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Programma per documenti di trasporto
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Il programma per documenti di trasporto è una delle configurazioni del software Universal Accounting System, creato per controllare i documenti di trasporto che devono accompagnare il carico e i documenti che confermano l'immatricolazione dei veicoli per il trasporto merci. Sia quelli che altri possono essere considerati documenti di trasporto. Il programma per la compilazione dei documenti di trasporto prevede questa compilazione in modalità automatica, per la quale il programma propone appositi moduli, detti finestre, attraverso i quali vengono inseriti nel programma i dati primari e attuali per la riflessione effettiva del processo produttivo.
I moduli per la compilazione dei documenti di trasporto hanno un formato speciale e svolgono due compiti: velocizzare la procedura di compilazione e stabilire la relazione tra i nuovi valori e quelli già presenti nel programma per la compilazione dei documenti di trasporto. La particolarità del formato risiede nei campi da compilare: contengono un menu integrato con opzioni di risposta (il gestore deve scegliere quello appropriato) o dare una transizione attiva a un database specifico per selezionare la posizione desiderata in esso, quindi torna anche al modulo Questo, ovviamente, velocizza la compilazione e i dati vengono collegati tra loro tramite il menu con le risposte e/o un collegamento al database.
Le risposte nel menu dai campi per la compilazione sono sempre diverse e includono informazioni sul richiedente principale: si tratta di un cliente, di un veicolo o di un prodotto, a seconda del modulo che viene compilato. Grazie a tale compilazione è esclusa la possibilità di errori nella compilazione del modulo, che garantisce ai documenti di trasporto la loro corretta redazione. Dopo aver compilato il modulo e tenuto conto delle informazioni inserite in esso, avviene la generazione automatica dei documenti di trasporto, per i quali viene utilizzata la base di settore normativa e di riferimento, incorporata nel programma per la compilazione dei documenti di trasporto e fornire raccomandazioni metodologiche per la registrazione in conformità ad atti legislativi, norme di legge, prescrizioni doganali. La documentazione redatta in questo modo ha uno standard ufficialmente approvato, il suo riempimento automatico è conforme alle regole stabilite, non ci sono errori, il che è importante quando si trasportano merci attraverso territori diversi.
Il programma di contabilità dei documenti di trasporto offre la gestione elettronica dei documenti, quando la documentazione generata è soggetta a registrazione automatica in registri elettronici, creati anch'essi dal programma per la conservazione delle registrazioni. In questo caso il programma mantiene la registrazione con numerazione continua, impostando di default la data corrente nel registro, quindi genera archivi corrispondenti al contenuto della documentazione, ne monitora la restituzione dopo la firma e annota se l'originale o la copia scansionata è salvata nel programma. Il programma di registrazione del documento di trasporto presuppone lo svolgimento di un processo diverso, sopra menzionato, quando viene stabilito il controllo sulla documentazione di registrazione rilasciata per uno specifico veicolo con l'indicazione del suo periodo di validità, insieme alla patente di guida, in modo che veicoli e conducenti siano completamente armati prima ogni volo. Man mano che il periodo di validità si avvicina alla fine, il programma avviserà i responsabili dell'imminente sostituzione dei documenti di trasporto, in modo che ci sia tempo sufficiente per la nuova registrazione.
Il software per i documenti di trasporto viene installato da remoto sui computer di lavoro dell'azienda dai dipendenti USU, per i quali utilizzano la connessione Internet, come in qualsiasi lavoro a distanza. Il programma può funzionare senza una connessione Internet con accesso locale, ma per il funzionamento di un unico spazio informativo, che comprende tutti i servizi, compresi quelli geograficamente remoti, è necessaria la sua presenza. Una rete comune consente la contabilità generale e l'approvvigionamento generale, riducendo i costi dell'azienda durante l'organizzazione di nuove consegne.
Il programma di gestione dei documenti di trasporto offre anche il controllo degli accessi, assegnando login e password individuali al personale che ha ricevuto l'autorizzazione a tenere traccia delle proprie attività nel programma, coinvolgendo in questo processo i servizi relativi al processo di trasporto, che consente di ricevere rapidamente informazioni da tutti i fronti, garantendo al programma un'informazione versatile, che porta alla visualizzazione dello stato reale dei processi di lavoro, tenendo conto di tutte le sfumature che sempre si verificano. Allo stesso tempo, i lavoratori delle specialità lavorative sono coinvolti nel programma, che possiede informazioni operative, lavorando direttamente con il trasporto, il che rende possibile controllarne le condizioni nell'ora corrente. La disponibilità del programma è assicurata da una comoda navigazione e da una semplice interfaccia, anche multiutente, che consente l'accesso a tutti per il mantenimento simultaneo delle schede di lavoro senza il conflitto di salvarle. La distribuzione dei dati sulla struttura è chiara, i moduli elettronici hanno lo stesso standard per la loro presentazione e compilazione, il che velocizza il lavoro degli utenti nel programma e fa risparmiare tempo di lavoro.
Il programma per documenti di trasporto genera lettere di vettura e altra documentazione necessaria per il funzionamento dell'azienda.
L'automazione di un'azienda di trasporti non è solo uno strumento per tenere registri di veicoli e conducenti, ma anche molti report utili alla direzione e ai dipendenti dell'azienda.
Chi è lo sviluppatore?
Akulov Nikolaj
Esperto e capo programmatore che ha partecipato alla progettazione e allo sviluppo di questo software.
2024-04-29
Video del programma per i documenti di trasporto
Il programma per l'azienda di trasporti conduce la formazione delle richieste di trasporto, pianifica i percorsi e calcola anche i costi, tenendo conto di molti fattori diversi.
La contabilità dei documenti di trasporto utilizzando l'applicazione per la gestione di un'azienda di trasporti si forma in pochi secondi, riducendo il tempo dedicato alle semplici attività quotidiane dei dipendenti.
la contabilità di un'azienda di trasporti aumenta la produttività del personale, consentendo di identificare il personale più produttivo, incoraggiando questi dipendenti.
La contabilità nell'azienda di trasporti raccoglie informazioni aggiornate sui resti di combustibili e lubrificanti, pezzi di ricambio per il trasporto e altri punti importanti.
La contabilità per veicoli e conducenti genera una carta personale per il conducente o qualsiasi altro dipendente, con la possibilità di allegare documenti, foto per comodità della contabilità e del dipartimento del personale.
Le aziende di trasporto e logistica per migliorare la propria attività possono iniziare ad applicare la contabilità nell'organizzazione dei trasporti utilizzando un programma informatico automatizzato.
Il programma della società di trasporti, insieme ai processi associati al trasporto di merci e al calcolo dei percorsi, organizza una contabilità di magazzino di alta qualità utilizzando moderne attrezzature di magazzino.
Il programma delle aziende di trasporto tiene conto di indicatori importanti come: costi di parcheggio, indicatori di carburante e altri.
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Il programma ha formato diversi database per tenere conto dei principali tipi di attività, hanno anche la stessa struttura e lo stesso principio di distribuzione delle informazioni.
La serie nomenclatura, ovvero la base merce, contiene un elenco completo degli articoli merceologici che vengono utilizzati dall'azienda per il lavoro e/o la consegna al destinatario, tutti hanno un numero.
Il numero di nomenclatura e le singole caratteristiche commerciali consentono di trovare rapidamente un prodotto tra migliaia di articoli uguali, identificandolo tra gli altri.
Per tenere conto del lavoro con i clienti, è stato creato un database in formato CRM, in cui vengono presentati i dati per ciascuno, inclusi contatti, interazione precedente, piano di lavoro, messaggi di posta elettronica.
Il CRM monitora costantemente i clienti, individua quelli tra loro che sono venuti a chiamarti, fa un elenco per ogni responsabile, ricordando loro regolarmente l'attuazione.
Il CRM consente ai manager di elaborare piani di lavoro, in base ai quali la direzione monitora regolarmente le loro attività, valutando i tempi, la qualità dell'attuazione, aggiungendone di nuovi.
Per rendicontare la circolazione delle merci, il programma prevede la sua registrazione documentale tramite fatture, la loro compilazione avviene automaticamente utilizzando la nomenclatura.
Le fatture costituiscono un proprio database, dove vengono presentate le loro diverse tipologie; per la separazione, si propone di assegnare uno stato per ogni tipo e colore ad esso in modo da dividerlo visivamente.
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Programma per documenti di trasporto
Per tenere conto del trasporto, il programma genera un database degli ordini, in cui vengono raccolte tutte le domande, indipendentemente dal fatto che il trasporto sia avvenuto o meno, quando si registra il trasporto, viene compilata la finestra dell'ordine, registrandolo.
Tutti gli ordini nel database degli ordini hanno stati che indicano il grado di prontezza e un colore per loro, in modo che il manager possa controllare visivamente le fasi del trasporto merci.
Gli stati nella base degli ordini cambiano automaticamente: man mano che gli esecutori aggiungono i loro dati ai registri di lavoro, da lì il programma li seleziona, li ordina e ne modifica la disponibilità.
Per tenere conto dello stato e del carico dei veicoli, è stato creato un database di trasporto, in cui sono elencati tutti i trattori e rimorchi assegnati alla flotta di veicoli, vengono fornite le loro caratteristiche.
Il database dei trasporti contiene informazioni su ciascuna unità, inclusi voli effettuati, riparazioni effettuate, validità dei documenti di immatricolazione, consumo di carburante.
Per la pianificazione del trasporto è stato formato un programma di produzione, in cui sono contrassegnati tutti i periodi di occupazione e di manutenzione programmata, per ogni piano di lavoro sono presentati.
La contabilità statistica consente di calcolare in anticipo gli indicatori utilizzando le statistiche accumulate, che consentono di pianificare efficacemente i costi, il numero di merci in magazzino.