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Grupo de programas: Automatización de negocios
Contabilidad de uso de vehículos
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La contabilidad del uso de vehículos en el software Universal Accounting System se organiza en modo automático, cuando los empleados de la empresa de transporte solo necesitan la entrada oportuna de datos sobre cuándo tuvo lugar el uso específico, qué tipo de vehículo era: marca y modelo , número de registro estatal, quién fue responsable de este uso, cuánto tiempo se dedicó. El resto del trabajo lo realiza un libro de registro automatizado para registrar el uso de vehículos; esta es la configuración de software de la USU para automatizar este tipo de contabilidad.
Cada propietario de un vehículo está obligado a mantener un registro de uso del vehículo al organizar las actividades de transporte, por lo tanto, existe una forma generalmente aceptada de dicho registro de uso del vehículo, pero no está estandarizado y puede ser modificado por la propia empresa para optimizar la contabilidad interna por agregando información adicional sobre cada uso. A través del diario de uso, se establece el control no solo sobre los vehículos, sino también sobre el trabajo de los conductores para cumplir con los requisitos de su régimen laboral.
Gracias al registro de uso automatizado, la empresa dispone de datos de cada vehículo en un momento dado y un informe completo del turno de trabajo, identifica el tiempo de inactividad del vehículo y averigua sus causas. El registro de uso confirma que el conductor recibió el vehículo en buenas condiciones y una hoja de ruta completa con la tarea.
El registro automatizado de utilización del vehículo está disponible para que lo llenen varios especialistas responsables de su ámbito de trabajo. El logista asigna el vehículo para realizar un determinado viaje, el técnico confirma su capacidad de servicio, el conductor asume obligaciones para su uso eficiente. La información de cada vuelo se almacena en una pestaña especial, donde ya se proporcionan datos calculados sobre todos los costos del vuelo: consumo de combustible, entradas pagadas, asignaciones diarias, estacionamiento. Al final del viaje, se agregarán aquí los valores reales para compararlos con los normativos.
El conductor registra las lecturas del velocímetro antes de ingresar a la ruta y al regresar de la misma, anotándolo en la hoja de ruta, que también tiene un formato electrónico. En función del kilometraje, se determina el consumo de combustible, teniendo en cuenta la marca del vehículo, normalizado, que puede ser determinado por la propia empresa o tomado de la base normativa y metodológica incorporada en la estructura del registro de utilización del vehículo, en el Al final del viaje, el técnico puede indicar el combustible restante en el tanque en la hoja de ruta, proporcionando así la cantidad de uso real de combustibles y lubricantes.
Cada vehículo tiene una descripción completa de sus parámetros de producción y condición técnica, presentada en la base de datos de la flota de vehículos formada por el registro de uso, donde los vehículos se dividen en tractores y remolques, cada mitad tiene su propia información, incluida la marca. La información incluye una relación de vuelos realizados por el vehículo durante todo el período de trabajo en la empresa, el historial de inspecciones técnicas y reparaciones, donde se indicarán todas las piezas de repuesto realizadas y el próximo período de mantenimiento, se indicarán los períodos de validez de los documentos de registro. También se indicará con el fin de realizar su intercambio oportuno.
Tan pronto como se acerque la fecha límite, el registro de uso lo notificará, por lo que la empresa no tiene que preocuparse por la validez de los documentos de transporte y las licencias de conducir, cuyo control lo establece el registro en una base de datos similar para los conductores. donde se anotan las calificaciones de cada uno, experiencia general de conducción, experiencia laboral. en esta empresa, recompensas y sanciones.
En la bitácora, parte de esta información se muestra en el cronograma de uso de los vehículos, denominado producción, donde se elabora un plan de trabajo para cada uno de ellos y se anota el período de baja por mantenimiento. De acuerdo con este plan, se llena un libro de registro, los datos de los vuelos deben coincidir, ya que el cronograma de producción es un documento prioritario, el registro es secundario, lo que confirma la finalización del trabajo en el cronograma.
La contabilidad de los vehículos, al estar automatizada, aumenta la eficiencia de uso de la flota de vehículos cumpliendo con todos los requisitos para su condición técnica y régimen de trabajo, mientras que la empresa no pierde el tiempo de sus empleados en estas actividades, reduciendo costos laborales y optimizando comunicaciones internas, lo que lleva al intercambio instantáneo de información entre las diferentes divisiones estructurales y, en consecuencia, a la rápida solución de problemas emergentes.
¿Quién es el desarrollador?
2024-05-11
Video de contabilidad de uso de vehículos
El sistema automatizado mejora la calidad de todo tipo de contabilidad, incluida la contabilidad de gestión y financiera, ya que proporciona un informe completo sobre los recursos que intervienen en todos los procesos productivos. Un análisis tan regular de las actividades permite realizar un trabajo oportuno sobre los errores y, por lo tanto, aumentar las ganancias.
La automatización de una empresa de transporte no es solo una herramienta para llevar registros de vehículos y conductores, sino también muchos informes que son útiles para la dirección y los empleados de la empresa.
La contabilidad de una empresa de transporte aumenta la productividad del personal, lo que le permite identificar al personal más productivo, incentivando a estos empleados.
El programa de la empresa de transporte, junto con los procesos asociados con el transporte de mercancías y el cálculo de rutas, organiza una contabilidad de almacén de alta calidad utilizando equipos de almacén modernos.
La contabilidad en la empresa de transporte recopila información actualizada sobre los remanentes de combustibles y lubricantes, repuestos para el transporte y otros puntos importantes.
El programa de la empresa de transporte tiene en cuenta indicadores tan importantes como: costos de estacionamiento, indicadores de combustible y otros.
La contabilidad de vehículos y conductores genera una tarjeta personal para el conductor o cualquier otro empleado, con la posibilidad de adjuntar documentos, fotos para la comodidad de la contabilidad y el departamento de personal.
El programa de documentos de transporte genera cartas de porte y demás documentación necesaria para el funcionamiento de la empresa.
Las empresas de transporte y logística para mejorar su negocio pueden comenzar a aplicar la contabilidad en la organización del transporte mediante un programa informático automatizado.
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El programa para la empresa de transporte realiza la formación de solicitudes de transporte, planifica rutas y también calcula los costos, teniendo en cuenta muchos factores diferentes.
La contabilidad de los documentos de transporte utilizando la aplicación para administrar una empresa de transporte se forma en cuestión de segundos, lo que reduce el tiempo dedicado a las tareas diarias simples de los empleados.
Las comunicaciones internas entre los diferentes servicios de producción están respaldadas por un sistema de notificación: todas las partes interesadas reciben mensajes emergentes.
Al hacer clic en dicho mensaje, se realiza una transición activa al documento de discusión, disponible para todos los que participan, y cada cambio va acompañado del mensaje.
La unificación de los formularios electrónicos en los que trabajan los usuarios permite agilizar la entrada de información, ya que no necesitan reconstruir a diferentes formatos al cambiar de tarea.
Al aceptar un pedido, se abre una ventana especial, cuyo llenado proporciona un paquete de documentación adjunta para la carga, compilada automáticamente en función de los datos.
Además del paquete en sí, se redactarán automáticamente todos los demás documentos de los servicios relacionados con el transporte, incluidos los estados contables y diversas facturas.
El programa genera automáticamente absolutamente todos los documentos de la empresa, mientras que su precisión y diseño cumplen plenamente con el propósito y las reglas existentes.
El programa realiza todos los cálculos de forma independiente, lo que es posible al configurar el cálculo de cada operación de trabajo, teniendo en cuenta los estándares de la base de la industria.
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Contabilidad de uso de vehículos
Cálculo del costo de un vuelo realizado, racionamiento del consumo de combustible, cálculo de la ganancia de cada viaje: todo esto se realiza automáticamente a medida que se ingresa la información.
Además, existe un cálculo automático del salario a destajo para el usuario en base a la información que se registra en sus formularios de reporte electrónico para el volumen de trabajo.
Al realizar operaciones y su ausencia en el sistema, no se realiza devengo; este hecho motiva mejor al usuario a agregar información de manera oportuna.
El trabajo de reparación requiere la disponibilidad de repuestos, por lo tanto, se forma un rango de nomenclatura, que enumera todos los artículos básicos utilizados por la empresa en la organización del trabajo.
Cada movimiento de mercancías está documentado mediante cartas de porte, se compilan automáticamente al especificar el nombre, cantidad, base de transferencia, lo que determina su estado.
La contabilidad del almacén funciona en el modo de tiempo actual, informando de inmediato sobre los saldos actuales y notificando de inmediato a la persona a cargo de la finalización de un puesto específico.
El programa también informa con prontitud sobre los saldos de caja actuales en cualquier caja o cuenta bancaria, mostrando la facturación total de los mismos, agrupa los pagos por método de pago.
Los informes analíticos generados tienen una forma conveniente y visual: tablas, gráficos, diagramas, a partir de los cuales puede evaluar de inmediato la importancia de cada indicador en la cantidad de ganancias.