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Groupe de programmes: Automatisation des affaires
Système de flux de documents de transport
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Le système de circulation des documents de transport dans le logiciel Universal Accounting System est configuré pour le maintenir en mode automatique, lorsque la circulation des documents de transport passe par toutes les étapes de génération des documents, selon le calendrier défini pour chaque document séparément, ou selon la demande, pour exemple, lors de la passation d'une commande de transport, lorsqu'il est nécessaire de former un colis d'escorte pour la cargaison. Le flux de documents de transport comprend tous les documents que l'entreprise de transport exploite lors de l'organisation et de la conduite des activités de transport, tandis que le système de flux de documents de transport génère tous ces documents de manière indépendante et automatique à l'heure convenue, à l'exclusion de la participation du personnel à leur préparation, y compris la comptabilité service.
L'organisation du flux des documents de transport est d'abord assurée par la fonction d'auto-remplissage, grâce à laquelle le système de flux de documents de transport sélectionne les valeurs nécessaires dans la masse totale et les place sur le formulaire approprié, dont un ensemble est pré-intégré dans le système et est destiné à la rédaction de documents à toutes fins utiles. Dans le même temps, l'exactitude de l'échantillon des valeurs et des formulaires est garantie, la documentation finie répond à toutes les exigences. De plus, le planificateur de tâches intégré participe à l'organisation de la circulation des documents de transport, ce qui lance le système, plus précisément, le travail qu'il doit terminer dans le délai requis, qui est indiqué dans le calendrier établi par le système pour chaque document. Nous devons rendre hommage au fait qu'il n'y a pas de défaillance en termes de préparation dans le système de gestion des documents de transport - tout sera rédigé et exécuté exactement à l'heure convenue.
Ces documents, qui sont préparés selon un calendrier, comprennent le flux de travail comptable, les rapports statistiques pour l'industrie, les rapports de contrôle de la production, c'est-à-dire les documents qui sont formés régulièrement - généralement à la fin de la période. Ils peuvent également comprendre des commandes aux fournisseurs, qui sont automatiquement établies selon une condition donnée - lorsque le stock de marchandises dans l'entrepôt est inférieur au stock stratégique, fixé pour chaque article de marchandise de manière purement individuelle, à l'image de la fonction d'autobalance, bien connue en la téléphonie mobile.
Bien que dans le système de gestion des documents de transport, il existe une comptabilité statistique, qui vous permet de calculer à l'avance le taux de dépense moyen de chaque article de marchandise en fonction des données accumulées au fil du temps et de planifier à l'avance de nouvelles livraisons. Mais le système de gestion des documents de transport duplique certains types de contrôle afin de garantir un résultat à 100 %. La documentation établie sur demande comprend tous les types de factures, y compris le transport et les marchandises, les lettres de voiture, les modèles de contrats de prestation de services et un forfait d'accompagnement, qui comprend également les déclarations en douane et autres autorisations.
Le programme de flux de documents de transport assume le contrôle des documents d'immatriculation délivrés pour chaque véhicule et des droits de conduite délivrés aux conducteurs ayant une période de validité spécifique. Par conséquent, les responsabilités du programme incluent le contrôle de ces périodes et la notification préalable des personnes chargées de documenter le processus de production. la nécessité d'un échange et/ou d'une réinscription anticipée. Ceci peut également être attribué à l'une des fonctions assurées par le flux documentaire de transport dans le cadre du contrôle de la documentation liée au transport. Dans ce cas, un contrôle des documents d'immatriculation est établi dans les bases de données des véhicules et des conducteurs - pour chaque tracteur, chaque remorque, chaque conducteur. Pour cela, un onglet spécial a été créé, qui contient une liste de documents et la date d'expiration de chacun, que le programme surveille attentivement.
Le programme exploite un flux électronique de documents de transport, lorsque divers registres électroniques sont automatiquement compilés pour enregistrer la documentation générée automatiquement avec une numérotation continue et la date actuelle par défaut (vous pouvez l'interrompre manuellement), elle est triée par objectif et enregistrée dans les archives appropriées, le contrôle sur le retour des copies signées est établi, ainsi que l'identification des originaux et des copies est effectuée avec la marque obligatoire qui d'entre eux a été soumise aux archives.
Comment le programme forme-t-il le support package, qui contient un assez large éventail de formulaires et de permis différents ? Pour ce faire, le programme propose un formulaire spécial, appelé fenêtre de commande, dont le remplissage fournit le contenu complet du colis. Dans ce formulaire, tout d'abord, l'expéditeur est indiqué, en le choisissant dans la base de clients, où le formulaire donne un lien avec un mouvement inverse, puis des informations sur la cargaison sont saisies, indiquant ses dimensions, son poids, son contenu. S'il ne s'agit pas de la première commande d'un client, le responsable recevra dans les champs à remplir une liste complète des options qui ont été présentées lors de l'envoi de marchandises précédentes, y compris les destinataires, les adresses, les itinéraires, il lui suffit de sélectionner le option souhaitée et le formulaire est prêt, avec lui - le package de support.
Le programme de la société de transport, ainsi que les processus associés au transport des marchandises et au calcul des itinéraires, organisent une comptabilité d'entrepôt de haute qualité à l'aide d'un équipement d'entrepôt moderne.
Qui est le développeur ?
Akoulov Nikolaï
Expert et programmeur en chef ayant participé à la conception et au développement de ce logiciel.
2024-05-17
Vidéo du système de flux de documents de transport
Le programme de l'entreprise de transport prend en compte des indicateurs importants tels que: les coûts de stationnement, les indicateurs de carburant et autres.
Les entreprises de transport et de logistique, afin d'améliorer leur activité, peuvent commencer à appliquer la comptabilité dans l'organisation des transports à l'aide d'un programme informatique automatisé.
La comptabilité dans l'entreprise de transport compile des informations à jour sur les restes de carburants et de lubrifiants, les pièces de rechange pour le transport et d'autres points importants.
L'automatisation d'une entreprise de transport n'est pas seulement un outil de tenue des registres des véhicules et des chauffeurs, mais aussi de nombreux rapports utiles à la direction et aux employés de l'entreprise.
Le programme de la société de transport effectue la formation des demandes de transport, planifie les itinéraires et calcule également les coûts en tenant compte de nombreux facteurs différents.
La comptabilité des véhicules et des conducteurs génère une carte personnelle pour le conducteur ou tout autre employé, avec la possibilité de joindre des documents, des photos pour la commodité de la comptabilité et du service du personnel.
la comptabilité d'une entreprise de transport augmente la productivité du personnel, vous permettant d'identifier le personnel le plus productif, encourageant ces employés.
La comptabilité des documents de transport à l'aide de l'application de gestion d'une entreprise de transport se fait en quelques secondes, réduisant ainsi le temps consacré aux tâches quotidiennes simples des employés.
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Le programme pour les documents de transport génère des lettres de voiture et d'autres documents nécessaires au fonctionnement de l'entreprise.
Le système dispose d'une interface multi-utilisateurs qui résout le problème d'accès lorsque les utilisateurs y travaillent en même temps, éliminant ainsi le conflit lié à la sauvegarde des informations.
Le programme offre plus de 50 options graphiques en couleur pour la conception de l'interface, afin que chacun puisse personnaliser le bureau en choisissant celui qui convient à l'aide de la molette de défilement.
Le système est installé à distance par les employés de l'USU à l'aide d'une connexion Internet, et ils organisent une formation gratuite pour les futurs utilisateurs égale au nombre de licences.
Le programme ne prévoit pas de frais mensuels, son coût dépend des fonctions et services offerts, leur nombre peut être augmenté, des frais supplémentaires seront demandés.
Le système génère plusieurs bases de données pour comptabiliser différents types d'activités, elles ont toutes la même structure et le même principe de répartition des données, ce qui facilite leur travail.
Le programme fournit des formulaires électroniques unifiés, offrant un principe de remplissage, un type de présentation de l'information, un outil de gestion.
Le système assure une protection fiable des informations confidentielles, en accordant divers droits d'utilisation - en stricte conformité avec leurs devoirs et leurs pouvoirs.
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Système de flux de documents de transport
Le programme attribue aux employés des identifiants et des mots de passe personnels, ils attribuent à chacun une zone de travail distincte avec des journaux électroniques personnels pour les enregistrements.
Le système permet de contrôler les informations des utilisateurs et de transmettre à la direction pour sa mise en œuvre une fonction d'audit, qui met en évidence les nouvelles indications, les révisions des anciennes.
Le programme marque les noms d'utilisateur de leurs informations au moment de la saisie, afin de surveiller leur fiabilité et leurs activités, en évaluant le calendrier, la qualité d'exécution.
Le système propose une communication électronique au format e-mail, SMS pour maintenir des contacts réguliers avec les clients, prépare un envoi automatique pour eux - il existe des modèles prêts à l'emploi.
Le programme optimise l'interaction des unités structurelles entre elles grâce à un système de notification interne qui fonctionne sous la forme de fenêtres contextuelles à l'écran.
Le programme offre un contrôle automatique de l'état, du fonctionnement du transport dans une base de données, où sont présentés des tracteurs, des remorques avec des caractéristiques techniques détaillées.
La planification des activités de transport est réalisée dans le calendrier de production, où les périodes d'occupation des transports, les périodes de maintenance sont mises en évidence, pour chacune il y a une description des travaux.
Les rapports avec l'analyse des activités, générés en fin de période, permettent d'identifier les tendances de croissance ou de baisse des indicateurs de performance, de déterminer ce qui affecte la formation des bénéfices.