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Groupe de programmes: Automatisation des affaires
Comptabilisation des véhicules et des carburants et lubrifiants
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La comptabilité des véhicules, des carburants et des lubrifiants dans le logiciel Universal Accounting System est organisée en temps réel et est effectuée automatiquement - sans la participation directe du personnel, qui a cependant un certain rapport avec la comptabilité, car leurs responsabilités incluent la saisie des données primaires et courantes. informations lors de l'exécution des tâches assignées - enregistrement des lectures, enregistrement des opérations, rapport de préparation. Les véhicules constituent le fonds de production de l'entreprise, l'achat de carburants et de lubrifiants est l'un des principaux postes de dépenses, par conséquent, leur comptabilité est d'un niveau élevé d'importance. L'automatisation de la comptabilité est la meilleure solution en termes d'augmentation de son efficacité et permet d'établir un contrôle sur les véhicules et les carburants et lubrifiants, ce qui libérera l'entreprise d'une surveillance constante, respectivement, de leur état et de leur consommation.
La comptabilité des véhicules, des carburants et des lubrifiants fournit des données provenant des utilisateurs dans le cadre de leurs fonctions. La configuration logicielle elle-même pour la comptabilisation des véhicules, des carburants et des lubrifiants collecte ces informations disparates, les trie, les distribue selon les articles, procédures, processus et conserve les enregistrements, présentant les résultats sous une forme finie pour l'ensemble de l'entreprise et séparément pour les services, processus , produits, véhicules, chauffeurs...
Par exemple, deux bases de données sont utilisées pour comptabiliser les véhicules - il s'agit du calendrier de production, où tous les itinéraires, vols et travaux de réparation effectués au cours de la période en cours sont marqués, et la base de données de transport, où la « biographie » est présentée séparément pour chaque tracteur et chaque remorque - l'année de sortie, la marque de la voiture, le kilométrage, la consommation de carburant standard, la capacité de charge, ainsi que l'historique de travail - a effectué des vols avec des détails par heure, kilométrage, consommation de carburant réelle et autres dépenses de voyage. La comptabilisation des carburants et lubrifiants est également organisée dans des feuilles de route, qui constituent leur propre base de données, où les informations sur le kilométrage sont reçues des conducteurs et les informations sur les résidus de carburants et de lubrifiants dans les réservoirs des techniciens.
Sur la base de ces données, la configuration logicielle de comptabilisation des véhicules, des carburants et des lubrifiants compare les résultats obtenus pour la consommation standard de carburants et de lubrifiants et la consommation réelle, en identifiant les écarts par rapport à l'indicateur prévu et en étudiant sa stabilité, ce qui peut indiquer les faits de carburant vol, l'attitude prudente des conducteurs à transporter. Toutes les informations des bases de données, saisies par différents employés de différents services, se croisent, se confirmant ou, au contraire, révélant des incohérences, ce qui indique des valeurs incorrectes. Il n'est pas difficile de savoir à qui ils appartiennent - toutes les informations utilisateur sont marquées par des identifiants, sous lesquels les employés travaillent dans la configuration du logiciel pour la comptabilité des véhicules, les carburants et les lubrifiants.
La configuration logicielle de la comptabilité des véhicules et des carburants et lubrifiants attribue au personnel des identifiants et des mots de passe individuels afin de séparer les droits d'accès aux informations de service afin d'en protéger la confidentialité. Lorsque de nouvelles données sont saisies dans le système, elles sont enregistrées sous le login de la personne qui les a ajoutées, y compris les corrections et suppressions ultérieures. Et ici, il y a une autre nuance - chaque utilisateur travaille dans des formulaires électroniques personnels et assume la responsabilité personnelle des informations qui y sont publiées, que l'on peut toujours vérifier. Des contrôles réguliers dans la configuration du logiciel de comptabilité des véhicules sont effectués par la direction, en utilisant la fonction d'audit pour accélérer, puisque la tâche de la fonction est de mettre en évidence les données dans les journaux de travail qui ont été ajoutées ou corrigées depuis la dernière procédure de contrôle, en confirmant leur conformité avec l'état actuel du processus.
La comptabilisation des véhicules dans le calendrier de production est également effectuée en fonction des données des utilisateurs de différents départements, chaque période de travail ou de réparation est marquée dessus avec sa propre couleur - réparation en rouge, vol en bleu, cliquer sur n'importe lequel ouvrira une fenêtre avec des informations sur le contenu des travaux de réparation, ce qui a été fait et ce qu'il restait à faire, ou sur le mouvement des véhicules sur l'itinéraire avec une indication du travail effectué, y compris le déchargement, le chargement, le mouvement avec ou sans cargaison. À la fin du voyage, les données le concernant sont placées dans chacune des bases - à la fois dans le programme de production, dans la base de transport et dans les lettres de voiture. Ces valeurs réelles sont automatiquement comparées à celles prévues, montrant l'écart mentionné ci-dessus, déjà pour tous les indicateurs, y compris les heures de conduite, le kilométrage et la consommation de carburant.
Toutes les informations sont régulièrement analysées, dont le résultat est fourni à la fin de la période de référence sous une forme pratique - tableaux et graphiques, diagrammes. Pour tous les véhicules, une évaluation de l'efficacité sera donnée dans son ensemble et séparément pour chacun d'eux, une évaluation de la participation au processus de production par le volume de travail effectué (nombre de trajets, kilométrage total, vitesse d'exécution, consommation de carburant) sera construit, ce qui permet de conserver des enregistrements de l'implication de chaque véhicule. De plus, le système conserve un enregistrement des documents d'immatriculation pour chaque transport par période de validité, ce qui permet à toutes les voitures d'être toujours prêtes pour un nouveau voyage.
Le programme pour les documents de transport génère des lettres de voiture et d'autres documents nécessaires au fonctionnement de l'entreprise.
Qui est le développeur ?
Akoulov Nikolaï
Expert et programmeur en chef ayant participé à la conception et au développement de ce logiciel.
2024-05-16
Vidéo de la comptabilité des véhicules et des carburants et lubrifiants
Les entreprises de transport et de logistique, afin d'améliorer leur activité, peuvent commencer à appliquer la comptabilité dans l'organisation des transports à l'aide d'un programme informatique automatisé.
La comptabilité dans l'entreprise de transport compile des informations à jour sur les restes de carburants et de lubrifiants, les pièces de rechange pour le transport et d'autres points importants.
Le programme de la société de transport effectue la formation des demandes de transport, planifie les itinéraires et calcule également les coûts en tenant compte de nombreux facteurs différents.
la comptabilité d'une entreprise de transport augmente la productivité du personnel, vous permettant d'identifier le personnel le plus productif, encourageant ces employés.
Le programme de la société de transport, ainsi que les processus associés au transport des marchandises et au calcul des itinéraires, organisent une comptabilité d'entrepôt de haute qualité à l'aide d'un équipement d'entrepôt moderne.
Le programme de l'entreprise de transport prend en compte des indicateurs importants tels que: les coûts de stationnement, les indicateurs de carburant et autres.
La comptabilité des documents de transport à l'aide de l'application de gestion d'une entreprise de transport se fait en quelques secondes, réduisant ainsi le temps consacré aux tâches quotidiennes simples des employés.
La comptabilité des véhicules et des conducteurs génère une carte personnelle pour le conducteur ou tout autre employé, avec la possibilité de joindre des documents, des photos pour la commodité de la comptabilité et du service du personnel.
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L'automatisation d'une entreprise de transport n'est pas seulement un outil de tenue des registres des véhicules et des chauffeurs, mais aussi de nombreux rapports utiles à la direction et aux employés de l'entreprise.
La comptabilité des véhicules et des carburants et lubrifiants ne peut être organisée en l'absence d'une nomenclature, qui est une gamme de produits utilisés par une entreprise dans son travail.
La constitution de la nomenclature s'accompagne de la division des articles de marchandises en différentes catégories, selon la classification généralement établie présentée dans le catalogue à la base.
Les articles de la nomenclature ont leur propre numéro individuel et leurs propres données commerciales, grâce auxquels ils peuvent être facilement identifiés parmi des milliers de noms de produits similaires.
Ces caractéristiques commerciales incluent l'article d'usine, le code-barres, le fabricant et/ou le fournisseur ; la base de données indique également le lieu de stockage des marchandises, leur quantité dans l'entrepôt.
Pour comptabiliser les marchandises consommées au cours de l'activité, des factures sont utilisées, qui sont générées automatiquement, documentant tout mouvement de marchandises conformément à la direction.
Dans le programme, la comptabilité d'entrepôt est organisée, fonctionnant dans le mode d'heure actuelle et gérant très efficacement l'entrepôt, notifiant les soldes actuels à temps.
Le rapport d'entrepôt, qui est généré en fin de période, identifie les stocks de qualité inférieure et les produits illiquides, le système propose un calcul des volumes de stockage optimaux.
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Comptabilisation des véhicules et des carburants et lubrifiants
Dès que la marchandise se termine, le responsable reçoit une notification à ce sujet et une demande établie automatiquement pour un nouvel achat avec le volume de livraison spécifié.
Le calcul des livraisons est effectué automatiquement sur la base de statistiques de consommation de produits cumulées sur la période ; elle est assurée par une comptabilité statistique continue.
Le programme s'intègre facilement aux équipements de l'entrepôt, ce qui permet d'accélérer toutes les opérations de l'entrepôt pour la recherche et la sortie des produits, et de faciliter l'inventaire.
Un tel équipement comprend un lecteur de codes-barres, un terminal de collecte de données, des balances électroniques et une imprimante d'étiquettes, ce qui est pratique pour préparer des autocollants pour le marquage des marchandises.
Le programme est responsable de la préparation de toute la documentation actuelle de l'entreprise, la générant automatiquement avec la sélection des données et du formulaire correspondant à la demande en fonction de l'objectif.
Les documents générés automatiquement incluent l'ensemble du flux de documents financiers, un package de support pour la cargaison, tous les types de factures, les contrats standard et les rapports statistiques.
Pour la comptabilité des véhicules et des carburants et lubrifiants, il existe également une base de données des commandes, où toutes les demandes de transport et / ou le calcul de son coût sont enregistrées, les commandes sont divisées par statut, en fonction de leur état de préparation.
Chaque statut se voit attribuer une couleur pour visualiser le statut de la commande, et le changement de statut est automatique - basé sur les données reçues par le système des chauffeurs et des coordinateurs.