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Groupe de programmes: Automatisation des affaires
Tableurs pour entreprise de transport
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Les tableaux de l'entreprise de transport sont présentés dans le logiciel Universal Accounting System. Le format électronique des tableaux, différent du MS Excel traditionnel, offre à l'entreprise de transport un moyen pratique d'enregistrer toutes les opérations et leurs résultats dans la conduite des activités opérationnelles, car la même procédure d'enregistrement des marchandises et du transport au cours d'un voyage est assez laborieuse. et implique beaucoup de travail manuel, ce qui, bien sûr, prend du temps au personnel. De plus, lors du remplissage manuel des tableaux traditionnels, il existe une forte probabilité de saisir des données erronées, ce qui se répercute directement sur le transport, car un document mal exécuté retarde la livraison.
Le nouveau format au sein du système comptable automatisé permet de simplifier et donc d'accélérer ce processus. Désormais, les tableaux de la société de transport ont un aspect différent lors du remplissage - ce sont des formulaires spéciaux appelés fenêtres qui s'ouvrent lorsque vous ajoutez la prochaine demande de transport, pour enregistrer un nouveau client, pour ajouter un article précédemment inutilisé à la nomenclature, etc. Les informations saisies dans ces tables sont automatiquement réparties sur la base de données à laquelle appartient cette fenêtre.
Il est à noter que la configuration du logiciel tableur pour la compagnie maritime unifie tous les formulaires électroniques dans chaque catégorie offerte. Par exemple, les bases de données ou les tableaux, avec lesquels une entreprise de transport travaille dans un système de comptabilité automatisé, présentent la même forme d'informations sur chaque poste disponible - dans la moitié supérieure, il y a une liste de tous les postes, si vous en sélectionnez un , dans la barre d'onglets située des informations détaillées sur chacune de ses caractéristiques seront placées en bas de l'écran. La transition entre les onglets est active, à l'intérieur les informations sont fournies sous forme de tableaux simples.
Le remplissage de telles fenêtres conduit à la formation d'un paquet complet de documents pour le poste sélectionné par la configuration du programme selon les tables de la société de transport, si cela est prévu dans un cas particulier. Par exemple, le remplissage de la fenêtre de commande, où sont placées les informations sur la cargaison, que la société de transport s'engage à transporter, conduit à la formation de documents d'accompagnement pour le transport et d'autres documents, selon son objectif, y compris une facture de paiement, un reçu pour un client, états financiers, feuille de route, autocollants pour le marquage de la cargaison. Les mêmes données sont utilisées pour remplir le tableau des commandes, ou la base, qui contient toutes les demandes reçues par l'entreprise de transport.
De tels tableaux comptables pour une entreprise de transport vous permettent de sauvegarder des informations sur chaque participant au transport - le client et sa cargaison, le responsable qui a accepté la demande, le transport qui a effectué la livraison, l'itinéraire et les frais de déplacement. En général, le format des tableaux dans la configuration logicielle des tableaux comptables d'une entreprise de transport est également différent en ce sens que les tableaux sont compacts, quelle que soit la quantité d'informations placées dans les cellules - ils seront tous identiques, mais lorsque vous survolez le curseur, le contenu complet sera affiché. Les colonnes et les lignes des tableaux comptables peuvent être déplacées dans un format qui convient au gestionnaire. Dans le même temps, la couleur est activement utilisée dans les tableaux comptables pour visualiser les lectures dans les cellules.
Par exemple, si la configuration logicielle des tableaux comptables d'une entreprise de transport a généré un tableau des créances, alors l'intensité de couleur des cellules indiquera le montant de la dette envers l'entreprise de transport. Un responsable travaillant avec des clients peut enregistrer les résultats de la discussion et/ou les caractéristiques comportementales du client avec des émoticônes proposées en grand nombre - au moins 1000 options. Dans les cellules des tableaux comptables de l'entreprise de transport, vous pouvez insérer des diagrammes entiers dont l'intensité des couleurs peut indiquer le degré d'atteinte du résultat souhaité ou donner une estimation des soldes de stocks actuels dans l'entrepôt.
Avec cette forme de tableaux comptables, les employés de l'entreprise de transport ne passent pas beaucoup de temps à rechercher et à traiter les informations actuelles - elles sont disponibles visuellement. Dans ce cas, n'importe quel tableau comptable peut être imprimé - il aura son propre format et, dans le cas d'un document officiellement utilisé, le formulaire qui lui est approuvé. Toutes les bases de données de l'entreprise de transport ont leur propre classification, sur la base de laquelle les positions sont divisées - dans certains cas en catégories (cela est pertinent pour la base des contreparties et la nomenclature), dans d'autres cas par statut et la couleur qui leur est attribuée , qui vous permet également de contrôler visuellement, par exemple, dans le cas de la base de commandes, le degré d'avancement des travaux.
Les tâches du personnel travaillant avec les tableaux comptables comprennent uniquement la saisie de données en temps opportun, le reste de la configuration logicielle des tableaux comptables pour la société de transport s'exécute de manière indépendante - collecte des informations disparates provenant de différents employés, les trie par processus, objets et sujets, processus et constitue les indicateurs finaux, sur la base desquels une analyse automatique des activités actuelles de l'entreprise de transport est effectuée et une évaluation de l'efficacité d'utilisation des ressources de transport à sa disposition est donnée.
Qui est le développeur ?
Akoulov Nikolaï
Expert et programmeur en chef ayant participé à la conception et au développement de ce logiciel.
2024-05-17
Vidéo de feuilles de calcul pour entreprise de transport
L'automatisation d'une entreprise de transport n'est pas seulement un outil de tenue des registres des véhicules et des chauffeurs, mais aussi de nombreux rapports utiles à la direction et aux employés de l'entreprise.
Le programme de la société de transport effectue la formation des demandes de transport, planifie les itinéraires et calcule également les coûts en tenant compte de nombreux facteurs différents.
Le programme de la société de transport, ainsi que les processus associés au transport des marchandises et au calcul des itinéraires, organisent une comptabilité d'entrepôt de haute qualité à l'aide d'un équipement d'entrepôt moderne.
La comptabilité dans l'entreprise de transport compile des informations à jour sur les restes de carburants et de lubrifiants, les pièces de rechange pour le transport et d'autres points importants.
Le programme pour les documents de transport génère des lettres de voiture et d'autres documents nécessaires au fonctionnement de l'entreprise.
La comptabilité des documents de transport à l'aide de l'application de gestion d'une entreprise de transport se fait en quelques secondes, réduisant ainsi le temps consacré aux tâches quotidiennes simples des employés.
La comptabilité des véhicules et des conducteurs génère une carte personnelle pour le conducteur ou tout autre employé, avec la possibilité de joindre des documents, des photos pour la commodité de la comptabilité et du service du personnel.
Les entreprises de transport et de logistique, afin d'améliorer leur activité, peuvent commencer à appliquer la comptabilité dans l'organisation des transports à l'aide d'un programme informatique automatisé.
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la comptabilité d'une entreprise de transport augmente la productivité du personnel, vous permettant d'identifier le personnel le plus productif, encourageant ces employés.
Le programme de l'entreprise de transport prend en compte des indicateurs importants tels que: les coûts de stationnement, les indicateurs de carburant et autres.
Il est important pour une entreprise de transport de garder une trace des véhicules, dans la base formée par le programme, ils sont divisés en tracteurs et remorques, et chaque unité a son propre numéro d'inventaire.
En plus de l'inventaire, le transport doit se voir attribuer un numéro d'enregistrement d'État, qui est noté dans son profil personnel, qui contient des informations complètes à son sujet.
En plus d'une liste complète des documents d'immatriculation, le profil contient des informations sur les capacités techniques du véhicule et son état de fonctionnement, y compris l'historique des réparations.
Le programme établit un contrôle sur la période de validité des documents d'enregistrement et la période de maintenance, en informant les personnes responsables de l'arrivée de chaque période.
La société de transport tient un registre des chauffeurs, une base de données a été constituée pour eux, où un contrôle sur les dates des examens médicaux est établi, les qualifications et l'expérience du chauffeur sont indiquées.
Dans les deux bases, le volume de travail effectué est encore préservé - à la fois transport et chauffeur, cela nous permet d'évaluer le degré de leur utilisation (transport) et efficacité (chauffeur).
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Tableurs pour entreprise de transport
La chose la plus importante pour une entreprise de transport est la planification des activités en cours, en tenant compte des contrats conclus et des demandes de transport des clients.
La tâche de planification est gérée avec succès par le calendrier de production, où les périodes d'occupation et d'entretien sont indiquées pour chaque véhicule, marquées d'une couleur différente.
Si vous cliquez sur n'importe quelle période, une fenêtre s'ouvrira, où des informations détaillées seront données sur l'emplacement de ce transport, le travail qu'il fait, combien de temps cela prend.
Cette fenêtre se remplit automatiquement - en fonction des informations entrant dans le système des utilisateurs de divers services, y compris les chauffeurs, les coordinateurs, les logisticiens.
Le système comptable automatisé offre aux utilisateurs différents droits de posséder des informations officielles, en fonction de leurs devoirs, compétences et pouvoirs.
Tous ceux qui sont admis au programme reçoivent des identifiants personnels et des mots de passe de sécurité pour eux, en plus des formulaires de travail personnels pour les rapports, la saisie des lectures de travail.
Les informations reçues de l'utilisateur dans le système sont marquées avec son identifiant afin que vous puissiez évaluer la qualité de son travail et vérifier la conformité des données avec la réalité.
Le contrôle des informations des utilisateurs est effectué par la direction, pour l'aider, une fonction d'audit est prévue, qui met en évidence les informations qui sont apparues dans le système après rapprochement.
En plus de la gestion, le système lui-même garde le contrôle sur les informations grâce à l'interconnexion de données de différentes catégories, qu'il définit dans les fenêtres pour la saisie manuelle des données.