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Grupo de programas: Automação comercial
Contabilização de veículos e combustíveis e lubrificantes
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A contabilização de veículos e combustíveis e lubrificantes no software Universal Accounting System é organizada em tempo real e é realizada de forma automática - sem a participação direta do pessoal, que, no entanto, tem uma certa relação com a contabilidade, uma vez que suas responsabilidades incluem o ingresso no primário e no atual informações durante a execução das tarefas atribuídas - registro de leituras, registro de operações, relatório de prontidão. Os veículos constituem o fundo de produção do empreendimento, a compra de combustíveis e lubrificantes é um dos principais itens de despesa, portanto, sua contabilização é de alto nível de significância. A automatização da contabilidade é a melhor solução para aumentar a sua eficiência e ajuda a estabelecer o controlo dos veículos e dos combustíveis e lubrificantes, o que libertará a empresa de uma monitorização constante, respetivamente, do seu estado e consumo.
A contabilidade de veículos, combustíveis e lubrificantes fornece dados provenientes dos usuários no âmbito de suas funções. A própria configuração de software para contabilizar veículos, combustíveis e lubrificantes coleta essas informações díspares, classifica, distribui de acordo com os artigos, procedimentos, processos e processos relevantes e mantém registros, apresentando os resultados em uma forma acabada para toda a empresa e separadamente para serviços, processos , produtos, veículos, motoristas ...
Por exemplo, dois bancos de dados são usados para contabilizar os veículos - este é o cronograma de produção, onde todas as rotas, voos e trabalhos de reparo realizados durante o período atual são marcados, e o banco de dados de transporte, onde a “biografia” é apresentada separadamente para cada trator e cada trailer - o ano de lançamento, marca do carro, quilometragem, consumo de combustível padrão, capacidade de carga, bem como histórico de trabalho - voos realizados com detalhes por tempo, quilometragem, consumo real de combustível e outras despesas de viagem. A contabilização de combustíveis e lubrificantes também é organizada em guias de remessa, que compõem seu próprio banco de dados, onde são recebidas informações sobre quilometragem dos motoristas e informações sobre resíduos de combustíveis e lubrificantes nos tanques dos técnicos.
Com base nesses dados, a configuração do software para contabilização de veículos, combustíveis e lubrificantes compara os resultados obtidos para o consumo padrão de combustíveis e lubrificantes com o real, identificando desvios do indicador planejado e estudando sua estabilidade, o que pode indicar os fatos do combustível roubo, a atitude cuidadosa dos motoristas para o transporte. Todas as informações das bases de dados, nelas introduzidas por diferentes colaboradores de diferentes serviços, cruzam-se, confirmando-se ou, pelo contrário, revelando inconsistências, o que indica valores incorretos. Não é difícil descobrir de quem são - todas as informações do usuário são marcadas com logins, sob os quais os funcionários trabalham na configuração do software para contabilidade de veículos, combustíveis e lubrificantes.
A configuração do software para contabilidade de veículos e combustíveis e lubrificantes atribui ao pessoal logins e senhas individuais para eles, a fim de separar os direitos de acesso às informações de serviço para proteger sua confidencialidade. Quando novos dados são inseridos no sistema, eles são salvos com o login da pessoa que os adicionou, incluindo as correções e exclusões subsequentes. E aqui há mais uma nuance - cada usuário trabalha em formulários eletrônicos pessoais e é pessoalmente responsável pelas informações neles postadas, que sempre podem ser verificadas. Verificações regulares na configuração do software para contabilização de veículos são realizadas pela administração, utilizando a função de auditoria para acelerar, uma vez que a função da função é destacar aqueles dados nos logs de trabalho que foram adicionados ou corrigidos desde o último procedimento de controle, confirmando sua conformidade com o estado atual do processo.
A contabilização dos veículos na programação de produção também é realizada de acordo com os dados dos usuários de diferentes departamentos, cada obra ou período de reparo é marcado com sua própria cor - reparo em vermelho, voo em azul, clicando em qualquer abrirá uma janela com informações sobre o conteúdo da reparação, o que foi feito e o que ficou por fazer, ou sobre a movimentação dos veículos no percurso com indicação da obra realizada, incluindo descarga, carregamento, movimentação com ou sem carga. Ao final da viagem, os dados sobre ele são colocados em cada uma das bases - tanto na programação de produção, quanto na base de transporte, e nas guias de transporte. Estes valores reais são comparados com os planejados automaticamente, mostrando o desvio mencionado acima, já para todos os indicadores, incluindo horas de condução, quilometragem e consumo de combustível.
Todas as informações são analisadas regularmente, cujo resultado é fornecido no final do período de relatório em uma forma conveniente - tabelas e gráficos, diagramas. Para todos os veículos, será dada uma avaliação de eficiência como um todo e separadamente para cada um deles, uma classificação de participação no processo produtivo pelo volume de trabalho concluído (número de viagens, quilometragem total, velocidade de execução, consumo de combustível) será construída, o que permite manter registros do envolvimento de cada veículo. Além disso, o sistema mantém o registro dos documentos de registro de cada transporte por período de validade, o que permite que todos os carros estejam sempre prontos para uma nova viagem.
O programa de documentos de transporte gera guias e demais documentações necessárias ao funcionamento da empresa.
Quem é o desenvolvedor?
Akulov Nikolai
Especialista e programador-chefe que participou da concepção e desenvolvimento deste software.
2024-05-18
Vídeo de contabilidade para veículos e combustíveis e lubrificantes
As empresas de transporte e logística, para melhorar seus negócios, podem começar a aplicar a contabilidade na organização de transportes por meio de um programa de computador automatizado.
A contabilidade na transportadora reúne informações atualizadas sobre os restos de combustíveis e lubrificantes, peças de reposição para transporte e outros pontos importantes.
O programa da transportadora realiza a formação das solicitações de transporte, planeja rotas e também calcula os custos, levando em consideração diversos fatores.
a contabilidade de uma transportadora aumenta a produtividade do pessoal, permitindo identificar o pessoal mais produtivo, incentivando esses funcionários.
O programa da empresa de transporte, juntamente com os processos associados ao transporte de mercadorias e ao cálculo de rotas, organiza a contabilidade do armazém de alta qualidade usando equipamentos de armazém modernos.
O programa da transportadora leva em consideração indicadores importantes como: custos de estacionamento, indicadores de combustível e outros.
A contabilização dos documentos de transporte através do aplicativo de gerenciamento de uma empresa de transporte é feita em questão de segundos, reduzindo o tempo gasto em tarefas diárias simples dos funcionários.
A contabilidade de veículos e motoristas gera um cartão pessoal para o motorista ou qualquer outro funcionário, com a possibilidade de anexar documentos, fotos para comodidade da contabilidade e do departamento de pessoal.
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A automação de uma empresa de transporte não é apenas uma ferramenta para manter o cadastro de veículos e motoristas, mas também muitos relatórios que são úteis para a administração e funcionários da empresa.
A contabilidade de veículos e combustíveis e lubrificantes não pode ser organizada sem uma nomenclatura, que é uma gama de produtos usados por uma empresa em seu trabalho.
A formação da nomenclatura é acompanhada pela divisão dos itens de commodities em diferentes categorias, de acordo com a classificação geralmente estabelecida apresentada no catálogo à base.
Os itens de commodities na nomenclatura têm seu próprio número individual e dados comerciais, pelos quais podem ser facilmente identificados entre milhares de nomes de produtos semelhantes.
Essas características comerciais incluem o artigo de fábrica, código de barras, fabricante e / ou fornecedor; o banco de dados também indica o local de armazenamento das mercadorias, sua quantidade no depósito.
Para contabilizar a mercadoria consumida no processo de atividade, são utilizadas notas fiscais, que são geradas automaticamente, documentando qualquer movimentação de mercadorias de acordo com a direção.
No programa, a contabilidade do armazém é organizada, trabalhando no modo de tempo atual e gerenciando o armazém de forma muito eficiente, notificando sobre os saldos atuais no tempo.
O relatório de armazém, que é gerado no final do período, identifica estoques abaixo do padrão e produtos ilíquidos, o sistema oferece um cálculo dos volumes ideais de armazenamento.
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Contabilização de veículos e combustíveis e lubrificantes
Assim que o item mercadoria termina, o responsável recebe uma notificação sobre isso e um pedido de nova compra automaticamente elaborado com o volume de entrega especificado.
O cálculo das entregas é feito automaticamente com base nas estatísticas de consumo de produtos acumuladas no período; é assegurado por uma contabilidade estatística contínua.
O programa pode ser facilmente integrado aos equipamentos do almoxarifado, o que permite agilizar todas as operações do almoxarifado para a busca e liberação dos produtos e facilitar o estoque.
Esses equipamentos incluem leitor de código de barras, terminal de coleta de dados, balanças eletrônicas e impressora de etiquetas, que são convenientes para a confecção de adesivos para marcação de mercadorias.
O programa é responsável pela preparação de toda a documentação atual do empreendimento, gerando-a automaticamente com a seleção dos dados e formulário correspondentes à solicitação de acordo com o objetivo.
Os documentos gerados automaticamente incluem todo o fluxo de documentos financeiros, um pacote de suporte para a carga, todos os tipos de faturas, contratos padrão e relatórios estatísticos.
Para contabilização de veículos e combustíveis e lubrificantes, existe também um banco de dados de pedidos, onde são salvas todas as solicitações de transporte e / ou cálculo de seu custo, os pedidos são divididos por status, de acordo com sua disponibilidade.
Cada status recebe uma cor para visualizar o status do pedido, e a alteração do status é automática - com base nos dados recebidos pelo sistema dos motoristas e coordenadores.