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Grupo de programas: Automação comercial
Contabilidade de um centro de tradução
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A contabilidade do centro de tradução geralmente é formada de forma espontânea. Um centro de tradução é uma organização independente que fornece serviços de tradução para clientes externos ou um departamento de uma grande organização que atende às suas necessidades.
Um centro independente é geralmente criado por profissionais que decidiram unir a gestão empresarial conjunta. Existem, por exemplo, dois tradutores altamente qualificados. Eles funcionam bem, têm uma boa reputação e clientes regulares. Além disso, cada um deles é especialista em determinados tipos de trabalho (tradução simultânea, determinados temas, etc.). Quando chega um pedido a um deles, com o qual o outro tem mais condições de lidar, o primeiro lhe dá essa ordem, e ele recebe em troca outra, mais adequada. Assim, ocorre a troca de tarefas, que com o tempo se transforma em um trabalho conjunto e um centro de tradução comum.
Quem é o desenvolvedor?
Akulov Nikolai
Especialista e programador-chefe que participou da concepção e desenvolvimento deste software.
2024-05-18
Vídeo de contabilidade para um centro de tradução
Este vídeo pode ser visualizado com legendas no seu idioma.
No entanto, cada um deles inicialmente manteve sua própria base de clientes e registrou por conta própria as tarefas recebidas. Ou seja, os dois tradutores mantiveram registros separadamente. A criação de um centro único não mudou essa circunstância. Os sistemas contábeis formados espontaneamente permaneceram cada um por si, não unidos em um todo. As diferenças na estrutura, unidades contábeis e lógica de funcionamento levam a certas contradições e conflitos entre eles. Se não forem feitos esforços para construir um sistema de contabilidade comum (mais automatizado), as contradições existentes se intensificam e podem criar muitos problemas. Na versão negativa extrema, paralisa até mesmo as atividades da organização. Por exemplo, ambos os tradutores levaram em consideração o volume de trabalho realizado em milhares de caracteres. No entanto, o primeiro mediu o texto traduzido recebido (original) e o segundo mediu o texto traduzido (total). É claro que o número de caracteres no original e no final são diferentes. Contanto que os parceiros agissem separadamente, isso não criava um problema particular, já que eles apenas trocavam pedidos e inseriam dados em suas tabelas da forma como estavam acostumados. No centro geral, entretanto, surgiram discrepâncias entre os valores de pagamento recebidos do primeiro e do segundo parceiro. Isso, por sua vez, passou a causar dificuldades na contabilidade contábil e fiscal. Somente a introdução de um sistema de contabilidade unificado adaptado ao centro de tradução lida efetivamente com tais problemas e evita que ocorram no futuro.
Se falamos de um centro de tradução como uma subdivisão de uma grande empresa, as complicações em considerá-lo decorrem precisamente do fato de ser uma subdivisão. Isso significa que o sistema contábil disponível na organização é automaticamente estendido a este departamento. Já contém objetos contábeis e unidades de medida necessárias para as atividades de toda a empresa. O centro de tradução tem suas próprias funções e deve ter seus próprios objetos de contabilidade. Por exemplo, existe uma determinada instituição educacional (UZ). Oferece ensino médio e superior, coopera ativamente com organizações estrangeiras, realiza projetos conjuntos, faz intercâmbio de estudantes. Para atender às necessidades de comunicação com os estrangeiros, foi criado um centro de tradução. O principal objeto da contabilidade na UZ é uma hora acadêmica. É em torno dele que todo o sistema é construído. Para o centro, o objeto principal deve ser traduzido. Mas na plataforma existente, é impossível configurar todos os parâmetros. Por exemplo, não existem tipos de tradução suficientes. Para solucionar o problema de alguma forma, os funcionários mantêm registros em tabelas do Excel e transferem periodicamente os dados básicos para o sistema geral. Isso leva à irrelevância das informações sobre o centro no sistema geral. As tentativas de resolver problemas sem afetar os fundamentos do sistema só levam ao seu agravamento. A saída para esta situação é a introdução de um sistema de contabilidade que pode ser adaptado às tarefas dos diferentes negócios.
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Quem é o tradutor?
O armazenamento comum de dados sobre clientes, pedidos e o grau de execução da tarefa estão sendo formados. Todas as informações necessárias são devidamente estruturadas e armazenadas de forma prática. Cada funcionário pode receber os materiais necessários. A contabilidade é realizada com base em objetos únicos, o que minimiza divergências por inconsistências no significado dos eventos. As unidades de conta são comuns a todo o pessoal. Não há discrepâncias na contabilização de tarefas recebidas e concluídas. O planejamento do desenvolvimento do centro e de suas atividades operacionais é feito com base em informações completas e atualizadas. O gerente pode fornecer a mão de obra necessária prontamente no caso de um texto grande. Também é possível planejar férias com o mínimo de interrupção dos processos.
O programa suporta a função de "ligação" de informações ao objeto contábil selecionado. Por exemplo, para cada chamada ou cada cliente de serviços. O sistema oferece a capacidade de gerenciar correspondências com flexibilidade, dependendo da tarefa necessária. Notícias gerais podem ser enviadas por correio geral e um lembrete de preparação da tradução pode ser enviado por mensagem individual. Como resultado, cada parceiro recebe apenas mensagens de seu interesse.
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Contabilidade de um centro de tradução
Há a inserção automática de dados padrão na funcionalidade de documentos oficiais (contratos, formulários, etc.). Isso economiza o tempo da equipe dos tradutores e outros que os redigem e melhora a qualidade da documentação.
O programa permite atribuir diferentes direitos de acesso a diferentes usuários. Todo o pessoal pode usar seus recursos para pesquisar informações, mantendo a consistência dos dados. O sistema oferece a função de atribuição de artistas de diferentes listas. Por exemplo, de uma lista de funcionários em tempo integral ou freelancers. Isso expande as possibilidades de gerenciamento de recursos. Quando um texto grande aparece, você pode atrair rapidamente os artistas certos. Todos os arquivos necessários para a execução podem ser anexados a qualquer solicitação específica. A troca de documentos organizacionais (por exemplo, contratos ou requisitos de resultado final) e materiais de trabalho (textos auxiliares, tradução finalizada) é facilitada e acelerada.
O programa de automação fornece estatísticas sobre as ligações de cada consumidor em um determinado período. O gestor é capaz de determinar a importância deste ou daquele cliente, qual é o seu peso na atribuição de tarefas ao centro. A capacidade de obter informações sobre o pagamento de cada pedido torna mais fácil entender o valor do cliente do centro, ver claramente quanto dinheiro ele traz e quanto custa para reter e garantir a fidelidade (por exemplo, a taxa de desconto ideal). Os salários dos artistas são calculados automaticamente. Um registro preciso do volume e da velocidade da tarefa é realizado por cada executor. O gestor analisa facilmente a receita gerada por cada funcionário e consegue criar um sistema de motivação eficaz.