le type de véhicule qu'il s'agissait - marque et modèle , numéro d'enregistrement d'État, qui était responsable de cette utilisation, combien de temps y a été consacré. Le reste du travail est effectué par un journal de bord automatisé pour enregistrer l'utilisation des véhicules - c'est la configuration logicielle de l'USU pour automatiser ce type de comptabilité.
Chaque propriétaire de véhicule est obligé de tenir un journal d'utilisation du véhicule lors de l'organisation des activités de transport, il existe donc une forme généralement acceptée d'un tel journal d'utilisation du véhicule, mais il n'est pas standardisé et peut être modifié par l'entreprise elle-même afin d'optimiser la comptabilité interne en en ajoutant des informations supplémentaires sur chaque utilisation. Grâce au carnet d'utilisation, un contrôle est établi non seulement sur les véhicules, mais également sur le travail des conducteurs afin de se conformer aux exigences de leur régime de travail.
Grâce au journal d'utilisation automatisé, l'entreprise dispose à tout moment des données de chaque véhicule et d'un rapport complet pour le quart de travail, identifie les temps d'arrêt des véhicules et en découvre les causes. Le journal d'utilisation confirme que le conducteur a reçu le véhicule en bon état et une feuille de route complétée avec la tâche.
Le carnet d'utilisation du véhicule automatisé est disponible pour être rempli par plusieurs spécialistes responsables de leur domaine d'activité. Le logisticien assigne le véhicule pour effectuer un certain déplacement, le technicien confirme son état de fonctionnement, le conducteur assume les obligations pour son utilisation efficace. Les informations pour chaque vol sont stockées dans un onglet spécial, où les données calculées sur tous les coûts du vol sont déjà fournies - consommation de carburant, entrées payées, indemnités journalières, stationnement. A la fin du voyage, des valeurs réelles seront ici ajoutées pour comparaison avec les valeurs normatives.
Le conducteur enregistre les lectures du compteur de vitesse avant d'entrer dans la route et au retour de celle-ci, en le notant sur la feuille de route, qui a également un format électronique. Sur la base du kilométrage, la consommation de carburant est déterminée en tenant compte de la marque du véhicule - normalisée, qui peut être déterminée par l'entreprise elle-même ou tirée de la base réglementaire et méthodologique intégrée dans la structure du journal d'utilisation du véhicule, au à la fin du voyage, le technicien peut indiquer le carburant restant dans le réservoir dans la feuille de route, fournissant ainsi la quantité d'utilisation réelle de carburants et de lubrifiants.
Chaque véhicule a une description complète de ses paramètres de production et de son état technique, présentée dans la base de données de la flotte de véhicules formée par le journal d'utilisation, où les véhicules sont divisés en tracteurs et remorques, chaque moitié a ses propres informations, y compris la marque. Les informations comprennent une liste des vols effectués par le véhicule pendant toute la période de travail dans l'entreprise, l'historique des inspections techniques et des réparations, où toutes les pièces de rechange effectuées et la prochaine période d'entretien seront indiquées, les périodes de validité des documents d'enregistrement seront également être indiqués afin d'effectuer leur échange en temps opportun.
Dès que la date limite approche, le journal d'utilisation en informera, de sorte que l'entreprise n'a pas à se soucier de la validité des documents de transport et des permis de conduire, dont le contrôle est établi par le journal dans une base de données similaire pour les conducteurs, où les qualifications de chacun, l'expérience de conduite générale, l'expérience de travail sont notées. dans cette entreprise, récompenses et pénalités.
Dans le journal de bord, certaines de ces informations sont affichées dans le calendrier d'utilisation des véhicules, appelé production, où un plan de travail est établi pour chacun d'eux et la période d'arrêt pour entretien est notée. Selon ce plan, un carnet de bord est rempli, les données sur les vols doivent correspondre, puisque le calendrier de production est un document prioritaire, le carnet est un document secondaire, confirmant l'achèvement des travaux dans les délais.
La comptabilité des véhicules, étant automatisée, augmente l'efficacité d'utilisation de la flotte de véhicules conformément à toutes les exigences de son état technique et de son régime de travail, tandis que l'entreprise ne perd pas le temps de ses employés sur ces activités, réduisant ainsi les coûts de main-d'œuvre et optimisant communications internes, ce qui conduit à l'échange instantané d'informations entre les différentes divisions structurelles et, par conséquent, à la solution rapide des problèmes émergents.
Qui est le développeur ?
Akoulov Nikolaï
Expert et programmeur en chef ayant participé à la conception et au développement de ce logiciel.
2024-05-17
Vidéo de la comptabilité d'utilisation des véhicules
Le système automatisé améliore la qualité de tous les types de comptabilité, y compris la comptabilité de gestion et financière, car il fournit un rapport complet sur les ressources impliquées dans tous les processus de production. Une telle analyse régulière des activités permet d'effectuer un travail en temps opportun sur les erreurs et d'augmenter ainsi les profits.
L'automatisation d'une entreprise de transport n'est pas seulement un outil de tenue des registres des véhicules et des chauffeurs, mais aussi de nombreux rapports utiles à la direction et aux employés de l'entreprise.
la comptabilité d'une entreprise de transport augmente la productivité du personnel, vous permettant d'identifier le personnel le plus productif, encourageant ces employés.
Le programme de la société de transport, ainsi que les processus associés au transport des marchandises et au calcul des itinéraires, organisent une comptabilité d'entrepôt de haute qualité à l'aide d'un équipement d'entrepôt moderne.
La comptabilité dans l'entreprise de transport compile des informations à jour sur les restes de carburants et de lubrifiants, les pièces de rechange pour le transport et d'autres points importants.
Le programme de l'entreprise de transport prend en compte des indicateurs importants tels que: les coûts de stationnement, les indicateurs de carburant et autres.
La comptabilité des véhicules et des conducteurs génère une carte personnelle pour le conducteur ou tout autre employé, avec la possibilité de joindre des documents, des photos pour la commodité de la comptabilité et du service du personnel.
Le programme pour les documents de transport génère des lettres de voiture et d'autres documents nécessaires au fonctionnement de l'entreprise.
Les entreprises de transport et de logistique, afin d'améliorer leur activité, peuvent commencer à appliquer la comptabilité dans l'organisation des transports à l'aide d'un programme informatique automatisé.
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Le programme de la société de transport effectue la formation des demandes de transport, planifie les itinéraires et calcule également les coûts en tenant compte de nombreux facteurs différents.
La comptabilité des documents de transport à l'aide de l'application de gestion d'une entreprise de transport se fait en quelques secondes, réduisant ainsi le temps consacré aux tâches quotidiennes simples des employés.
Les communications internes entre les différents services de production sont prises en charge par un système de notification - toutes les parties intéressées reçoivent des messages contextuels.
Lorsque vous cliquez sur un tel message, une transition active vers le document de discussion est effectuée, accessible à tous les participants, et chaque changement est accompagné du message.
L'unification des formulaires électroniques dans lesquels travaillent les utilisateurs permet d'accélérer la saisie des informations, puisqu'ils n'ont pas besoin de les reconstruire dans des formats différents lors d'un changement de tâche.
Lors de l'acceptation d'une commande, une fenêtre spéciale s'ouvre, dont le remplissage fournit un ensemble de documents d'accompagnement pour la cargaison, compilés automatiquement sur la base des données.
En plus du forfait lui-même, tous les autres documents relatifs aux prestations liées au transport, y compris les relevés comptables et les factures diverses, seront automatiquement établis.
Le programme génère automatiquement absolument tous les documents de l'entreprise, tandis que leur exactitude et leur conception sont entièrement conformes à l'objectif et aux règles existantes.
Le programme effectue indépendamment tous les calculs, ce qui est rendu possible en mettant en place le calcul de chaque opération de travail, en tenant compte des normes de la base de l'industrie.
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Comptabilité d'utilisation des véhicules
Calcul du coût d'un vol effectué, rationnement de la consommation de carburant, calcul du bénéfice de chaque voyage - tout cela se fait automatiquement au fur et à mesure de la saisie des informations.
En outre, il existe un calcul automatique du salaire à la pièce pour l'utilisateur sur la base des informations enregistrées dans ses formulaires de déclaration électroniques pour le volume de travail.
Lors de l'exécution des opérations et de leur absence dans le système, aucune régularisation n'est effectuée; ce fait motive le mieux l'utilisateur à ajouter des informations en temps opportun.
Les travaux de réparation nécessitent la disponibilité de pièces de rechange. Par conséquent, une gamme de nomenclatures est formée, qui répertorie tous les articles de base utilisés par l'entreprise dans l'organisation du travail.
Chaque mouvement de marchandises est documenté par des lettres de voiture, elles sont automatiquement compilées lors de la spécification du nom, de la quantité, de la base de transfert, qui détermine son statut.
La comptabilité d'entrepôt fonctionne en mode heure courante, informant rapidement des soldes actuels et informant rapidement la personne en charge de l'achèvement d'une position spécifique.
Le programme rapporte également rapidement les soldes de trésorerie actuels à n'importe quelle caisse ou compte bancaire, indiquant le chiffre d'affaires total pour eux, regroupe les paiements par mode de paiement.
Les rapports analytiques générés ont une forme pratique et visuelle - tableaux, graphiques, diagrammes, à partir desquels vous pouvez immédiatement évaluer l'importance de chaque indicateur dans le montant des bénéfices.